Как поставить задачу письменно проблемному сотруднику?

Содержание
  1. Как правильно ставить задачи подчиненным и контролировать их выполнение
  2. Ситуационное руководство по постановке задач
  3. Как ставить задачи подчиненным, если у них нет мотивации
  4. Как контролировать выполнение задач: лучшие сервисы
  5. Канбан-доски
  6. CRM-системы
  7. Как правильно ставить задачи сотрудникам – публикации на Jobs.ua
  8. Приказы и их последствия
  9. Задачи-проблемы как альтернатива
  10. Концепция SMART
  11. Как правильно поставить задачу: советы
  12. Неправильный подход начальства
  13. Как ставить задачи сотрудникам: советы руководителю + примеры
  14. Задачи-приказы и задачи-проблемы
  15. Последствия задач-приказов
  16. Альтернатива: задачи-проблемы
  17. Как грамотно ставить цели сотруднику
  18. Цели по SMART для сотрудников
  19. Конкретизируйте задачи сотрудникам
  20. Определите меры результата
  21. Убедитесь, что цель достижима в обозначенный срок
  22. Убедитесь, что цель значимая
  23. Установите дедлайн и отслеживайте выполнение цели
  24. Чек-лист для постановки SMART-цели сотруднику
  25. Как ставить задачи сотрудникам: примеры
  26. 5 типичных ошибок в постановке целей и задач
  27. Нереалистичные цели и задачи
  28. Узкий фокус внимания
  29. Руководители не отслеживают процесс
  30. Негативные цели
  31. Слишком много целей
  32. Что запомнить
  33. Постановка задач подчиненным: 5 заповедей
  34. 1. Будь последователен в задачах своих
  35. 2. Разъясняй цель свою
  36. 3. Знай возможности подчиненных, как свои собственные
  37. 4. Вооружи подчиненного своего
  38. 5. Помни о контроле промежуточном
  39. 6 правил эффективной задачи: Как добиться от сотрудников ее выполнения
  40. Формула эффективной задачи
  41. 1. Обозначьте проблему
  42. 2. Опишите смысл проблемы в масштабах бизнеса
  43. 3. Сформулируйте суть и условия задачи
  44. 4. Объясните сроки
  45. 5. Мотивируйте
  46. 6. Письменно зафиксируйте задачу
  47. Формируем привычку
  48. Всё под контролем
  49. Правила постановки задачи сотрудникам для руководителя
  50. Метод проб и ошибок
  51. 9 правил постановки задачи сотрудникам
  52. Ответственность при постановке задач

Как правильно ставить задачи подчиненным и контролировать их выполнение

Как поставить задачу письменно проблемному сотруднику?

Результат работы сотрудника напрямую зависит от того, как ему ставят задачи. Если поручение не выполнено, то зачастую в этом виноват руководитель: он либо не правильно объяснил, что ему нужно, либо не проконтролировал исполнение. Мы выяснили у экспертов, что такое правильная постановка задач сотрудникам и какие сервисы лучше использовать для контроля.

I. Ситуационное руководство по постановке задач
II. Как ставить задачи подчиненным, если у них нет мотивации
III. Как контролировать выполнение задач: лучшие сервисы
1. Канбан-доски
2. CRM-системы

Ситуационное руководство по постановке задач

В середине XX века ученые Кеннет Бланшар и Пол Херси разработали методику правильной постановки задач подчиненным и назвали ее «Ситуационное руководство».

Они выяснили, что руководителям свойственны два вида поведения: директивное, когда даются четкие указания и сроки, и поддерживающее, когда подчиненного хвалят и заботятся о нем. На практике эти виды смешиваются в разных пропорциях и формируют 4 стиля управления:

  1. Инструктивный. Почти полностью основан на директивном поведении. Руководитель говорит, что делать, как, с помощью каких инструментов и в какой срок. Подходит для управления новичками, так как им точная информация куда важнее слов поддержки.
  2. Наставнический. Директивное поведение уступает поддерживающему. Для управления теми, кто имеет начальные навыки и хочет расти в профессии. Руководитель проводит совещания с четкими инструкциями, но при этом подбадривает исполнителей, чтобы у них не опускались руки при первых сложностях.
  3. Поддерживающий. Для управление теми, кому работа известна. При назначении задач руководитель советуется с подчиненными и помогает им принимать решения.
  4. Делегирующий. Здесь руководитель отчасти раздает директивы, отчасти поддерживает. Он обозначает только цель и сроки и дает исполнителю полную свободу действий. Поэтому стиль подходит при работе с компетентными работниками, которые итак знают, что делать.

