Как оплатить неподтвержденные командировочные расходы?

Содержание
  1. Срок выплаты командировочных расходов
  2. Возмещение дополнительных расходов, связанных со служебными командировками
  3. Размер суточных расходов
  4. Порядок выплаты суточных командировочных расходов
  5. Что необходимо знать ↑
  6. Основные понятия
  7. Правила оформления командировки
  8. Законные основания
  9. Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке
  10. О неподтвержденных расходах
  11. Сравнение: с документами и без них
  12. Проживание без подтверждающих документов
  13. Документация
  14. Оплата
  15. Об услугах проживания, предоставленных самой фирмой
  16. Командировка сотрудника: документы, суточные, компенсация расходов — Эльба
  17. Шаг 2: оплатите командировку
  18. Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени
  19. Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт
  20. Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН
  21. Оформление авансового отчета при загранкомандировке и учет командировочных расходов в налоговом учете
  22. Что должно прилагаться к авансовому отчету
  23. Что делать, если “первичка” на иностранном языке
  24. Рассчитываемся с работником
  25. Учитываем командировочные расходы
  26. “Командировочный” НДС
  27. Страховые взносы на непотвержденные расходы в командировке
  28. Энциклопедия решений
  29. Оплата служебных командировок и командировочные расходы
  30. Нужно ли выплачивать страховые взносы с командировочных
  31. Начисляются ли страховые взносы на оплату расходов работника по найму жилого помещения в командировках без подтверждающих документов?
  32. Как облагаются взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний суммы, выплачиваемые работникам в возмещение командировочных расходов
  33. Облагаются ли суточные страховыми взносами

Срок выплаты командировочных расходов

Как оплатить неподтвержденные командировочные расходы?

Обновление: 15 ноября 2016 г.

В текущем 2016 году ожидались изменения в регулировании оплаты командировочных расходов, но этого пока не случилось. В настоящее время продолжают действовать нормы законодательства об оплате командировочных расходов, как и прежде, включая суточные.

Возмещение дополнительных расходов, связанных со служебными командировками

Понятие суточных расходов в составе командировочных раскрывает ст. 168 Трудового кодекса РФ. Согласно ей суточные – это дополнительные расходы, обусловленные проживанием командированного работника вне места его постоянного жительства, подлежащие возмещению работодателем.

По существу, суточные являются компенсационной выплатой по возмещению затрат работника, вызванных выполнением служебных функций вне места постоянной работы. Направлены они на покрытие личных расходов работника в период служебной командировки (например, на питание и т.п.) При этом отчитываться за эти расходы перед работодателем работник не обязан.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение об особенностях), в п. 11 определяет, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки.

Однако направление работника в однодневную командировку (или когда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства) не влечет обязанности работодателя по выплате суточных. Причем даже включение условия об этом в локальное положение о командировках в организации законным это не сделает, а работодатель будет нести риски при налогообложении.

Впрочем, если в упомянутом локальном акте о командировках именовать эти выплаты иначе (например, компенсацией при однодневных командировках), проблему можно решить.

Размер суточных расходов

Законодательно размер суточных установлен только для бюджетных организаций, но не для коммерческих. В них порядок оплаты командировочных расходов должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации согласно ст. 167 ТК РФ (обычно это Положение о командировках или одноименный приказ).

В то же время налоговое законодательство (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) устанавливает максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.

Поэтому многие коммерческие организации для удобства в своих локальных положениях устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.

Порядок выплаты суточных командировочных расходов

П. 10 Положения об особенностях не определяет правила и точные сроки выплаты аванса при командировке. Но в любом случае этот аванс должен быть выплачен до начала командировки. Следует иметь в виду, что работник имеет право отказаться от командировки из-за невыплаты аванса; этот отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.

Целесообразно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировке (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.

Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.

glaniga.ru

Вопрос

Добрый день!
Сотрудник организации в конце апреля поедет в командировку для участия в конференции. Он купил себе заранее авиабилеты, расплатившись со своей банковской карточки. Можем ли мы компенсировать ему расходы по этим билетам уже сейчас или только после того, как он вернется с конференции и представит авансовый отчет?

Ответ

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей (не относящихся к упоминаемым в ч. 2 и 3 ст. 168 ТК РФ) определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Таким образом, трудовым законодательством не установлено, когда именно должны быть возмещены расходы по командировке, то есть перед началом командировки или после ее окончания.

