Как отразить использование корпоративной мобильной связи сотрудниками?

Содержание
  1. Подключаем корпоративные симки и учитываем расходы
  2. Как бывает еще?
  3. Компенсация расходов на сотовую связь
  4. Корпоративная связь
  5. Есть нюансы
  6. Налог на сотовую связь
  7. Приказ о расходах на сотовую связь (Вариант)
  8. Приказ о использовании корпоративной сотовой связи
  9. Компенсация мобильной связи сотрудникам
  10. Research solutions
  11. Мобильная связь в организации
  12. Что говорит по этому поводу закон
  13. Как осуществляется компенсация мобильной связи сотрудникам? 2019
  14. Нормативная база
  15. Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону
  16. Основные особенности возмещения затрат
  17. Аренда телефона у работника
  18. Детализация счета
  19. Лимиты трат на мобильную связь
  20. Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
  21. Бухгалтерский учет компенсационных расходов
  22. Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета
  23. Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь
  24. Положение об использовании корпоративной сотовой связи
  25. 1. Общие положения
  26. 2. Основные понятия и сокращения
  27. 3. Пользователи сотовой связи Работодателя
  28. 4. Выделение номера корпоративной сотовой связи
  29. 5. Порядок получения номера корпоративной сотовой связи и его использования
  30. 6. Учет расходования средств и информирование пользователей
  31. 7. Возврат номеров корпоративной сотовой связи
  32. 8. Другие операции с номерами сотовой связи
  33. Профессиональное управление корпоративной мобильной связью. Снижение затрат до 70%!
  34. Какой должна быть корпоративная мобильная связь?
  35. Почему клиенты выбирают нас?

Подключаем корпоративные симки и учитываем расходы

Как отразить использование корпоративной мобильной связи сотрудниками?

Постепенно стираются с памяти времена, когда даже не наши родители, дедушки и бабушки, а мы сами еще не пользовались мобильными телефонами, мессенджерами, социальными сетями и прочими «благами цивилизации». Да, имелся стационарный телефон дома, и он был на всех один.

Люди писали друг другу письма, отправляли телеграммы, на работе пользовались служебной связью, «сторонние» звонки осуществляли с помощью таксофонов в городе. За какие-то двадцать с лишним лет все кардинально изменилось. Теперь в офисе нужен не только «стационарный» интернет, но и мобильный.

Страница в социальной сети стала использоваться в качестве дополнения к резюме соискателя, а в мессенджерах начальники рассылают поручения своим подчиненным. Представить такое раньше было практически невозможно. И все-таки мы имеем это сегодня. Как ни крути, а нашему коллеге бухгалтеру нужно во все вникнуть, что-то даже отразить в бухучете.

Из нашей статьи вы узнаете, как подключить и вести учет расходов на корпоративную связь. Если в вашей компании этого нет, то ждите – скоро появится!

Жадина-говядина, соленый огурец…

Потребность в использовании корпоративной мобильной связи в виду динамично развивающегося коммерческого сектора сильна по определению и это едва ли можно опровергнуть.

Однако далеко не каждая организация может позволить себе такое «удовольствие», что и пододвигает ее руководителей к мысли как-то «сэкономить» на этом, предложив своим сотрудникам своеобразную сделку.

Некоторые наши клиенты по услуге «Программа 1С онлайн» жаловались на то, что в их организациях им приходится использовать личные мобильные телефоны с той поправкой, что расходы никто компенсировать им не собирается. Вот, что нам рассказали:

«У нас очень маленькая фирма, работаем в сфере полиграфии. Штат сотрудников в общей сложности равен пяти сотрудникам. Амбиций у нашего директора много, и он всеми силами старается привлечь каждого из работников, в том числе меня (бухгалтера), к поиску новых клиентов.

Понятное дело, что входящий поток обращений у нас оставляет желать лучшего, ибо он (директор) экономит не только на каждой мелочи, а на более серьезных вещах, например, на рекламе в городе. Вот и приходится нам всем звонить потенциальным клиентам «по-холодной». В офисе установлен один стационарный телефон и на всех его не хватает.

Мы уже смирились с этими звонками, но когда я ему предложила как-то решить вопрос со связью, он «посоветовал» мне немного подождать, обещая, что в следующем году все решит. Говорит, что пока этого сделать не может.

Ладно, я уже молчу о том, что вся эта работа никак не соотносится с должностными инструкциями, но есть и статья 163 ТК РФ, где работодатель просто обязан предоставить работникам все необходимые средства для обеспечения нормальной выработки. Не знаю, что и делать»…

Пример этого «убогого» положения нашей коллеги наглядно показывает, с какими сложностями приходится сталкиваться работникам, если их дирекция не решает вопрос с корпоративной связью. При этом не стоит смотреть на данный вопрос только в негативном ключе. Существует и более «цивилизованные» варианты его решения.