Назад

Как ставить задачи подчиненным, если у них нет мотивации

Некоторые люди начинают лениться, если не видят мотивации. Поэтому при постановке задач таким подчиненным нужно обеспечить им дополнительную мотивацию.

Владимир Якуба, бизнес-тренер:
— Одна женщина стала работать продуктивнее после того, как руководитель начал давать ей обратную связь и отмечать ее результаты. Ее мотивация заключалась в уважении и поддержке.

Некоторым работникам может не нравиться, что в офисе нет канцтоваров, лампы или электрочайника. Цель каждого руководителя — определить, что мотивирует каждого и воздействовать на персонал тем, что им нужно.

Тогда у сотрудников глаза загорятся, и лень уйдет.

Читать по теме
Если не знаете, как выяснить мотивацию сотрудников, возьмите на заметку готовые сценарии, которые мы описали в нашем блоге.

Некоторые плохо работают из-за принципа, а не из-за лени. Например, не слишком стараются, зная, что все равно премию за это не получат.

Владимир Якуба, бизнес-тренер:
— Чтобы понять, почему люди работают непродуктивно, нужно измерить их мотивацию.

Есть 2 способа: анкетирование Ландсберга (применяется для всего коллектива) и разговор один-на-один (для конкретного человека). После измерения вы поймете, что конкретно их не устраивает.

Дальше нужно корректировать систему мотивации в соответствии с потребностями сотрудников.

Анкетирование Ландсберга помогает собрать мнения сотрудников о том, что у них вызывает дискомфорт. Итоги подводятся на общем собрании. Все вместе обсуждают проблемы, пути решения, а затем руководитель раздает поручения: кто что делает для исправления ситуации и за какой срок.

При разговоре один-на-один бизнес-тренер Антон Краснобабцев советует общаться с сотрудником в непринужденной обстановке, причем выступать в роли друга, а не сурового начальника. Задавайте вопросы, которые помогут определить его мотивацию:

Из ответов вы узнаете тип мотивации сотрудника: избегание или достижение.

Избегание Достижение
Признаки Боится сложных задач, гнева руководства, ничего не хочет менять Любит сложные задачи, предлагает идеи по улучшению условий труда, готов много работать ради результата
Что делать Не тянуть в лидеры. Его мотивация — стабильность и работа с текущей базой клиентов Выслушать и устранить демотиваторы

Читать по теме
Когда директор стал считать исходящие звонки менеджеров, они начали звонить в 2 раза больше. Другие способы мотивации и их результаты — в кейсе компании Grizzly.

Назад

Как контролировать выполнение задач: лучшие сервисы

Digital-агентство «Далее» опубликовало в своем блоге обзор самых популярных сервисов для управления проектами и задачами. В него вошли канбан-доски и CRM-системы.

Канбан-доски

Это online-программы с четким алгоритмом постановки задач подчиненным: где задачи создаются в отдельных карточках, которые перемещаются по этапам по мере выполнения работы.

Можно выставлять сроки, назначать ответственных, прикреплять вложения и добавлять комментарии.

Они доступны с любого устройства, поэтому руководитель может поставить новые задачи и проверить работу над остальными даже будучи за 2000 км от офиса.

В Интернете доступны как минимум 10 платных и бесплатных сервисов. По рейтингу сервиса Startpaсk, в России самым популярным считается Trello.

Анастасия Котельникова, гендиректор косметологического центра SkinLazerMed:
— Я часто нахожусь в разъездах, при этом должна контролировать администраторов и докторов в двух клиниках. Раньше мы общались по e-mail.

