Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками

Содержание
  1. Как архивировать кадровые документы в организации
  2. Передаем документы кадровой службы в архив
  3. Опись и архивирование кадровых документов
  4. Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками
  5. Личная карточка работника
  6. Хранение документов уволенных сотрудников
  7. Хранение кадровых документов и их архив
  8. Глава 6Хранение документов по кадровому учету
  9. Архивирование кадровых документов в организации – СИЗ, нормы, инструкции
  10. Архив кадровой документации
  11. Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
  12. Сдача кадровых документов в архив
  13. Сдача архив кадровых документов
  14. Формирование архива кадровых документов
  15. Как часто нужно проводить экспертизу ценности кадровых докментов
  16. 2.2. организация проведенияэкспертизы ценности документов 
  17. Как проводится экспертиза ценности документов
  18. Экспертиза ценности документов
  19. Проведение экспертизы ценности документов
  20. Архив кадровых документов
  21. Срок архив кадровых документов
  22. Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов
  23. А ещё у нас есть

Как архивировать кадровые документы в организации

Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками

src=» «=»» alt=»Как архивировать кадровые документы в организации»>

Передаем документы кадровой службы в архив

Передаем кадровой службы в архив «Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 5 Передаем службы в архив Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), и именно ими должны руководствоваться организации при формировании архива. Положения п. 9.7 Правил являются основанием для проведения процедуры передачи дел.

Опись и архивирование кадровых документов

Опись и архивирование кадровых Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми (они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение), при их архивировании особое внимание уделяют: 1.

Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено. 2. Сразу после подшивки одного документа дело является заведенным.

Хранение кадровых Хранение кадровых документов Там, где есть хотя бы один работник, появляются трудовые отношения, которые должны быть надлежащим образом оформлены, а сохранены для дальнейшей правомерной деятельности организации и работника.

Что нужно знать работодателю, чтобы на законных основаниях осуществлять создание и хранение кадровых документов в организации?

Оформление бумаг, отражающих отношения с работающим персоналом, должно базироваться на внутренних правилах, связанных с организацией труда и, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, закрепленных в следующих правовых актах: нормы внутреннего трудового распорядка; штатное расписание; трудовой договор; положение об оплате труда и премировании; график учета рабочего времени; приказ об отпусках; должностные инструкции.

Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками

Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками Как определить срок хранения того или иного кадрового документа? – Нужно обратиться к Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Обязательно ли составлять номенклатуру дел? – Не обязательно, но желательно в крупных организациях.

Что нужно сделать до сдачи на архивное хранение? – Провести экспертизу ценности документов.

Личная карточка работника

Личная карточка работника Основным по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ.

Хранение документов уволенных сотрудников

Хранение уволенных сотрудников Re: Хранение документов уволенных сотрудников личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают; обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел; текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников.

Хранение кадровых документов и их архив

Хранение кадровых и их архив Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению, которые образуются в ее деятельности. Так, по личному составу, С которыми работает отдел кадров , должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника (п. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г.

Глава 6Хранение документов по кадровому учету

Глава 6 Хранение по кадровому учету На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных, соперничать с которым может разве что бухгалтерия.

Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе, образовавшихся в деятельности предприятия.

Как архивировать кадровые документы в организации сделать онлайн оплату за подписку на журнал «Кадровик-практик» И в тот же день получить доступ к большой справочной базе, книжной полке, курсу по кадровому делопроизводству До декабря цена подписки — 1250 руб./год, с 1 декабря — повышение цены.

Источник: http://zppmsk.com/kak-arhivirovat-kadrovye-dokumenty-v-organizacii-83847/

Архивирование кадровых документов в организации – СИЗ, нормы, инструкции

Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками

Отбор документов для хранения производится на основании Перечня, утвержденного Приказом № 558. СоветОформляйте номенклатуру дел в организациях численностью более 50 человек, это позволит вовремя составлять необходимые документы и содержать в порядке весь объем кадровых бумаг. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел:

  • постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
  • кратковременного хранения (менее 10 лет).

Кадровая документация, подлежащая постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, в обязательном порядке сдается в архив.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в центральный архив, как правило, не подлежат.

Они хранятся в архиве организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Архив кадровой документации

Важно Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения.
Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий год, утвержденной руководителем организации.

Внимание В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.

Сдача кадровых документов в архив

  • 6.1. Правила и сроки хранения кадровой документации
  • 6.2. Передача документов в архив
  • 6.3. Порядок уничтожения кадровых документов в связи с истечением срока их хранения

Хранение документов по кадровому учету На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов.

https://www..com/watch?v=hmJGuauyLpw

Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия.