На основании чего можно сделать вывод, что организация может самостоятельно установить внутренним документом (например, положением о командировках), что расходы, понесенные работником в командировке, возмещаются организацией по ее окончании и после составления авансового отчета с приложением всех необходимых документов.

Однако в соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 N 749 (далее — Положение), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

А по возвращении, согласно п.

26 Положения, работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагают документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Таким образом, установлено, что работнику перед началом командировки выдается аванс, по которому он обязан отчитаться. Каких-либо санкций за несоблюдение этого порядка не установлено.

При этом Положение, обязывающее выдавать аванс перед командировкой, применяется в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ).

А как указано выше, ТК РФ не установлен порядок возмещения командировочных расходов для обычных работодателей, данный порядок разрабатывается самой организацией, в том числе устанавливается срок, в который такие расходы должны быть возмещены.

Что касается документального оформления возмещения командировочных расходов: одним из документов, подтверждающих расходы организации на командировку, является авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Но в случае когда аванс работнику не выдается, оснований для оформления авансового отчета нет.

Однако на практике в ситуациях, когда работник организации оплачивает расходы на командировку за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства, без оформления авансового отчета было бы затруднительно возместить ему потраченную сумму.

Учитывая изложенное, сумма фактически понесенных работником расходов на проезд возмещается ему на основании документов, приложенных к авансовому отчету (п. 26 Положения о командировках).

nalog-expert.ru

Что необходимо знать ↑

Хозяйственная деятельность большинства предприятий часто связана с отправкой сотрудников в командировку. При этом работодатель обязан оплатить служебную поездку.

За отсутствующим сотрудником сохраняется рабочее место и средняя заработная плата. Следовательно, в этот период работник не может быть уволен по инициативе работодателя.

Исключением может быть ликвидация предприятия. Основанием для поездки работника в служебную командировку является приказ руководителя предприятия.

Продолжительность поездки определяет работодатель. В срок командировки также входит время поездки в оба конца. На период командировки работодатель может заменить отсутствующего работника другим сотрудником.

Поездка также подразумевает возмещение следующих расходов:

  1. Издержки на проезд.
  2. Оплата аренды жилого помещения.
  3. Дополнительные издержки, связанные с проживанием за пределами постоянного места жительства.

Нормы оплаты командировочных на проживание определяются внутренними документами предприятия, например, коллективным соглашением.

Если постоянная работа сотрудника имеет разъездной характер, то она не подпадает под определение служебной командировки.

Отдельно стоит напомнить, что перед принятием окончательного решения, работодатель должен выяснить, не относится ли сотрудник к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку.

Подобный запрет распространяется на:

  • беременных женщин;
  • работников, не достигших 18-летнего возраста;
  • сотрудников, с которыми оформлено ученическое соглашение.

Предельный срок служебной командировки в пределах РФ составляет 40 календарных дней. При этом сюда не входит продолжительность пути.

Если работник направляется для выполнения монтажных или строительных работ, то срок командировки может быть увеличен до 1 года. Максимальный срок для заграничной командировки законом не установлен.

Основные понятия

Ниже будут рассмотрены несколько базовых понятий, которые употребляются в статье:

Служебная командировка Запланированная нанимателем поездка сотрудника для выполнения служебного задания за пределами основного места работы. Срок командировки определяется производственной необходимостью и отображается в соответствующем распоряжении
Служебное задание Документ, отображающий цель командировки и отчет сотрудника о выполнении проделанной работы
Командировочное удостоверение Документ, подтверждающий время пребывания работника в командировке
Командировочные расходы Издержки, которые предприятие возмещает работнику за период его нахождения командировки (ст.168 ТК РФ). Сюда входят суточные, расходы на проезд или аренду жилья. Любые дополнительные должны быть согласованы с работодателем
Суточные Дополнительные расходы, которые возмещает организация за время пребывания сотрудника в командировке
Авансовый отчет Документ о потраченной сотрудником сумме денег за период командировки

Правила оформления командировки

Перед тем, как отправить работника в служебную командировку работодатель должен издать
соответствующий приказ.

Унифицированный образец документа (форма №Т-9) утвержден постановлением Госкомстата N 1.

Документ должен содержать следующие данные:

  • ФИО работника;
  • табельный номер;
  • структурное подразделение;
  • занимаемая должность;
  • место командировки;
  • продолжительность поездки;
  • цель командировки;
  • источник финансирования поездки;
  • основание (служебное задание);
  • должность, подпись и расшифровка подписи руководителя предприятия;
  • с приказом сотрудник ознакомлен.