Но это не самая оперативная связь: я поздно узнавала о текущих делах, и часто срывались дедлайны. Назрела необходимость ввести автоматизированную систему постановки и контроля задач сотрудников. Так мы внедрили Трелло. Теперь я вижу, в какой момент работа стопорится, и оперативно вношу корректировки.

Итог: задачи стали выполняться в 2-3 раза быстрее без потери качества.

Назад

CRM-системы

В 2018 году был проведен опрос среди компаний, которые внедрили CRM-систему. 67% из них сказали, что сделали это для повышения продуктивности работы сотрудников. На примере системы от компании SalesapCRM посмотрим, какие функции помогают этого добиться.

  • CRM отправляет менеджерам уведомления с напоминаниями о запланированных звонках, встречах и задачах. В результате руководителю не приходится следить за их работой ежечасно, а сами менеджеры не забывают о задачах, за счет чего работают более продуктивно. Все «просрочки» автоматически переносятся в соответствующий список и окрашиваются красным цветом, что позволяет руководителю моментально реагировать и принимать меры, не затягивая срок еще больше.

Так выглядит список задач, в том числе просроченных, в SalesapCRM.

  • Если менеджер долго тянет с задачей, CRM это «увидит» и окрасит полоску прогресс-бара из зеленого в желтый или красный цвет. Руководитель это заметит и сможет повлиять на движение дел. Это позволяет вовремя помочь сотруднику с задачей и не сорвать дедлайн, или выявить лентяя.

Так выглядит цветовой индикатор в SalesapCRM, который помогает вычислить зависшие задачи.

  • CRM сама собирает любые виды отчетов, которые руководитель может посмотреть в онлайн-режиме. Автоматический сбор данных исключает ошибки менеджеров при их составлении. Это позволяет максимально точно проанализировать работу за прошедший период и сформулировать более точные задачи.

Примеры отчетов в SalesapCRM

Сотрудники бывают разные, руководители — тоже, поэтому и работу выстраивать приходится по-разному. Выбирайте подходящие методы управления, внедряйте программы-помощники и держите все дела в компании под контролем.

Назад

Наталья Хальзова

Внедрите SalesapCRM — систему, которая помогает сотрудникам избегать ошибок,
а вам — зарабатывать больше!

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки.

Источник: https://salesap.ru/blog/kak-stavit-zadachi-podchinennym/

Как правильно ставить задачи сотрудникам – публикации на Jobs.ua

Как поставить задачу письменно проблемному сотруднику?

Успех компании зависит не только от начальства, но и от сотрудников. Директор должен раздавать поручения, контролировать их качественное выполнение. Кажется, что всё сделано правильно, а работа сдана не в срок или не соответствует плану. Поэтому для повышения эффективности руководству необходимо знать, как правильно поставить задачу подчинённому.

Приказы и их последствия

Руководству необходимо понимать, что каждое задание не является поручением с подробной инструкцией. При творческом подходе к работе окончательные результаты будут выше ожидания. Вот несколько примеров таких приказов: «Быстро позвони Илье Николаевичу!» или «Отремонтируй факс!».

В некоторых случаях проявлять строгость хорошо, но здесь сотрудник будет бездумно исполнять поручение в ограниченных условиях. Он, безусловно, всё сделает, но не задумываясь о том, кому и зачем это нужно.

Приказ не позволяет развиваться, а работник не желает получить хороший результат. Если в команде не растёт один человек, то и компанию ждёт та же участь.

Работник просто «существует» в офисе от одной зарплаты до другой.

Задачи-проблемы как альтернатива

Пример постановки задач подчинённому заключается в том, чтобы позволить ему самостоятельно выбрать метод решения определённого задания и отвечать за результат. Поощрение сотрудника за правильный выбор приводит к его росту как личности и профессионала. Он ощущает свою значимость для компании.

Не стоит кардинально менять систему, ведь нужно всего несколько правильных слов в адрес коллектива для повышения эффективности работы.

Продуманный подход и формулировки позволят получить команду с мотивацией и рвением к покорению новых вершин.

Примеры: «Завтра в обед подъедет клиент, необходимо отремонтировать факс и отправить ему маркетинговый план» или «Звонил Илья Николаевич и попросил подправить макет».