Читайте статью: «Что делать, если сотрудник просит переоборудовать его рабочее место»?

Как бывает еще?

В более порядочных по отношению к своим сотрудникам компаниях вопрос с корпоративной мобильной связью решается двумя простыми способами и их важно отличать между собой, т.к. они требуют различного документального оформления и бухгалтерского учета:

  • Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю;
  • Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

История с нашим клиентом, как минимум, попадает под второй вариант компенсации расходов. Для того, чтобы последовать эту пути, необходимо отразить согласие работника на использование личного номера телефона в рабочих целях, а также непосредственно самого аппарата.

Как именно будет компенсироваться «амортизация» мобильного телефона, а также расходы на связь, должны будут решить работодатель и работник при приеме на работу или же непосредственно в процессе выполнения должностных обязанностей.

Вариантом такого локального акта может стать «Положение об обеспечении работника мобильной связью» с подписью генерального директора, а также печатью организации. Отразить данные расходы будет несложно:

Компенсация расходов на сотовую связь

Д. 20, 26 К. 73 Начислена компенсация сотруднику
Д. 73 К. 50 (51) Выплачена компенсация сотруднику

Что касается подлинно корпоративной связи, то, как это было сказано выше, бухгалтеру не потребуется брать у сотрудника расписку о согласии на использование личного номера телефона, т.к. сим-карты будут приобретаться от имени и на имя организации, что автоматически предполагает безналичный способ оплаты. Наш клиент по услуге «Аренда 1С Предприятие» уже имел схожий опыт:

«Когда мы открывали с директором фирму, он поручил мне заняться оформление корпоративных сим-карт для новых сотрудников.

Обратившись к знаменитому сотовому оператору, нам порекомендовали подготовить следующий пакет документов: 1) Свидетельство ЕГРЮЛ; 2) Банковские реквизиты; 3) Доверенность на мое имя от генерального директора (если бы обращался он сам, то от него бы потребовался паспорт, а так пригодился еще и мой + копия директорского). Далее нам выставили счет, мы его оплатили и буквально через 5 рабочих дней нам прислали сим-карты. На мой взгляд, все получилось достаточно быстро и без каких бы то ни было хлопот. Впоследствии, пользуясь корпоративной мобильной связью, мне показалось, что это очень удобно. Скажу по секрету, иногда звоню и по личным делам. Какая разница, у нас все равно безлимитный тариф»…

Узнав о том, что в компании произошло подключение корпоративной мобильной связи, мы не забыли уточнить, как бухгалтер отражает в учете расходы на нее. Наиболее оптимальным вариантом оказался следующий способ:

Корпоративная связь

Д. 20 (26, 44) К. 60 Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, не превышающей установленный лимит)
Д. 73 К. 60 Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, превышающей лимит расходов, установленный для конкретного работника)
Д. 50 (50, 70) К. 73 Возмещена работником сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь
Д. 91-2 К. 73 Сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь списана на прочие расходы (в случае не возмещения работником)

Читайте статью: «Расходы организации. Делим на прямые и косвенные»

Есть нюансы

Источник: https://scloud.ru/blog/podklyuchaem_korporativnye_simki_i_uchityvaem_raskhody/

Налог на сотовую связь

Как отразить использование корпоративной мобильной связи сотрудниками?

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА ПОЛОЖЕНИЯ

ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ КОРПОРАТИВНОЙ МОБИЛЬНОЙ СВЯЗИ

Утверждаю

должность, подпись,

Ф. И.О. руководителя организации!

(число, месяц, год)

МП.

Регламент об использовании корпоративной мобильной связи работниками

1. Общие положения

1.1. Положение об использовании корпоративной мобильной связи работниками (наименование организации) (далее — Положение) является локальным нормативным актом (наименование организации, регламентирующим порядок предоставления доступа и порядок использования работниками (наименование организации) корпоративной мобильной связи.

1.2. Положение определяет общие требования к порядку представления допуска к корпоративной мобильной связи, к учету выдачи и возврата SIM-карт, к контролю над соблюдением правил пользования корпоративной мобильной связью, нормы и порядок возмещения расходов на корпоративную мобильную связь.

1.3. Требования Положения обязательны для всех работников (наименование организации), участвующих в выполнении операций, предусмотренных Положением.

Приказ о расходах на сотовую связь (Вариант)

Средства мобильной связи предоставляются работнику на время его работы в (наименование организации! и должны использоваться только для оперативного решения служебных вопросов, входящих в компетенцию работника.