Вышеуказанным нормативным документом также разработано командировочное удостоверение и служебное задание (форма №Т-10, 10а).

Однако оформлять упомянутое удостоверение необязательно (постановление правительства N 1595).

Срок пребывания сотрудника в командировке можно определить на основании проездных документов. Обязанность по их предоставлению лежит на работнике.

Если документы отсутствуют по причине использования личного транспорта, то период пребывания в командировке отображается в служебной записке.

К документам, которые подтверждают использование собственного автомобиля, относятся:

  1. Путевой лист.
  2. Выставленные счета.
  3. Квитанции.
  4. Кассовые чеки.

При этом работнику больше не нужно подавать отчет работодателю о проделанной работе во время командировки.

Законные основания

Трудовые взаимоотношения регулируются Трудовым законодательством. Положение о направлении сотрудников в командировки утверждено постановлением Правительства N 749.

Порядок возмещения командировочных расходов граждан, которые работают на коммерческих предприятиях, закреплен ст.168 ТК РФ. Закон не предусматривает минимальных или максимальных границ компенсации.

Размеры возмещения командировочных издержек работникам бюджетных организаций определяет постановление Правительства от 02.10.2002 № 729.

Источник: https://otkroybiznes.guru/vedenie-ip/buhgalteriya-ip/srok-vyplaty-komandirovochnyh-rashodov.html

Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке

Как оплатить неподтвержденные командировочные расходы?

После командировки без подтверждающих документов оплаты проживания можно встретиться с определенными проблемами, например: неподтвержденные расходы на проживание в командировке и не только.

И без этих бумаг, которые подтверждают или могли бы подтвердить все расходы за проживание, вряд ли можно получить желаемую компенсацию.

О неподтвержденных расходах

Если бумаги все-таки присутствовали, но были утеряны, то возместить расходы можно, но лишь при таких условиях: если договор (коллективный, о командировках и другой) предусматривает возмещение или компенсацию (соответствующую законодательству страны, в этом случае Российская Федерация), когда работник, проживает или проживал без документов, которые подтвердили бы расходы за жилье. В 2019 году нужно дополнительно к этому оплачивать страховые взносы.

Сравнение: с документами и без них

При наличии документов:

Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных.

К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году.

Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.

Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.

Проживание без подтверждающих документов

Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2019 году, очень часто все решается в пользу этого работника.

И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.

Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.

Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.

Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.

Документация

Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.

Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.

Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно.

Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д.

, и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.

Оплата

Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.

Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.

Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.

Об услугах проживания, предоставленных самой фирмой

Может быть так, что командировки от фирмы всегда назначены на одно и то же место, и для этого фирма снимает целый многоквартирный домик или отдельные, многокомнатные квартиры.

В таком случае, фирма сама оплачивает все проживание, но может возникнуть такой вопрос: учитывает ли организация все налогообложения за затраты и прибыль аренды квартир? Ответ будет – да, но только за определенный период фактического проживания.

Если договор заключен, например, на год, то срок для всех участвующих в командировке сотрудников, по очереди проживающих в этом месте, будет 11 месяцев, а оставшийся двенадцатый месяц будет считаться ничем не обоснованным расходом компании.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/komandirovka/oplata-prozhivaniya-bez-podtverzhdayushhix-dokumentov.html

Командировка сотрудника: документы, суточные, компенсация расходов — Эльба

Как оплатить неподтвержденные командировочные расходы?

На кого не распространяются правила из статьи:

  • на беременных женщин и сотрудников до 18 лет — закон запрещает отправлять их в командировку. За это могут оштрафовать: ИП от 1 000 до 5 000 рублей, ООО от 30 000 до 50 000 рублей;
  • на работников по договору подряда — если они отправляются в рабочие поездки, не нужно оформлять кадровые документы и выплачивать суточные. Компенсацию затрат на поездку можете включить в оплату по договору;
  • на самого ИП — о рабочих поездках ИП читайте в статье Командировочные расходы ИП на УСН.

Вот пять шагов для оформления командировки.

Подготовить платёжки за сотрудников

Эльба подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы за сотрудников. Сервис сформирует всю необходимую отчётность за сотрудников для ИП и ООО. Попробуйте 30 дней бесплатно.

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Форма приказа о направлении в командировку

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».

Форма табеля учёта рабочего времени

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах.

Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д.

Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой. 

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.

Форма авансового отчёта

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:

  • на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
  • на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
  • на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
  • суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

Статья актуальна на 05.04.2017

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/235

Оформление авансового отчета при загранкомандировке и учет командировочных расходов в налоговом учете

Как оплатить неподтвержденные командировочные расходы?

Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней под вашим чутким руководством заполнить авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в командировке деньгах. Прежде чем отдать авансовый отчет руководителю (другому уполномоченному лицу) на утверждение, вам нужно:

– проверить отчет на предмет его правильного заполнения, а также арифметических ошибок;

– убедиться, что указанные в отчете оправдательные документы действительно к нему приложены и все они составлены должным образом.

Что должно прилагаться к авансовому отчету

Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету (Пункт 26 Положения):

командировочное удостоверение по форме N Т-10 (при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки) (Пункт 15 Положения) либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы;

документы, подтверждающие затраты на проезд. При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка);

документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате);

– документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д.

Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, “Транспортные расходы”, “Гостиничные расходы”, “Иные расходы”) и приклеить на них соответствующие расходные документы.

А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно.

Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 “Краткий отчет о выполнении задания” (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.

Что делать, если “первичка” на иностранном языке

Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык – либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.

Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О.

пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета).

Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно.

А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет – это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.

Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов (кроме авиабилетов), например счетов из гостиницы или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов.

И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы.

Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что:

– в НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке;

– налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык.

Совет

Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом в специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах.

Рассчитываемся с работником

Итак, авансовый отчет утвержден руководителем. И вы видите, что командированный работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу (3 рабочих дня (Пункт 11 Порядка)), не вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты (Статья 137 ТК РФ). Для этого нужно, чтобы (Статья 248 ТК РФ):

– в течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы;

– работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок.

В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты.

Учитываем командировочные расходы

Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения, для наглядности мы покажем в таблице.

Вид расходов Налог на прибыль НДФЛ Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС и ТФОМС
Суточные в размерах, предусмотренных локальным нормативным актом, коллективным договором Полностью учитываютсяв расходах Не удерживается с сумм, не превышающих: (или) 700 руб. в сутки – для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки – для загранкомандировок. Если суточные выплачивались в большем размере, то сверхнормативные суммы облагаются НДФЛ Не начисляются
Суточные за день приезда из загранкомандировки в Россию должны выплачиваться по норме, установленной для командировок по России (в рублях). И даже если в положении о командировках, принятом в вашей фирме, прописано, что суточные за последний день командировки выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки (например, 2500 руб.), НДФЛ не будут облагаться лишь 700 руб. Если суточные выплачивались в валюте, то, чтобы для целей исчисления НДФЛ сравнить сумму суточных с установленным рублевым нормативом, нужно пересчитать их в рубли по официальному курсу валюты, действовавшему на дату выплаты суточных (а не на дату утверждения авансового отчета)
Расходы на проезд: – к месту командировки и обратно (в том числе бизнес- классом или в вагонах СВ); – к аэропорту, вокзалу, пристани (в том числе на такси) и обратно Учитываются в расходах без ограничений Не удерживается Не начисляются
Расходы по найму жилого помещения – при наличии подтверждающих документов Учитываются в расходах без ограничений Не удерживается со всей суммы “гостиничной” оплаты. Если подтверждающих документов нет, то НДФЛ облагаются суммы свыше: (или) 700 руб. в сутки – для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки – для загранкомандировок Не начисляются. Если подтверждающих документов нет, то возмещаемая сотруднику сумма не облагается взносами в пределах норм, установленных в локальном нормативном акте. Если такие нормы вы не установили, то срочно дополните свое положение о командировках порядком возмещения работникам неподтвержденных расходов, чтобы избежать уплаты взносов
Не учитываются для целей налогообложения прибыли расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере, а также плата за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, фитнес-залом, сауной и т.д.)
Расходы на оформление и выдачу виз, загранпаспортов, ваучеров, приглашений и т.п. Учитываются в расходах без ограничений Не удерживается Не начисляются
Оплата услуг связи
Оплата услуг VIP-залов (залов повышенной комфортности) аэропортов
Обосновать расходы на оплату VIP-залов можно, например, так: обслуживание в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи, а также доступ в Интернет, что позволяет командированному сотруднику оперативно решать производственные задачи, требующие его участия

“Командировочный” НДС

И в завершение – несколько слов об НДС по командировочным расходам. Некоторые компании приобретают билеты через специализированные агентства, которые выставляют счет-фактуру с НДС. При этом в самих билетах НДС не выделен (Пункт 7 ст. 171 НК РФ). Минфин говорит, что в такой ситуации при наличии счета-фактуры никаких препятствий для вычета нет.