Алгоритм постановки задач сотрудникам:

  1. Работникам следует рассказать, для чего и почему так важно выполнить задание в срок и качественно.
  2. Начальство обозначает суть поручения, условия его выполнения.
  3. Описываются все этапы и ответственные за работу лица.
  4. Выставляется дедлайн, дата должна быть обоснована.
  5. Нужно объяснение, почему сотрудник делает именно эту задачу, нелишним будет указать на его лучшие стороны.
  6. Можно предложить один из вариантов решения проблемы, но сделав акцент на том, что это не единственный правильный путь.

Такие способы постановки задач подчинённым позволят коллективу увидеть общую картину. Это мотивирует каждого члена команды на ответственный и креативный подход к работе.

Концепция SMART

При более чёткой формулировке достичь желаемого легче. Существует ещё один современный способ, как правильно ставить задачи подчинённым.

Аббревиатура SMART показывает, какая должна быть цель: конкретная, измеримая, достижимая, значимая и ограниченная во времени.

Specific

Руководитель должен раздавать задания по делу:

  • определиться с окончательным результатом;
  • по максимуму исключить глаголы, общие формулировки;
  • обозначить ответственных сотрудников;
  • уделить внимание важным элементам и деталям.

Правильно: сдать статью на 8000 знаков для блога «Как развить чувство ответственности». Ошибка: срочно написать текст о психологии.

Measurable

Все цели должны быть измеримыми. Чтобы установить границы, нужно задать несколько вопросов. Например: когда станет понятно, что задача выполнена; какое значение укажет, что желаемое получено; какое число у этого показателя?

Правильно: написать 4 поста для «Инстаграма», сообщив пользователям об акции до конца недели и охватив минимум 5000 человек. Ошибка: создать несколько небольших текстов для социальной сети.

Achievable

Начальству требуется убедиться, что цель достижима к определённому сроку. Реальность выполнения задачи напрямую влияет на мотивацию человека. Желание работать и вера в себя резко падают, если ожидания завышены. Руководство должно уделять внимание таким факторам – наличию необходимых ресурсов, опыта, знаний и времени у сотрудника.

Правильно: подбором изображений для статьи занимается дизайнер, а текст пишет копирайтер. Ошибка: иллюстратор подготавливает пост в блог.

Relevant

Правильная постановка задач подчинённому включает вопрос: «Какую выгоду получит компания от достижения этой цели?». Если в итоге никаких плюсов не предвидится, то бизнес понесёт лишь убытки из-за потраченных ресурсов.

Time Boand

Руководству требуется установить срок выполнения задачи и отслеживать весь процесс. Большое задание стоит разделить на несколько этапов, каждый из которых имеет свой дедлайн.

Правильно: сделать опрос клиентов компании до 20 января с прилагающимися вариантами вопросов. Ошибка: провести анкетирование постоянных покупателей в ближайшее время.

Алгоритм постановки задач подчинённым с помощью SMART:

  1. Конкретная и чёткая цель.
  2. Назначение ответственного лица.
  3. Установка срока выполнения.
  4. Когда будет известно, что план осуществим?
  5. Какой показатель говорит о достигнутой цели?
  6. Какое число у этого значения?
  7. Какие преимущества для компании при решении этой задачи?
  8. Хватает ли ресурсов для окончания проекта в срок?

Все вышеперечисленные элементы достаточно простые, но, только проработав каждый пункт, можно получить наилучший результат.

Как правильно поставить задачу: советы

Вот ещё несколько рекомендаций специалистов, благодаря которым повышается работоспособность сотрудников:

  1. Разрешение проявлять инициативу. Это прибавит уверенности работнику, но только в том случае, если он полностью понял задание.
  2. Побуждение к действию. Начальство является катализатором для подчинённых. Иногда хватает лишь одобрительного слова или поддержки, чтобы коллектив показал, на что способен.
  3. После назначения ответственного за работу человека стоит его расспросить о дальнейших действиях и применяемых ресурсах. Таким способом можно проверить его понимание.

Правильно поставленная задача – это залог оперативной, интересной и качественной работы в компании.