1.5. Перечень должностей работников (наименование организации), которым предоставляется корпоративная мобильная связь, определен настоящим Положением (Приложение ). В случае производственной необходимости этот перечень может быть изменен или дополнен на основании приказа (должность руководителя организации).

1.6. Основные термины, используемые в настоящем Положении:

Корпоративная мобильная связь — совокупность услуг радиотелефонной связи, предоставляемых оператором связи на основании договора, заключенного (наименование организации), и используемых работниками (наименование организации);

SIM-карта — карта, с помощью которой обеспечивается идентификация абонентской станции (абонентского устройства), ее доступ к сети сотовой связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера;

Корпоративный мобильный аппарат — беспроводной цифровой телефонный аппарат, принадлежащий (наименование организации) и выданный сотруднику по Акту приема-передачи для пользования корпоративной мобильной связью;

Лимит корпоративной мобильной связи — предельная стоимость потребляемых услуг мобильной связи в месяц, установленная для должностей работников, использующих корпоративную мобильную связь, приведенная в Приложении № 1 к Положению.

2. Порядок предоставления корпоративной мобильной связи

2.1. В целях повышения оперативности и эффективности исполнения работниками служебных обязанностей (наименование организации) за свой счет обеспечивает установленным категориям работников возможность использования корпоративной мобильной связи.

2.2. Работники обеспечиваются корпоративной мобильной связью только на период работы в (наименование организации) путем выдачи SIM-карты с абонентским номером.

Работник вправе сохранить свой номер, передав все права владения своим абонентским номером (наименование организации), заполнив заявление на переуступку прав и обязанностей по договору на оказание услуг связи. Заявление на переуступку прав и обязанностей по договору на оказание услуг связи заполняется в соответствии с требованиями оператора мобильной связи.

2.3. При отсутствии у работника мобильного аппарата для пользования корпоративной мобильной связью ему вместе с корпоративной SIM-картой может выдаваться корпоративный мобильный аппарат.

2.4. Если выполнение трудовых функций работника связано с необходимостью использования корпоративной мобильной связи, выдача SIM-карты (корпоративного мобильного аппарата) производится на основании письменной заявки работника (Приложение к Положению), утвержденной |должность руководителя организации).

2.5. Пользование корпоративной мобильной связью осуществляется в пределах лимита корпоративной мобильной связи, признаваемого достаточным для решения работником производственных задач в рамках должностных обязанностей.

2.6. В течение трех рабочих дней с момента утверждения заявки работнику выдается SIM-карта под роспись и при необходимости — мобильный аппарат по акту приема-передачи.

2.7. В случаях, вызванных производственной необходимостью (например, командировки), установленный лимит корпоративной мобильной связи может быть временно изменен. Изменение лимита производится на основании личного заявления работника либо служебной записки руководителя структурного подразделения и приказа |должность руководителя организации).

2.8. На время отпуска или временной нетрудоспособности работника за ним сохраняется установленный лимит корпоративной мобильной связи в целях обеспечения оперативной связи в случае возникновения производственной необходимости.

2.9. В случае увольнения, ухода в отпуск по беременности и родам/отпуск по уходу за ребенком работник обязан сдать SIM-карту и корпоративный мобильный аппарат не позднее даты увольнения/даты ухода в указанные отпуска.

3. Правила пользования корпоративной мобильной связью

3.1. Работник, пользующийся корпоративной мобильной связью, должен использовать се только в служебных целях. При использовании корпоративной мобильной связи не по назначению все личные телефонные переговоры подлежат оплате работником.

3.2. В качестве документального подтверждения расходов на корпоративную мобильную связь (указать должность ответственного лица) организует получение от оператора, предоставляющего мобильную связь, детализации звонков по всем используемым корпоративным номерам.

3.3. В случае превышения установленного лимита корпоративной мобильной связи в результате проведения переговоров, связанных с выполнением служебных обязанностей, работник должен в служебной записке обосновать необходимость проведения данных переговоров и передать ее на рассмотрение .

3.4. При превышении установленного лимита корпоративной мобильной связи сумма расхода, не обоснованная производственной необходимостью, подлежит оплате работником посредством удержания денежных средств из его заработной платы.

3.5. Ответственность за сохранность средств мобильной связи (SIM-карты, корпоративного мобильного аппарата) несут работники, их использующие.

3.6. Контроль над соблюдением работником установленного лимита, использования и возврата средств мобильной связи работником осуществляет (указать должность ответственного лица).

3.7. С настоящим Положением в обязательном порядке должен быть ознакомлен каждый работник, пользующийся корпоративной мобильной связью, под роспись.

4. Заключительные положения

4.1. Контроль над исполнением настоящего Положения возлагается на (указать должность ответственного лица).

4.2. Настоящее Положение может быть дополнено, изменено или отменено приказом .

