Должностная инструкция помощника руководителя

Содержание
  1. Помощник руководителя
  2. Актуальность и перспективы развития данной должности
  3. Преимущества и недостатки работы помощником
  4. Требования, предъявляемые к претендентам на данную должность
  5. Должностные обязанности
  6. Права и ответственность
  7. Особенности оформления резюме
  8. В общественной приемной у депутата
  9. Отдел кадров
  10. Отдел продаж
  11. Художественный руководитель
  12. Должностная инструкция: помощник руководителя организации
  13. Помощник руководителя: его роль в организации
  14. Как определить круг трудовых обязанностей?
  15. Для чего необходима должностная инструкция?
  16. Типовые разделы
  17. Должностная инструкция помощника руководителя: образец
  18. Специфика компетенций помощника руководителя проекта
  19. Отличаются ли обязанности помощника руководителя по общим вопросам?
  20. Должностная инструкция помощника руководителя – образец
  21. Кто такой помощник руководителя
  22. Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)
  23. Инструкция личного помощника директора
  24. Где скачать образец должностной инструкции помощника директора
  25. Итоги
  26. Должностная инструкция помощника руководителя
  27. ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя
  28. ІІІ. Права
  29. ІV. Ответственность
  30. Должностная инструкция: требования к помощнику руководителя, его полномочия и права + советы по использованию своих прав
  31. Нормативно – правовая база для составления должностной инструкции
  32. Общие положения
  33. Обязанности помощника руководителя
  34. Область ответственности помощника
  35. Заключение

Помощник руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя

Помощник руководителя – ответственная административная должность, связанная оказанием руководителю предприятия различного рода помощи, в том числе экономической, юридической и технической.

Фактически помощник руководителя – это секретарь, компьютерщик, работник отдела кадров, юрист и экономист в одном лице. Ни один руководитель не может обойтись без первого помощника, готового прийти на помощь в самые неблагоприятные для бизнеса времена, вовремя доставить позабытые документы, напомнить о важной встрече, выслушать и подсказать в принятии правильного решения.

Актуальность и перспективы развития данной должности

Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя.

В связи с расширяющимися связями между предприятиями, активном использовании новых технологий в повседневной жизни и работе, необходимостью постоянно находится на связи с партнерами по бизнесу многие предприниматели вынуждены обзаводиться помощниками.

Должность помощника как нельзя актуальна в современном мире. Претерпев развитие от обычного секретаря, подающего чай и отвечающего на звонки, данная профессия в настоящее время связанна с большой ответственностью и наличием определенных знаний.

Занимать данную должность не просто ответственно, но и весьма перспективно, поскольку после ухода начальника на повышение имеется возможность получить его место. Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе.

Преимущества и недостатки работы помощником

Должность помощника руководителя имеет как преимущества, так и недостатки.

К положительным сторонам занимаемого поста относятся:

  • близость к начальству;
  • постоянный доступ к актуальной информации;
  • возможность быть несколько выше других сотрудников компании;
  • возможность встречаться с интересными людьми, заводить новые полезные знакомства;
  • работа в комфортной обстановке.

Отрицательными сторонами работы помощника руководителя являются:

  • частые командировки;
  • ненормированный рабочий график;
  • нахождение в стрессовой ситуации;
  • эмоциональные срывы начальства;
  • необходимость отказаться от личной жизни ради карьеры и работы.

Помощник руководителя должен обладать повышенной устойчивостью к стрессу. Руководители не всегда могут справиться с эмоциями, возникающими после плохого рабочего дня, потому их помощники нередко попадают под горячую руку.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Требования, предъявляемые к претендентам на данную должность

Хороший помощник должен обладать знаниями в самых различных областях. Чаще всего данную должность занимают специалисты в области подбора кадров, лица с юридическим, экономическим, техническим и гуманитарным образованием.

Для помощника руководителя крайне важно обладать такими качествами, как:

  • коммуникабельность;
  • уверенность в себе;
  • способность быстро реагировать на изменившиеся обстоятельства;
  • правильно поставленная речь;
  • определенная жесткость;
  • твердая жизненная позиция.

В случае, если речь идет о предприятии строительной, технологической и иной специфической области, помощник руководителя обязан обладать специальными знаниями и навыками. Особое внимание при выборе помощника уделяется наличию у кандидата знаний иностранных языков и навыков использования компьютерных программ.