Неправильный подход начальства

Компании имеют доступ к огромному количеству информации, но всё равно делают ошибки. Вот основные из них:

  1. Нереальная постановка задач подчинённым. Невозможно одну важную работу сделать качественно за короткий срок. Больше объёмы стоит разделить на несколько мелких. Каждым этапом работы должен заниматься специалист именно в этой области.
  2. Отсутствие отслеживания процесса. Руководство ждёт отличных результатов и решения глобальных вопросов. Должностные лица должны присматриваться к выполнению небольших задач, мотивировать рабочих и корректировать план по мере достижения цели.
  3. Узкий фокус внимания. Большинство людей видит лишь конкретную сферу, не рассматривая всей картины в общем. Если имеются проблемы, то стоит выявить причины их возникновения и пошагово решать их, подключая другие ресурсы и профессионалов.
  4. Огромное количество задач. Перед тем как поставить задачу подчинённому, следует обдумать, справится ли он сам с такими объёмами работы. Работник перестаёт видеть приоритеты, у него снижается мотивация и возникает стрессовое состояние. Сначала необходимо выполнить самые важные вопросы, а затем лишь второстепенные. Раз в неделю руководство должно контролировать загруженность отдела.
  5. Отрицательные цели. Лишь 3,5% людей знают, к чему они стремятся, а вот остальным приходится быть в непонимании, и они концентрируются на этом. Правильная постановка задачи напрямую влияет на достижение желаемого. Стоит указывать на проблемы без негативного подтекста (не опаздывай на работу, не забывай читать почту).

Управление командой не так и сложно, если приложить немного усилий, ободрять и прислушиваться к каждому сотруднику. Все вышеперечисленные советы и рекомендации показывают, как следует ставить перед подчинёнными задачи.

Источник: https://jobs.ua/rus/articles/kak-pravilno-stavit-zadachi-sotrudnikam-13432

Как ставить задачи сотрудникам: советы руководителю + примеры

Как поставить задачу письменно проблемному сотруднику?

Почему одни задачи сотрудники выполняют, а с другими постоянно возникают проблемы? Анализ компании ZSC показывает, на продуктивную работу сотрудник тратит в среднем 3,5 часа из 8. Остальное время он занимается личными делами. Но как ставить задачи сотрудникам, чтобы они эффективно использовали рабочее время? Подготовили материал, из которого вы узнаете:

Про задачи-приказы и задачи-проблемы
Про цели по SMART для сотрудников
Как ставить задачи сотрудникам правильно
5 типичных ошибок в постановке целей и задач

Задачи-приказы и задачи-проблемы

Важно осознать, каждая задача — не приказ с предельно точной инструкцией. Если подойти к решению оптимально и творчески, результат превысит все ожидания.

Примеры задач-приказов

Отремонтируй принтер!Срочно позвони Ивану Геннадьевичу!

Подготовь отчет за прошедшую неделю!

Последствия задач-приказов

Приказ — бездумное выполнение в узких рамках. Сказано — сделано. Человек выполняет задачу, не задумываясь, зачем и кому это нужно. Такой путь не ведет к развитию навыков и самостоятельности.

Сотрудник не нацелен на результат. Если что-то пошло не так, он не готов стараться усерднее и проявлять инициативу. В итоге не растет ни он сам, ни компания. Такой работник теряет всякую мотивацию, отсиживается в офисе от зарплаты до зарплаты и стремительно деградирует.

Альтернатива: задачи-проблемы

Позвольте сотруднику самому выбирать способ решения конкретной задачи и отвечать за результат. Поощряйте его удачный выбор. Это путь роста. Так сотрудник чувствует себя свободным, выполняет поставленные ему задачи без четких рамок от руководителя. Он осознает свой вклад, значимость для компании и коллектива.

Дело не в глобальных изменениях системы, а только в правильных словах и формулировках. Грамотно выстроив их, вы получаете команду сотрудников, готовых с энтузиазмом, рвением приступать к работе и выполнять даже самые сложные задачи.

Примеры задач-проблем

К обеду придет клиент, нужно отремонтировать принтер и распечатать маркетинг-кит.

Звонил Иван Геннадьевич, просил внести правки в макет.
Конверсия снизилась на 30%, мне важно выяснить причину.