Приложение 1

Перечень должностей работников ,

которым предоставляется корпоративная мобильная связь

Руководитель организации; Заместитель руководителя организации по коммерческим вопросам; Заместитель руководителя организации по правовым вопросам; Финансовый директор; Главный инженер; Главный технолог; Главный бухгалтер; Начальник смены.

Приложение 2

Руководителю

от __________________________,

(Ф. И.О.)

должность ____________________

Заявка

на выдачу корпоративной SIM-карты

и (или) корпоративного мобильного телефона

На основании положений ВЛА организации «Регламент об использовании корпоративной мобильной связи работниками» в целях осуществления своих трудовых обязанностей по должности ________________________ прошу выдать корпоративную SIM-карту и (или) корпоративный мобильный аппарат. (нужное подчеркнуть).

Дата

Подпись

Приказ о использовании корпоративной сотовой связи

Образец Приказа о порядке использования мобильной связи в хозяйственной деятельности

Общество с ограниченной ответственностью

 «___________________________»

ПРИКАЗ № ____

г. __________                                                                                                                                                          «__» ______ 2016г.

«О порядке использования

 мобильной связи в хозяйственной деятельности»

В целях обеспечения в ООО «______________» быстрого доступа и оперативного обмена информацией между работниками предприятия и контрагентами, а также для эффективного выполнения производственных и административно — управленческих функций, связанных с подготовкой, организацией, ведением производства и продажей продукции

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. 1. Предоставить работникам предприятия, для использования в их трудовой деятельности, карточки мобильной связи (sim-карты) согласно Приложения № 1.
  2. 2. Ввести в действие и соблюдать «Положение об использовании мобильной связи на ООО «________________» (Приложение № 2).
  3. 3. Работникам предприятия пользоваться мобильной связью только в хозяйственной деятельности предприятия с целью выполнения своих функциональных обязанностей и не допускать пользование мобильной связью в личных целях.
  4. 4. Контроль за надлежащим исполнением данного приказа возложить на системного администратора _________________.

Директор

ООО «___________________»                                                             

С приказом ознакомлен:

Системный администратор ______________                                                 

«УТВЕРЖДАЮ»:ДиректорООО «_______________»______________________

Приложение № 1

к Приказу № ___ от «____» __________ 2016г.

Должность Ф.И.О. Номер мобильной карты (sim-карты) Номер мобильной связи Лимиты расходов на переговоры в месяц(грн.)

Завантажити документ на комп’ютер

Источник: https://printscanner.ru/nalog-na-sotovuju-svjaz/

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Как отразить использование корпоративной мобильной связи сотрудниками?

Различные варианты корпоративной связи, и как это влияет на эффективность работы персонала.

Современный рынок предлагает потребителю большое количество всевозможных электронных устройств, спектр возможностей которых может быть как широким, так и узкоспециализированным, что сказывается на ценовой политике продаж этих гаджетов.

Помимо функционала эти устройства могут отличаться мобильностью, такие модели пользуются большим спросом чем стационарные. Тем не менее, современные мобильные телефоны лидируют на рынке гаджетов, поскольку они могут заменить любой из них.

Действительно, мобильные операторы предлагают своим клиентам не только мобильную связь, о и интернет, ММS, SMS, push-to-talk и прочие опции, которые позволяют пользоваться всеми возможностями по передаче и получению данных самого различного формата.

Согласно статистическим исследованиям сотовой связью пользуются практически все жители России, но это не означает, что у сотовых операторов не увеличивается количество клиентов.

Дело в том, что иметь несколько сим-карт разных провайдеров становится нормой, все больше человек покупают второй телефон, чтобы иметь возможность недорого общаться с различными абонентами.

Еще один сектор прироста новых пользователей мобильной связи ― это компании, которые предпочитают выбрать и подключить безлимитные тарифы (http://www.corporacia.ru) Билайн, Теле2, МТС или Мегафон и держать своих сотрудников постоянно на связи. Действительно, можно обязать сотрудника день и ночь быть доступным по рабочему телефону.

Профессии бывают разные, а потому в случае аврала специалист может понадобиться в любое время суток. При этом работник не может сослаться на то, что телефон отключили на неуплату, аппарат сломался и так далее.

На корпоративном плане всегда будут деньги, более того, звонки внутри сети корпоративного заказчика чаще всего бесплатные, что напрямую экономит средства на разговоры между подчиненными.

Вообще безлимитный корпоратив подразумевает бесконечное количество минут разговоров внутри сети, а потому корпоративные абоненты могут не считать время разговоров, обсуждая как рабочие вопросы, так и личные дела. Эта обычная практика в компаниях, если это не мешает рабочему процессу, то руководство закрывает на это глаза.