Сдача архив кадровых документов

При организации архива на самом предприятии для хранения документов необходимо специальное закрытое помещение, где контролируется влажность воздуха и в которое исключается попадание прямых солнечных лучей. Организация архивных работ регламентируется «Положением о хранении документов», которое утверждается руководителем предприятия.

Согласно положению в приказном порядке назначается официальное лицо, занимающееся подготовкой документов в архив и несущее ответственность за архивное хранение документов и дел.

Также на предприятии создаётся экспертная комиссия, которая проверяет учетные документы архива и проводит периодическую экспертизу кадровой документации на предмет соответствия нормативного срока хранения документов и их фактического времени хранения в архиве.

Все кадровые документы с истёкшим сроком хранения изымаются из архива для последующего уничтожения.

Формирование архива кадровых документов

Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации. Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться.

Источник: http://rossiz.ru/arhivirovanie-kadrovyh-dokumentov-v-organizatsii/

Как часто нужно проводить экспертизу ценности кадровых докментов

Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел.

Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании.

2.2. организация проведенияэкспертизы ценности документов 

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (невостребованные – 75 лет) Приказы командирования, а также журнал учета командировок 5 лет Табели учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет) Приказы на отпуск, а также журнал учета отпусков 3 года Локальные акты о персональных данных работников Постоянно (по месту разработки и утверждения);3 года (в других организациях) Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года Письма работников в другие организации 3 года Графики предоставления отпусков 1 год Проводим экспертизу ценности документов Прежде чем передать документы на хранение, нужно провести экспертизу их ценности, то есть изучить и распределить по срокам хранения в зависимости от важности информации, которая в них содержится.

Как проводится экспертиза ценности документов

Росархива от 19.01.1995 № 2. Задачи и функции ЭК Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
  • организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
  • рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч.

Экспертиза ценности документов

Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы.

В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам.

Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников.

Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). ВЫСТУПИЛИ: Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

Проведение экспертизы ценности документов

В эту группу в основном входят организационно-распорядительные документы, многие из них имеют постоянный срок хранения:

  • документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Это прежде всего документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет:
  • документы по личному составу могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно); 75 лег должны храниться приказы о приеме, переводах, увольнении, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета. личные дела работников.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой.

Важно Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни.

Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

Экспертиза ценности проводится в несколько этапов — в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

Первым этапом экспертизы является оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив.

В федеральных органах исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.

Источник: http://juristufa.ru/2018/04/19/kak-chasto-nuzhno-provodit-ekspertizu-tsennosti-kadrovyh-dokmentov/

Архив кадровых документов

Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками

Отбор документов для хранения производится на основании Перечня, утвержденного Приказом № 558. СоветОформляйте номенклатуру дел в организациях численностью более 50 человек, это позволит вовремя составлять необходимые документы и содержать в порядке весь объем кадровых бумаг. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел:

  • постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
  • кратковременного хранения (менее 10 лет).

Кадровая документация, подлежащая постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, в обязательном порядке сдается в архив.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в центральный архив, как правило, не подлежат.

Они хранятся в архиве организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Срок архив кадровых документов

Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками

Однако в крупных организациях желательно ее оформление, поскольку это позволит систематизировать документы, образующиеся в процессе деятельности организации с учетом их специфики.

Павел ЖЕРДОВ,руководитель отдела доставки и обработки документации, аутсорсинговое подразделение группы BDO в России: – Архивирование кадровых документов производится в конце календарного года. Для этого необходимо провести экспертизу ценности документов.

Документы, выделенные для уничтожения, хранению не подлежат. Алена ЛАЧУГИНА,документовед Муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей «Станция юных техников» (г.

Бийск): – Экспертизу ценности документов проводит специальная комиссия, постоянно действующая в организации на основании локального нормативного акта, утвержденного руководителем организации. * Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

Внимание

В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела.

Важно

Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа. Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

В случае возникновения трудовых споров, нанесения значительного ущерба компании работником, для подачи искового заявления в суд потребуется приложить оригиналы трудовых соглашений, приказов и распоряжений касательно конкретного работника.

Достать данные документы можно будет из архива, который упорядочен и систематизирован.
В таком случае найти требуемую бумагу не составит труда и использовать ее в качестве документального подтверждения трудовых взаимоотношений между работодателем и гражданином.

Правовые аспекты В РФ в 2018 году действуют два нормативных акта, регулирующих процедуры хранения кадровой документации: На основании положений данных актов можно выделить ключевые правила и процедуры для приведения к упорядоченному состоянию кадровой документации.

Каждый документ прежде чем быть помещенным в архив, должен быть заверен подписью уполномоченного кадрового работника.

А ещё у нас есть

Источник: http://autostrahovka24.ru/srok-arhiv-kadrovyh-dokumentov/

Адвокат Насибулин
Добавить комментарий