Как грамотно ставить цели сотруднику

  1. Начните с предыстории, расскажите, откуда и для чего важно выполнить текущую задачу.
  2. Обозначьте суть задачи и условия выполнения.
  3. Опишите следующие этапы работы и ответственных за выполнение.
  4. Поставьте и обоснуйте сроки.
  5. Объясните, почему задачу выполняет этот сотрудник, похвалите его сильные стороны.
  6. Предложите вариант решения задачи, но предупредите, он не единственно верный.

Так ваша команда будет видеть всю картину. Он мотивирован выполнить задачу креативно, в срок и с полной ответственностью за результат.

Такие сотрудники быстро развиваются, а компания идет вперед.

Цели по SMART для сотрудников

Если сформулировать задачу четко и ясно, достичь её гораздо проще. Разберем концепцию Smart-целей. SMART — это аббревиатура: S — Specific (конкретная), M — Measurable (измеримая), A — Achievable (достижимая), R — Relevant (значимая), T — Time Boand (ограниченная во времени).

Конкретизируйте задачи сотрудникам

  • Определите результат, которого хотите достичь.
  • Используйте глаголы, избегайте общих, неоднозначных формулировок.
  • Назначьте ответственных.
  • Уделите внимание деталям, особенно для формирования задач новичкам.

Неправильно: срочно написать статью об автоворонках.

Правильно: написать статью на 9500 знаков для блога “Практическое применение автоворонок” до 1 июня.

Определите меры результата

Цель должна быть измеримой. Обозначьте конкретные критерии: показатели, метрики и т.д. Используйте вопросы:

  • Когда будет понятно, что цель достигнута?
  • Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?
  • Какое значение у этого показателя?

Неправильно: создать пару постов для социальных сетей.

Правильно: создать 2-3 поста для социальных сетей — сообщить об акции до конца недели и охватить не менее 5000 человек.

Убедитесь, что цель достижима в обозначенный срок

Реалистичность цели влияет на мотивацию сотрудника. Если ожидания слишком завышены, исполнитель теряет веру в себя.

  • Убедитесь, что у сотрудника достаточно времени, знаний и опыта для выполнения текущей задачи.
  • Проверьте наличие необходимых ресурсов (инструментов, информации, инвестиций).

Неправильно: поручить дизайнеру создать статью в блог.

Правильно: поручить копирайтеру текст для статьи, дизайнеру — иллюстрации и обратную связь по материалу о дизайне.

Убедитесь, что цель значимая

Задайте вопрос: “Какие выгоды для компании принесет решение поставленной задачи?” Если компания не получит выгоды, такая цель не принесет результатов, а только отнимет ресурсы.

Установите дедлайн и отслеживайте выполнение цели

Ничто так не ускоряет выполнение задачи, как приближение дедлайна.

  • Укажите срок завершения задачи.
  • Большую задачу разделите на этапы и соответствующие им дедлайны.
  • Контролируйте или назначьте ответственных за поэтапное выполнение.

Неправильно: Провести опрос постоянных клиентов в ближайшее время.

Правильно: Провести опрос постоянных клиентов до 10 июня. Список вопросов прилагается.

Чек-лист для постановки SMART-цели сотруднику

  1. Поставьте четкую, конкретную задачу.
  2. Назначьте ответственного.
  3. Пропишите дедлайн.
  4. Когда будет понятно, что цель достигнута?
  5. Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?
  6. Какое значение у этого показателя?
  7. Какие выгоды для компании принесет решение
    поставленной задачи?
  8. Все ли ресурсы есть для достижения цели в срок?

Как ставить задачи сотрудникам: примеры

  1. Поручить менеджеру по продажам провести опрос всех постоянных клиентов компании до конца текущей недели. Список вопросов прилагается.
  2. Назначить руководителя отдела продаж ответственным за ежедневную проверку скрипта продаж у каждого менеджера в начале рабочего дня.
  3. Запросить у аналитика посещаемость сайта за последние 3 месяца.
  4. Поручить директору разработку бонусной системы за перевыполнение плана продаж менеджерами до 4 июня.
  5. Поднять оборот отдела продаж на $5000 до конца июля 2018 года.
  6. Поручить копирайтеру макет презентации проекта “Новострой ЖК Павловский” для клиентов до 10 июня.
  7. Поручить верстальщику разработать мобильную версию сайта компании до конца июня.
  8. Запросить у бухгалтера отчет о выдаче заработной платы сотрудникам отдела продаж за последние полгода.