Должностные обязанности

Помощник руководителя обязан:

  • правильно спланировать рабочий день руководителя;
  • приобретать билеты на самолет, поезд, заказывать такси;
  • организовывать встречи и переговоры;
  • следить за наличием у начальника необходимого ему пакета документов;
  • обеспечивать максимальный комфорт прибывшим на встречу лицам;
  • выезжать в командировки по заданию фирмы;
  • соблюдать конфиденциальность, отвечать за сохранность полученных сведений;
  • выступать в качестве сопроводительного эскорта на встречах и деловых переговорах;
  • поддерживать контакты с деловыми партнерами, предприятиями и государственными органами;
  • поддерживать контакты с работниками компаниями, являясь связующим звеном между ними и руководством;
  • заниматься подготовкой необходимых документов, материалов, аналитических справок и обзоров;
  • заниматься рассылкой и прочтением писем, отвечать на звонки;
  • заполнять рабочие бумаги, вести учет, полученным документам;
  • вести запись на прием к руководителю;
  • поддерживать связи с местными органами власти, получать документы и материалы по поручению начальства;
  • выполнять небольшие поручения, связанные с организацией работы персонала;
  • выполнять иные поручения, не выходящие за рамки служебных обязанностей.

Должность помощника – разноплановая, рассчитывать на то, что можно будет сидеть в офисе и изредка распечатывать необходимые бумаги, не приходится.

Права и ответственность

Помощник руководителя имеет право на подписание документов от имени руководителя, если подобное относится к его полномочиям.

Кроме того, лицо, выполняющее обязанности помощника, вправе изучать документы, относящиеся к его служебным обязанностям, а также получать информацию, для их качественного выполнения.

При необходимости он имеет право направлять в соответствующие органы и структуры запросы, связанные с получением рабочих документов.

Одним и важнейших прав помощника является возможность требования от руководства создания ему подходящих рабочих условий:

  • предоставления рабочего места;
  • оборудования рабочего места компьютером, факсом, принтером и сканером;
  • предоставления пишущих и иных материалов, необходимых для работы.

Помощник руководителя ответственен за халатное, либо недостаточно качественное исполнение им рабочих обязанностей. В случае обнаружения правонарушений, помощник несет административную, уголовную и гражданскую ответственность. При нанесении материальных убытков, помощник обязан нести ответственность, соответствующую нормам трудового и гражданского законодательства РФ.

Особенности оформления резюме

Претендуя на должность помощника руководителя необходимо указать в направляемом на имя директора организации резюме:

  • опыт и стаж работы;
  • наименование предыдущих мест работы в данной должности;
  • степень владения компьютером и необходимыми программами;
  • уровень владения иностранными языками;
  • опыт работы с документами;
  • наличие высшего образования;
  • наличие полезных знакомств среди руководителей других организаций.

При составлении резюме необходимо ненавязчиво указать на наличие коммуникабельных качеств, отсутствие эмоций по поводу повышенного тона и готовность к ненормированному рабочему дню.

В общественной приемной у депутата

Помощник депутата просто обязан быть в высшей мере коммуникабелен. Кроме того, он должен знать имена, фамилии и телефоны всех активистов, проживающих на участке, округе, районе, депутатом которого является его начальник.

У помощника депутата должны быть собственная база избирателей, а также список проблем округа, нуждающихся в решении. Помощник должен познакомиться, как можно с большим количеством полезных людей, быть готовым отвечать на вопросы прессы и общественности, вести и организовывать переговоры.

Помощник депутата должен быть юридически подкован, иметь гуманитарное образование и способности к психологии. Следует заблаговременно подготовиться к ненормированному рабочему графику и отсутствию выходных.

Отдел кадров

Обязанности помощника руководителя отдела кадров заключаются в подготовке, предоставлении, печати документов, ответа на полученные звонки и ведении рабочей документации. Преимущества должности – нормированный рабочий график.

Отдел продаж

Помощник руководителя отдела продаж обязан владеть азами торгового ремесла, уметь находить покупателей и поставщиков, общаться с клиентами и другими предпринимателями, задействованными в сфере торговли.

Основным качеством является коммуникабельность и стрессоустойчивость.

Художественный руководитель

Помощник художественного руководителя должен обладать художественным вкусом, навыками общения с деятелями искусства и культуры, умением обращаться с документацией и организовывать презентации, выставки, различного рода пресс-релизы.

Должность подходит только людям с художественными наклонностями и гуманитарным складом ума.

О преимуществах и недостатках работы личным помощником руководителя рассказано в следующем видеоматериале:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=10165

Должностная инструкция: помощник руководителя организации

Должностная инструкция помощника руководителя

Большая организация – большие хлопоты. Руководитель корпорации не успеет повсюду, даже с помощью заместителей. Чтобы правильно спланировать день, ничего не забыть, распределить и проконтролировать работы, руководитель нуждается в помощнике. Чем занимается работник на этой позиции, что он должен уметь и знать?