Что касается разговоров с абонентами других операторов, то оплаченные минуты совсем не бесконечны. Скорее, наоборот, в корпоративную безлимитку (http://www.corporacia.

ru/bezlimitnie_tarify) может входить заранее оговоренное число минут такого общения, а за превышение лимита компании придется доплатить. Это первый и не единственный подводный камень безлимитного тарифа от Билайн, МТС, Мегафон или Теле2.

Не стоит на слово верить рекламе, гораздо логичнее внимательно изучить весь пакет услуг, который и составляет тариф ― сделать это можно на сайте Корпорация Связи или самого мобильного оператора.

При превышении установленного лимита на звонки по определенным направлениям, будь то определенные регионы или другие провайдеры, компании будет выставлен счет, который будет превышать планируемые траты на связь.

Если такие траты оправданы, то для определенной категории сотрудников можно повысить величину оплаченных минут на другие сети, а для всех остальных оставить на прежнем уровне, исключив возможность превышать лимит ― для корпоративных тарифов от Билайн, МТС, Мегафон подобная дифференциация является нормой хотя бы потому, что провайдер всегда готов предоставить массовому заказчику эту возможность.

Безлимитный корпоратив для крупных компаний ― это стабильный крупный доход для любого мобильного оператора, а потому такие заказчики получают значительные скидки, индивидуальные условия тарифного плана, различные бонусы, подарки, опции, недоступные для физических лиц, возможность купить красивые номера Билайн (http://www.corporacia.ru/krasivie_nomera-beeline), МТС, Мегафон по минимальной цене и т.д. Тем не менее, такие бонусы отнюдь не являются бескорыстным подарком со стороны провайдера связи, поскольку пользователь тарифа оплачивает приличный пакет услуг, а если добавить к этому большое количество абонентов, которое закупается для крупной компании, то для провайдера предоставление нескольких опций не представляет проблемы. Обслуживание связи крупного корпоративного клиента ― это приличная гарантированная прибыль.

Research solutions

Отсюда следует простой вывод, что чем крупнее компания-заказчик, тем на большие уступки готов пойти провайдер.

Наличие у сотрудников корпоративного безлимита является важным элементов формирования корпоративного духа.

Вслед за Европой российские компании начинают вести работу над созданием сплоченной команды, которая нацелена на получение общего результата ― в качестве инструментов для создания такого сообщества единомышленников выступают корпоративные праздники и бесплатна телефонная связь.

Нет сомнений, что наличие такой связи вызывает чувство причастности к группе, чего и следовало добиться. Помимо этого дифференциация наборов доступных опций у различных категорий работников позволяет повысить статус конкретного сотрудника, предоставив ему возможность пользоваться в рамках корпоративной связи роумингом, интернетом и прочими услугами.

Если по условиям безлимитного тарифа компания оплачивает только фиксированное количество минут разговора, а остальные расходы работник должен оплачивать самостоятельно, то это значительно снижает как популярность подобного тарифа среди сотрудников, так и вызывает нежелание пользоваться мобильным телефоном для решения рабочих вопросов по истечению бесплатных минут. Такое ограниченное использование корпоративного безлимита значительно ограничивает его преимущества, но позволяет руководству найти работника даже в нерабочее время. Как правило, это вызывает недовольство и негативное отношение коллектива к такому решению вопроса. Если настроение в коллективе является важным фактором для достижения плановых результатов развития бизнеса, то стоит потратить больше денег на мобильную связь для персонала, но получить от них в итоге полноценную отдачу в работе.

(с) www.corporacia.ru

В процессе своей деятельности каждое предприятие (организация) использует телефонную связь. На эту услугу, впрочем, как и на другие, необходимы денежные средства.

Сотовая связь, непосредственно использующаяся сегодня в производственных целях, дает возможность четко ставить цели, своевременно решать рабочие вопросы, выполнять задачи.

И тем более в тех случаях, когда у работы разъездной характер.

Мобильная связь в организации

Без связи на современных предприятиях никак не обойтись, особенно там, где имеют место частые и к тому же длительные разъезды, командировки.

Что говорит по этому поводу закон

На законодательном уровне предусмотрено назначение денежных выплат, которые должны компенсировать расходы сотрудника в процессе выполнения трудовых обязанностей, об этом прописано в статье №164 ТК РФ.

Когда компенсация выплачивается:

  • когда сотрудник использует для работы собственное имущество;
  • в виде амортизационных отчислений.

Это право на получение компенсации закреплено в статье №188 Трудового Кодекса. В свою очередь, работодатель обязан возмещать расходы, возникающие в процессе эксплуатации личного имущества работника в случае отсутствия казенного.