5 типичных ошибок в постановке целей и задач

При всем изобилии информации о постановке целей и уверенности в своей правоте, все мы продолжаем делать ошибки. Разберем самые распространенные.

Нереалистичные цели и задачи

Мы переоцениваем то, что можем сделать за год и недооцениваем, что можем сделать за пять лет. В результате космические планы не выполнены, мотивация действовать дальше на нуле.

Делите слишком объемные задачи на несколько мелких. Ставьте дедлайны и последовательно контролируйте их выполнение. Поручайте сотруднику дела, результат которых зависит от него самого, а не от внешних обстоятельств.

Неправильно: поручить менеджеру сделать оборот $1000 за 2 дня.

Правильно: поручить менеджеру провести 20 презентаций за неделю.

Узкий фокус внимания

Многие сосредотачивают внимание на одной конкретной сфере. Погружаются в неё целиком, не видят общей картины и рычагов с других сфер, которые могут повлиять на общий результат.

Например, нужно вдвое больше продаж. Руководитель проводит ежедневные собрания менеджеров, разрабатывает систему мотивации, создает новые скрипты. Продажи падают. Руководитель злиться, менеджеры стрессуют.

Важно выявить причину. Аудитория может быть холодной, есть ошибки в рекламных объявлениях, неправильно определены интересы потенциальных клиентов, есть стратегические ошибки в подходе к самой лидогенерации. В таком случае уделите внимание маркетингу и поиску ресурсов.

Руководители не отслеживают процесс

Практически у всех руководителей масштабное мышление и глобальные задачи. Они с головой погружены в работу и ждут крутых результатов.

Если не отслеживать короткие успехи, снижается мотивация. Фокус смещается на выполнение конкретной задачи. РУководитель теряет видение более оптимальных путей решения.

Будьте внимательны. Отслеживайте мелкие успехи и корректируйте план выполнения задачи.

Например, если у вас стоит задача повысить продажи на 10% за ближайшие 1,5 месяца, разделите её на ряд подзадач. Усовершенствуйте скрипты, отправьте менеджеров на обучение, поручите создать воронку продаж специалисту и т.д.

Негативные цели

Только 3,5% людей четко знают, чего хотят. Остальные 96,5% знают чего они не хотят и фокусируются на этом.

Четко сформулированные мысли напрямую влияют на достижение цели. Негативные цели (перестать опаздывать, не забывать ежедневно читать) закрывают путь к решению проблем. Более разумно задуматься о путях достижения желаемого результата.

Неправильно: Не опаздывать на работу.

Правильно: С завтрашнего дня приходить в офис за 5 минут до начала рабочего дня.

Слишком много целей

Зачастую хочется сделать или поручить кому-то всё и сразу. В итоге человек не видит приоритетов. У него возникает стресс и нежелание что-либо делать. Груз кажется неподъемным.

Помните, важно не количество, а качество. Выставляйте приоритет по 10-бальной шкале. Прежде делегируйте самые важные задачи и доносите их значимость исполнителю. Анализируйте раз в неделю загруженность своего отдела, чтобы понять, как ставить задачи сотрудникам в будущем.

Что запомнить

  1. Задачи-приказы могут быть эффективными, но не в долгосрочной перспективе.
  2. Задачи-проблемы позволяют найти больше решений и развивают сотрудников.
  3. Ставьте цели по SMART — конкретные, измеримые, достижимые, значимые и ограниченные во времени.
  4. Поручайте сотруднику дела, результат которых зависит от него самого, а не от внешних обстоятельств.
  5. Процесс тоже важен, не нужно мерить только по результату. Отслеживайте мелкие успехи и корректируйте план выполнения задачи.
  6. Учитывайте значимость задач и их приоритет, чтобы упростить жизнь себе и коллегам.