Помощник руководителя: его роль в организации

Следуя логике классификатора профессий, утверждённого на государственном уровне, помощник руководителя относится к категории руководителей, ведь он курирует практически все вопросы, отнесенные к компетенции первого лица.

В то же время некоторые организации трактуют позицию помощника руководителя как администратора, менеджера или секретаря: первые две должности подразумевают организационно-административные функции, третья – презентационные и вспомогательные. Классификатор профессий относит эти виды работ к различным категориям – специалистам, техническим служащим, но к руководителям причисляет лишь помощника.

Как определить круг трудовых обязанностей?

Принимая на работу помощника руководителя или секретаря, организации следует определиться со статусом, правами и ответственностью данного сотрудника, ведь от этого зависят требования к образовательному уровню, квалификации, опыту работы кандидата.

  • Секретарю приёмной достаточно иметь полное среднее образование, а этикету и техническим приёмам работы с оргтехникой претендента обучают непосредственно на рабочем месте.
  • Администратор должен иметь не менее степени бакалавра, обладать организаторскими способностями и энергичным характером, а также иметь некоторый опыт работы, в зависимости от корпоративных требований.
  • Менеджеру, как представителю профессионалов, требуется образование не менее полного высшего, опыт работы необязателен, но эту норму компания устанавливает на своё усмотрение.
  • Помощник руководителя. Эта должность подразумевает такие же квалификационные требования, как к руководителю: полное высшее образование, опыт работы по специальности не менее 2 лет. Вероятно, потребуются и особые личностные характеристики претендента, а, возможно, и повышение квалификации.

Для чего необходима должностная инструкция?

Помощник руководителя, являясь должностным лицом, обязан действовать в рамках своих функциональных прав и в полном объеме выполнять предписанные функции. Впрочем, даже не являясь руководителем, сотрудник обязан выполнять свои трудовые обязанности добросовестно и в срок.

В приказе о приёме на работу не содержится подробного изложения этих компетенций, да и в случае заключения контракта перечень функций не всегда исчерпывающий.

Чтобы избежать разночтений при определении круга полномочий сотрудника, должностная инструкция помощника руководителя организации должна содержать подробные обязанности, права, которыми он обладает, а также меру ответственности за нарушение трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, причинения ущерба работодателю и т. п.

Должностная инструкция помощника составляется по образцу аналогичной инструкции для руководителя или его заместителя за исключением некоторых первоочередных функций стратегического планирования и управления. Вероятно, помощнику также не поручат приём и увольнение сотрудников, право распоряжения финансовыми средствами предприятия, выдачу доверенностей и иные компетенции, принадлежащие лично руководителю.

Впрочем, законодательство позволяет делегировать любые функции сотруднику, которому доверяют, при условии, что у него достаточно квалификации, знаний, опыта и авторитета для решения подобных вопросов. Важно лишь правильно оформить полномочия работника – приказом или доверенностью.

При этом должностная инструкция помощника руководителя предприятия должна отражать фактически выполняемые им работы.

Типовые разделы

Структура должностной инструкции закреплена в государственных квалификационных справочниках и содержит все основные требования к сотруднику и нюансы позиции, а также её место в оргструктуре организации.

Должностная инструкция “Помощник руководителя”, как и любая другая, должна включать следующие части:

  1. Общие условия. Здесь указывается порядок приема и увольнения, подчинённость, порядок замещение работника.
  2. Трудовые функции. Один из важнейших разделов, который нужно подробно отразить.
  3. Права, предоставляемые работнику.
  4. Пределы ответственности за нарушения.
  5. Квалификация, профессиональный опыт, образовательный уровень.
  6. Что должен знать сотрудник на данной позиции.
  7. Взаимосвязи между ним и другими подразделениями организации.

Указанные разделы не могут быть урезаны, но их допустимо расширять и добавлять необходимые пункты.

Должностная инструкция помощника руководителя: образец

Утверждено:

Директор (название организации)

подпись

(Ф.И.О.)

дата утверждения

Должностная инструкция “Помощник руководителя”

1. Основные условия

1.1. Профкатегория “Руководители”.

1.2. Принимается и увольняется с работы приказом директора.

1.3. Подчинение: непосредственно директору.

2. Функции

Помощник руководителя:

2.1. Координирует работу отделов, секций и других подразделений предприятия согласно указаниям, резолюциям и приказам директора.

2.2. Ведет учет сроков исполнения контрольных поручений директора структурными подразделениями.

2.3. Составляет план работы директора на следующий рабочий день и своевременно предоставляет его руководителю.

2.4. Организовывает и контролирует делопроизводство на предприятии, проверяет его на соответствие требованиям законодательства.