Пример. Пользование личным транспортным средством сотрудника работодатель должен компенсировать в денежном выражении, например, приобретение топлива. Если ТС используется в производственных целях, такого рода выплаты и их размер устанавливаются по договоренности сторон, закрепляются в трудовом договоре или же в специальном соглашении, которое является дополнением к договору.

Согласно статьям ТК РФ №41, №45 моменты, которые так или иначе затрагивают компенсационные выплаты, должны быть включены в нормативные акты предприятия (организации), а также должны отражаться в коллективном договоре. Возможно установление фиксированных платежей, которые будет делать работодатель. В данном случае речь идет о выплатах за использование мобильника, а также покрытие расходов на обслуживание аппарата.

Все вопросы, касающиеся использования имущества работающих в производственных целях, подробно разъяснены в следующих документах:

Источник: https://buh-experts.ru/kompensacija-mobilnoj-svjazi-sotrudnikam/

Как осуществляется компенсация мобильной связи сотрудникам? 2019

Как отразить использование корпоративной мобильной связи сотрудниками?

Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону.

Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем.

Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

  • Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
  • Амортизация объектов собственности.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи.

В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке.

Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

  • Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
  • Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
  • Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
  • Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

  • Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
  • Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

  • Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
  • Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

Бухгалтерский учет компенсационных расходов

Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

  • ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
  • ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.

ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

  1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
  2. Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
  3. Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь

Тарасов В. Д., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.

Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:

– с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);

Источник: https://map-expo.ru/drugoe/kak-osushhestvljaetsja-kompensacija-mobilnoj-svjazi-sotrudnikam.html

Положение об использовании корпоративной сотовой связи

Как отразить использование корпоративной мобильной связи сотрудниками?

Утверждено Приказом N ___ от “___”________ ____ г.

____________________________ (подпись, должность, Ф.И.О.) М.П.

“___”________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Положение об использовании корпоративной сотовой связи работниками ____ “______________” (далее – Работодатель и Положение) определяет порядок использования и предоставления работникам права пользования номерами и всеми услугами корпоративной сотовой связи.

1.2. Право пользования номерами корпоративной сотовой связи предоставляется работникам за счет Работодателя в целях более эффективного использования имеющихся ресурсов для оперативного решения вопросов производственной деятельности.

1.3. Аппараты сотовой связи приобретаются работниками самостоятельно засчет ____________________________________________. (личных средств/средств Работодателя)

1.4. Настоящее Положение обязательно для работников, использующих номера корпоративной сотовой связи. Каждый такой работник подлежит ознакомлению с Положением под роспись в журнале учета пользователей сотовой связи.

1.5. Локальные нормативные акты Работодателя и условия трудовых договоров с работниками, регламентирующие предоставление права пользования корпоративной сотовой связью, в обязательном порядке согласовываются с бухгалтерией и юридическим отделом.

2. Основные понятия и сокращения

В настоящем Положении применяются следующие основные понятия и сокращения:

номер корпоративной сотовой связи – телефонная карта (SIM-карта) с закрепленным за ней абонентским номером, пользование которой осуществляется в рамках корпоративной сети Работодателя;

пользователь корпоративной сотовой связи – штатный работник или привлекаемый по договору сотрудник Работодателя, которому предоставлено право пользования номером корпоративной сотовой связи;

координатор – заместитель директора по общим вопросам (или иное лицо, уполномоченное директором, координирующее предоставление корпоративной сотовой связи пользователям Работодателя);

лимит – денежное ограничение на расходы сотовой связи за определенный период времени – один месяц (квартал, год);

структурные подразделения – подразделения Работодателя, имеющие свою лицевую карточку и оплачивающие с нее услуги сотовой связи за работников соответствующих подразделений.

3. Пользователи сотовой связи Работодателя

3.1. Пользователями корпоративной сотовой связи Работодателя являются лица, занимающие должности:

– директора;

– заместителей директора;

– главного инженера;

– главного бухгалтера;

– руководителя структурного подразделения;

– юриста, кассира;

– специалиста отдела связи и Интернета;

– водителей автотранспортной службы;

– _______________________________________________________________. (иные специалисты, в зависимости от отрасли и специфики работы)

Указанный список не является исчерпывающим и может быть дополнен распоряжением Работодателя.

3.2. Перечень и диапазон лимитов каждой категории пользователей утверждаются приказами Работодателя.

4. Выделение номера корпоративной сотовой связи

4.1. Работникам, указанным в п. 3.1 Положения, номер корпоративной сотовой связи выделяется или возвращается ими на основании служебной записки непосредственного руководителя работника.

4.2. Служебная записка должна содержать: Ф.И.О. работника, должность и обоснование размера лимита в пределах утвержденного диапазона.