Однако случается, что налоговики отказывают в вычете налога. По их мнению, вычет НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно возможен только на основании проездного документа (билета), в котором НДС выделен отдельной строкой, поскольку этого требует Постановление N 914.

И организациям приходится искать правды в судах, которые встают на их сторону.

Чтобы в описанной ситуации не нарываться на конфликт с налоговиками, можно попросту не “светить” выставленный вам счет-фактуру, а стоимость приобретенных билетов списать целиком на расходы.

Организация налогового учета, Расходы

Источник: http://www.pnalog.ru/material/avansovyy-otchet-nalogovyy-uchet

Страховые взносы на непотвержденные расходы в командировке

Как оплатить неподтвержденные командировочные расходы?

При направлении работника в служебную командировку в соответствии со ст. 167 ТК РФ ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Состав возмещаемых расходов, связанных с командировками, определен ст.

168 ТК РФ и п.

11 Положения N 749, согласно которым к возмещаемым расходам относятся: по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы; на страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте; на оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Энциклопедия решений

. Расходы на командировки работников, не облагаемые страховыми взносами (по 31 декабря 2019 года) Расходы на командировки работников, не облагаемые страховыми взносами (по 31 декабря 2019 года) В ч.

Отметим, что аналогичная норма сохранилась для взносов на страхование от НС и ПЗ (п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ)

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

1.

Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные. 2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете. Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  1. суточные;
  2. оплата дней, проведенных в командировке;
  3. возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

Рекомендуем прочесть:  Прав граждан с внж

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Нужно ли выплачивать страховые взносы с командировочных

В данной статье мы рассмотрим облагаются ли командировочные страховыми взносами.

6. Прочие затраты, возникшие в связи с необходимостью жить вне дома.

7. Любые иные расходы, разрешенные к возмещению начальством.

9. Оплата аэродромных и консульских сборов.

10. Взносы за проезд или транзит транспортного средства.

11.

Начисляются ли страховые взносы на оплату расходов работника по найму жилого помещения в командировках без подтверждающих документов?

В соответствии с частью 1 статьи 7 Федерального закона 212-Ф3 объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений. При этом статьей 9 Федерального закона № 212-ФЗ установлен исчерпывающий перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам.

В отношении иных категорий плательщиков страховых взносов — организаций нормы возмещения упомянутых расходов при непредставлении подтверждающих документов законодательством Российской

Как облагаются взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний суммы, выплачиваемые работникам в возмещение командировочных расходов

КАК ОБЛАГАЮТСЯ ВЗНОСАМИ НА СТРАХОВАНИЕ ОТ НЕСЧАСТНЫХ СЛУЧАЕВ НА ПРОИЗВОДСТВЕ И ПРОФЗАБОЛЕВАНИЙ СУММЫ, ВЫПЛАЧИВАЕМЫЕ РАБОТНИКАМ В ВОЗМЕЩЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ Служебная командировка влечет целый ряд расходов, которые работодатель обязан возместить работнику (ст. 168 ТК РФ). Большинство таких расходов не облагается взносами от производственного травматизма согласно п.

2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ.

К ним, в частности, относятся: 2) фактические и документально подтвержденные расходы: — на проезд до места назначения и обратно; — на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения и пересадок; — на провоз багажа; — сборы за услуги аэропортов; — по найму жилого помещения; — на оплату услуг связи; — на оплату сборов за выдачу и регистрацию служебного загранпаспорта, сборов за выдачу (получение) виз; — на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Вопрос: О начислении страховых взносов в государственные внебюджетные фонды на сумму неподтвержденных расходов по найму жилого помещения, произведенных работником в командировке, а также о возмещении работодателем данных расходов работнику.

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ

9.

Состав и порядок возмещения командировочных расходов.

Компенсация командировочных расходов В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: ь расходы по проезду; ь расходы по найму жилого помещения; ь дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); ь иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

В соответствии с п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (гл.

25 «Налог на прибыль организаций») к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности: · на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; · на суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ; · на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; · на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Облагаются ли суточные страховыми взносами

Актуально на: 13 июля 2019 г. Работнику, который отправляется в командировку на 2 дня и более, должны быть выплачены суточные за каждый ее календарный день (ст.

168 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Источник: http://pravo-38.ru/strahovye-vznosy-na-nepotverzhdennye-rashody-v-komandirovke-76633/

Адвокат Насибулин
Добавить комментарий