2.5. Обеспечивает учёт и регистрацию всех доверенностей, выдаваемых директором.

2.6. Осуществлять руководство делопроизводителями и контроль над результатами их деятельности.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

3. Полномочия

Помощник руководителя имеет право:

3.1. Ознакамливаться с принятыми решениями по предприятию.

3.2. Участвовать в совещаниях аппарата управления.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

4. Ответственность

Помощник руководителя несёт ответственность:

4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей, предусмотренных этой инструкцией, приказов и распоряжений директора, действующего законодательства, регулирующего деятельность предприятия.

4.2. За недостаточный контроль над деятельностью подчинённых работников.

4.3. За разглашение информации с ограниченным доступом.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

5. Квалификация

Помощник руководителя должен иметь полное высшее образование, профильный стаж работы не менее 2 лет.

6. Должен знать

Действующее законодательство, Устав, Коллективный договор (указывается, какие акты и нормы должен знать сотрудник).

7. Взаимодействие

Указывается, с кем и по каким вопросам сотрудничает помощник руководителя.

Согласовано:

Начальник отдела кадров

Подпись

(Ф.И.О.)

Юрисконсульт

Подпись

(Ф.И.О.)

Ознакомлен:

подпись

(Ф.И.О.)

Специфика компетенций помощника руководителя проекта

Предполагается, что руководство проектом – должность временная, соответственно, и помощник принимает на себя определённые обязательства до завершения проекта. Его функциональные обязанности будут зависеть от специфики и темы проекта, а также от потребностей конкретной организации.

Должностная инструкция помощника руководителя проекта по функциям будет более узкоспециализированной, однако с административно-организационной окраской. Типовые обязанности для этой позиции можно найти в квалификационном справочнике, а затем доработать их под ситуацию.

Отличаются ли обязанности помощника руководителя по общим вопросам?

Сферы обязанностей помощника генерального директора и помощника директора по общим вопросам будут отличаться. Разумеется, во втором случае полномочия окажутся более узконаправленными, так как руководитель по общим вопросам отвечает не за всю деятельность организации, а лишь за отдельный сектор.

Должностная инструкция помощника руководителя по общим вопросам составляется, исходя из функций начальника, которому “помогают”. Соответственно, основой будет сфера его ответственности и функций.

Должностная инструкция “Помощник руководителя” в этом случае подойдет в качестве основы, от неё можно отталкиваться при разработке новых документов для смежных позиций.

Источник: http://fb.ru/article/191580/doljnostnaya-instruktsiya-pomoschnik-rukovoditelya-organizatsii

Должностная инструкция помощника руководителя – образец

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя — документ, в котором четко определяется специфика задач, решаемых сотрудником на соответствующей должности, поскольку она может включать широкий круг обязанностей. На что обратить внимание при составлении инструкции, расскажем в нашей статье.

Кто такой помощник руководителя

Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)

Инструкция личного помощника директора

Где скачать образец должностной инструкции помощника директора

Итоги

Кто такой помощник руководителя

Должность «помощник генерального директора» может подразумевать очень разные трудовые функции. Сотрудник фирмы, занимающий ее, на практике может быть:

  • фактическим заместителем руководителя фирмы по определенным группам вопросов (например, по правовым);
  • личным секретарем директора.

Изучим особенности инструкций для каждой из позиций подробнее.

Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)

В инструкции помощника директора по определенной группе вопросов в первую очередь фиксируется, что данный сотрудник:

  • относится к категории руководителей;
  • подчиняется непосредственно генеральному директору.

По своим полномочиям такой специалист фактически равен заместителю руководителя фирмы. К данному сотруднику предъявляются достаточно высокие квалификационные требования:

  • наличие высшего образования по профилю специальных вопросов (например, юридического);
  • длительный стаж работы — 3 года и более.

Кроме того, в инструкции для данного специалиста указывается перечень источников, которыми он должен руководствоваться.

Как правило, это весьма сложный по составу комплекс документов: в него могут входить НПА, относящиеся как к общему, так и к специальному законодательству в сфере деятельности фирмы, локальные акты, методические, учебные материалы, источники, отражающие правоприменительную практику.

Помощник директора по специальной группе вопросов часто имеет в подчинении других сотрудников, обладает большим количеством полномочий по организации деловых мероприятий, изданию приказов и распоряжений, осуществлению контроля за работой различных отделов компании.

Инструкция личного помощника директора

Должность помощника руководителя может также соответствовать позиции секретаря, выполняющего работу в приемной.