4.3. Служебные записки о выделении номера корпоративной сотовой связи (Приложение N 1) представляются координатору.

5. Порядок получения номера корпоративной сотовой связи и его использования

5.1. Получение номера корпоративной сотовой связи осуществляется по распоряжению координатора у начальника отдела связи и Интернета (кладовщика и т.д.).

5.2. При получении номера сотовой связи работник обязан оформить заявление (Приложение N 2) об ознакомлении с установленным ему лимитом и обязательстве возмещения суммы, превышающей установленный лимит, в кассу Работодателя.

5.3. Лимит пользования корпоративной сотовой связью устанавливается на квартал (полугодие, год) приказом директора. Неиспользованный в течение месяца (квартала, года) остаток лимита аннулируется.

5.4. При превышении пользователями корпоративной сотовой связи установленного лимита разница возмещается из личных средств пользователя. Возмещение перерасходованных средств за использование сотовой связи осуществляется пользователем в кассу Работодателя на основании данных отдела связи и Интернета.

5.5. С момента выделения и до прекращения использования номера пользователь корпоративной сотовой связи обязан находиться на связи в рабочее время или во время выполнения задания Работодателя.

6. Учет расходования средств и информирование пользователей

6.1. Учет расходования средств за использование сотовой связи ведет отдел связи и Интернета.

6.2. Каждый пользователь сотовой связи в конце текущего месяца самостоятельно осведомляется об использовании лимита.

Отдел связи и Интернета ежемесячно сообщает индивидуальные данные о превышении лимитов пользования сотовой связи пользователям посредством рассылки информационных уведомлений.

Неполучение данных уведомлений пользователями корпоративной сотовой связи не освобождает их от возмещения перерасхода.

6.3.

В случае возникновения у пользователей вопросов, связанных с размером сумм расходования средств за использование корпоративной сотовой связи, они в течение __ календарных дней с даты проведения рассылки имеют право письменно (в виде служебной записки) обратиться к координатору за получением разъяснений. Отсутствие обращения свидетельствует о согласии пользователя с размером расходов за использование сотовой связи.

6.4. По согласованию с Работодателем пользователь либо руководитель структурного подразделения имеет право обратиться к координатору за детализацией разговоров за предыдущий месяц. Срок предоставления детализации – __ рабочих дней со дня обращения.

6.5. Сумма перерасхода лимита подлежит внесению пользователем в кассу Работодателя или перечислению на счет, указанный бухгалтерией, в течение ___ дней с момента окончания месяца.

6.6. Невнесение средств в оплату перерасхода лимита является основанием для невыделения лимита на следующий период и для их взыскания с работника.

7. Возврат номеров корпоративной сотовой связи

7.1. В случае увольнения пользователя корпоративной сотовой связи, его перевода на должность, не включенную в утвержденный перечень пользователей, исключения из списка пользователей он обязан в течение __ часов сдать выделенный ему корпоративный номер сотовой связи. По истечении указанного срока номер сотовой связи Работодателя блокируется.

7.2. Возврат номера сотовой связи осуществляется координатору.

8. Другие операции с номерами сотовой связи

8.1. В случае если работник, увольняясь от Работодателя или лишившись права использования корпоративного номера сотовой связи, желает оставить в личное пользование выделенный ему номер сотовой связи, возможен по заявлению работника перевод номера сотовой связи из корпоративного тарифа на частное физическое лицо.

8.2. Организационные вопросы реализации переоформления номера сотовой связи из корпоративного тарифа на частное физическое лицо, указанное в п. 8.1, решает координатор.

Приложение:

1. Форма служебной записки о выделении корпоративного номера сотовой связи.

2. Форма заявления об ознакомлении работника с установленным ему лимитом и о его обязательстве возместить сумму, превышающую установленный лимит.

Источник: https://vse-documenty.ru/%D0%B1%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%BA%D0%B8/%D0%9F%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B6%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5/%D0%9F%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B6%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%BE%D0%B1_%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B8_%D0%BA%D0%BE%D1%80%D0%BF%D0%BE%D1%80%D0%B0%D1%82%D0%B8%D0%B2%D0%BD%D0%BE%D0%B9_%D1%81%D0%BE%D1%82%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9_%D1%81%D0%B2%D1%8F%D0%B7%D0%B8

Профессиональное управление корпоративной мобильной связью. Снижение затрат до 70%!

Как отразить использование корпоративной мобильной связи сотрудниками?

Трудно себе представить компанию ведущую эффективную деятельность и при этом не использующую корпоративную мобильную связь.

Корпоративная связь это и коммуникация с клиентами, партнерами, между сотрудниками внутри компании и возможность контролировать кадры, сохранять клиентскую базу внутри компании в случае увольнения сотрудников. Корпоративная мобильная связь позволяет определять местоположение персонала, вести контроль совершаемых звонков, избежать неприятных моментов, связанных с возможной утечкой ценной информации.

Также корпоративная мобильная связь позволяет централизовано оплачивать все мобильные телефоны сотрудников, что позволит вам быть уверенными в том, что ни у одного сотрудника в самый неподходящий момент не закончатся деньги на телефоне.

Представьте себе, как пострадает репутация компании если ваш важный клиент, позвонив своему менеджеру услышит, что номер временно заблокирован или ваш сотрудник, забудет оплатить свой телефон, не сможет воспользоваться навигацией и опоздает на важную встречу.

Для многих компаний важными моментами при пользование корпоративной мобильной связью является возможность оплачивать счета по безналичному расчету.

В последние годы становится нормальной практикой включать сотовую связь в социальный пакет и предоставлять всем сотрудникам компании наряду со страховкой, забота о персонале повышает рейтинг компании среди прочих работодателей.

Какой должна быть корпоративная мобильная связь?

Часто, при всей очевидности пользы, компании отказываются от пользования корпоративной мобильной связью из-за сложностей связанных с контролем расходов на связь и ведением учета, в следствии чего может быть существенно превышен первоначально запланированный бюджет или отсутствием должного сервиса со стороны оператора связи и невозможностью оперативно получать информацию и услуги, например, сим-карты для новых сотрудников или предложения по новым, интересным сервисам, таким как, например FMC или интрасеть. Мы считаем, что корпоративная мобильная связь должна быть с одной стороны 100% надежной, отказоустойчивой, и при этом удобной в управлении.

Почему клиенты выбирают нас?

Большинство операторов связи стараются предлагать клиентам «максимально полные тарифные планы» по «минимальным ценам» при этом действительно эффективное управление расходами на мобильную связь достигается исключительно путем регулярной работы с нашей стороны и оптимального подбора и использования тарифных планов и опций для всех наших клиентов, попробуем выделить ключевые направления работы оптимизации расходов:

Онлайн мониторинг трафика заключается в том, что мы в реальном времени следим за расходами всех пользователей корпоративной связи и, в случае «нежелательного поведения трафика», имеем возможность немедленно принимать правильные решения.

Ежемесячный анализ трафика по каждому номеру дает нам возможность оптимизировать расходы пользователя путем подключения различных опций и скидок, либо проводить разъяснительно ознакомительную работу по тарифам и оптимальному режиму использования мобильного номера.

Ежеквартальный анализ трафика каждого абонента или групп абонентов позволяет нам понимать общую картину использования номеров и работать в направлении изменения тарифных планов, обобщения расходов по принципу «общего котла».

Запреты на определенные направления трафика. Например, мы можем закрывать платные ые сервисы, платные СМС и интернет контент, интернет в роуминге, в общем, все то, что обычно оператор связи пытается навязать абонентам всеми возможными способами.

Очевидные выгоды, которые получают наши корпоративные клиенты это:

Выделенная служба поддержки

Любые вопросы по обслуживанию номеров подключение/отключение услуг, перевод номера в роуминг и т.д. можно решить через мгновенное соединение с оператором по короткому номеру 0905.

Красивые короткие номера

Внутри договора за каждым номером будет закреплен короткий четырехзначный номер, например, *2015, которые можно использовать для звонков между «своими» номерами. Например, каждый сотрудник может позвонить директору, набрав номер *2015, а операторам, которые принимают заказы можно назначить номера *2001, *2002, *2003 и т.д.

Возможность переоформления номеров

В случае, если у кого-то из сотрудников уже есть номер другого оператора, который необходимо сохранить, есть возможность переоформить этот номер на общий корпоративный договор в нашей компании.

Преемственность номеров

В случае, если до перехода на корпоративный номер Билайн, сотрудник пользовался номером другого оператора, либо другим номером Билайн, с целью сохранения контактов, на все старые номера возможно установить бесплатную переадресацию вызовов. Все звонки будут переадресовываться на новые номера.

Единые счета

Легкость ведения учета. Перевод всех номеров на единый корпоративный договор позволит упростить работу бухгалтерии в части сбора информации, получения и оплаты счетов. Все счета будут выставляться одним днем, один раз в месяц.

Прозрачные счета

К каждому счету предоставляется удобная детализация звонков в формате Excel. Для каждого номера предусмотрена отдельная строка с информацией по расходам и рекомендации по оптимизации расходов

Источник: https://westek.ru/dlya-abonentov/stati/professionalnoe-upravlenie-korporativnoj-mobilnoj-svyazyu-snizhenie-zatrat-do-70/

Адвокат Насибулин
Добавить комментарий