В должностной инструкции помощника руководителя, выполняющего данную функцию, может быть зафиксировано, что он:

  • относится к категории специалистов;
  • подчиняется не только генеральному директору, но и руководителю службы, отвечающему за кадровый менеджмент, в части секретарских функций.

Таким образом, помощник директора в статусе секретаря имеет несоизмеримо меньше полномочий, чем специалист, который по своим трудовым функциям соответствует заместителю гендиректора.

Это предопределяет существенно менее строгие квалификационные требования к данному работнику.

Как правило, для занятия должности ему достаточно иметь среднее образование, а требования к стажу работы для секретаря могут быть не установлены в принципе.

Перечень источников, которыми должен руководствоваться секретарь, также существенно более узкий, чем в случае с фактически заместителем директора. Как правило, речь идет об общих правовых нормах, а также локальных актах, которые непосредственно регулируют работу секретаря.

Помощник гендиректора фирмы, выполняющий трудовую функцию секретаря, чаще всего не имеет в подчинении других сотрудников. Однако он может быть наделен полномочиями по направлению запросов и распоряжений другим сотрудникам, если это необходимо для выполнения его трудовых функций.

Где скачать образец должностной инструкции помощника директора

Поскольку на практике под помощником руководителя фирмы может пониматься либо его заместитель, либо секретарь (2 несхожие по трудовым функциям и полномочиям должности), мы приводим образцы инструкций для сотрудников, занимающих каждую из этих должностей.

Скачать должностную инструкцию помощника директора, выполняющего трудовую функцию секретаря, вы можете здесь.

Скачать должностную инструкцию помощника директора

Итоги

Помощник руководителя — должность, под которой могут пониматься очень разные трудовые функции. Работодателю важно, во-первых, очень четко определить их, а во-вторых, закрепить посредством издания должностной инструкции.

Изучить особенности составления других инструкций вы можете в статьях:

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/profstandarty_i_dolzhnostnye_instrukcii/dolzhnostnaya_instrukciya_pomownika_rukovoditelya_obrazec/

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.

Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

  • законодательством РФ;
  • Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

  • установленный порядок обращения с документами в организации;
  • правила делового общения и этикета;
  • порядок ведения отчетной документации;
  • правила пользования офисной техникой, средствами связи;
  • основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
  • основы делопроизводства;
  • организационно-штатную структуру компании;
  • порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность за:

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.

Источник: https://working-papers.ru/dolzhnostnaja-instruktsija-pomoschnika-rukovoditelja

Должностная инструкция: требования к помощнику руководителя, его полномочия и права + советы по использованию своих прав

Должностная инструкция помощника руководителя

При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.

bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность.

Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.

Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.

Основное назначение:

  • помощь руководителю в его повседневной деятельности;
  • максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
  • в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
  • отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
  • позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
  • позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
  • позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.

Нормативно – правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

  • действующее законодательство РФ;

Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.

Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.

  • внутренние документы:
  • устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.

Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.

Основные составные части инструкции:

  • общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
  • требования и его умения;
  • служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
  • полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
  • ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
  • связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Рассмотрим более подробно каждый раздел.

Общие положения

Основные положения:

  • помощник – специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
  • назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
  • в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
  • на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
  • помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю – минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

Занимающий эту должность на практике, может быть:

  • фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
  • личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.

Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

  • выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
  • знать правила корпоративного этикета и делового общения;
  • знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
  • грамотно вести деловые переговоры;
  • уметь оформлять важные документы;
  • информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
  • работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
  • желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
  • уметь составлять типовые соглашения.

Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

  • выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства; 
  • планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
  • сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
  • вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
  • обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
  • подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
  • вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
  • координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
  • доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
  • вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
  • готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
  • обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
  • осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
  • получать необходимые сведения – собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
  • готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
  • организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
  • получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
  • общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Основные полномочия и права помощника:

  • регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
  • получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
  • изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
  • знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
  • – составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
  • запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
  • знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
  • участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
  • подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
  • направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
  • организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Область ответственности помощника

Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.

Помощник руководителя несет ответственность за:

  • ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
  • нарушение сроков выполнения требуемой работы;
  • нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
  • действия не в пределах своей компетенции;
  • не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
  • нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
  • предоставление недостоверной информации сотрудникам;
  • недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
  • разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

  • не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
  • правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
  • причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Заключение

Должность – помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания – главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации.

Главное – инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами.

С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь.

Помощник – «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам – руководителям.

Источник: https://www.finanbi.ru/doljnostnaya-instrukciya-pomoshnika-rukovoditelya-obyazannosti-funkcii-i-trebovaniya-310

Адвокат Насибулин
Добавить комментарий