Простые и практичные инструменты легко внедрить, а главное — они работают.

Используйте эти советы, чтобы сформировать сильную команду, упростить себе жизнь и вывести бизнес на новый уровень.

Оцените нашу статью:

1 5,00 из 5
Загрузка…

Для этого мы подготовили специальные чек-листы.

  • Все в порядке с вашим сайтом или лендингом и что стоит улучшить;
  • Какие есть ключевые этапы воронки продаж;
  • ТОП 10 лучших инструментов аналитики;
  • Блиц-тест проработки образа клиента (за 3 минуты).

Источник: https://rezart.agency/blog/kak-stavit-zadazhi-sotrudnikam/

Постановка задач подчиненным: 5 заповедей

Как поставить задачу письменно проблемному сотруднику?

Недавно бессменный президент Белоруссии, крепкий хозяйственник и главный патриот А. Г. Лукашенко эффектно и безжалостно покарал с десяток высокопоставленных руководителей за длительное отсутствие результата, и этот процесс был освещен по телевидению на всю страну.

Вот этот ролик:

Впечатляет, правда? Как он их! У нас бы так! Но у меня созерцание этого действа вызывает смешанные чувства. Проблема публичного осуждения своих подчиненных в том, что в их ошибках всегда есть доля твоей собственной вины. То есть, осуждая их, ты осуждаешь сам себя. И пока ты упражняешься в красноречии, они думают именно об этом.

Я сильно подозреваю, что Александр Григорьевич, как любой руководитель, сам немало виноват в неудачах своих подчиненных. Безусловно, тяжело делать однозначные выводы, сидя в уютной московской квартире, пока белорусский гарант храбро месит грязь и выжигает ересь на своей вотчине, но все же рискну сделать некоторые обобщения.

Итак, какова же роль руководителя в неудачах своих подчиненных и какие правила обеспечивают успех исполнения поставленных задач?

1. Будь последователен в задачах своих

Ошибки руководителя:

  • Поставил задачу, несогласованную с задачами других подразделений. Задача, противоречащая целям других подразделений, неминуемо натолкнется на стену сопротивления со стороны последних. Не нужно развязывать гражданской войны руками своих же подчиненных.
  • Поставил задачу, конфликтующую (по срокам, ресурсам или цели) с другими задачами сотрудника. Бывает, придет руководителю в голову идея, ну такая прекрасная, что хоть Нобелевскую премию давай. Чтобы она не пропадала, он срочно ставит ее подчиненному, даже не спрашивая, чем тот сейчас занят. А потом удивляется, почему сотрудник ни одно дело не может довести до конца.

Проверочный вопрос подчиненному:

Не противоречит ли эта задача другим твоим приоритетам?

2. Разъясняй цель свою

Ошибки руководителя:

  • Поставил задачу непонятно или неконкретно. Безусловно, осмысление задачи и ее декомпозиция — дело исполнителя, но конечный результат должен быть обозначен руководителем четко и понятно.
  • Не объяснил, почему поставлена задача. Одну и ту же задачу можно выполнить по-разному в зависимости от того, для чего она выполняется. Удостоверься, что задача будет выполнена с пониманием ее предназначения.
  • Не убедился, что задача понята правильно. То, что говорил ты и то, что слышал сотрудник — это две большие разницы. Лучше попросить сотрудника проговорить собственное понимание задачи. А еще лучше — записать её.

Проверочный вопрос подчиненному:

Как ты понял, к чему нужно прийти?

3. Знай возможности подчиненных, как свои собственные

Ошибки руководителя:

  • Поставил задачу, для которой у подчиненного нет навыков и опыта. В эпоху преобладания целей “на вырост” нередка ситуация, когда заранее известно, что для достижения результата сотруднику нужно будет превзойти самого себя. Однако и вероятность успеха при этом невысока.
  • Поставил заведомо невыполнимую задачу. Такой метод постановки задачи широко применяется в сказках: “Исхитрись-ка мне добыть То-Чаво-Не-Может-Быть. / Запиши себе названье, чтобы сразу не зыбыть.” (Л. Филатов, “Про Федота-Стрельца”). В реальной же жизни задачи лучше соотносить с реальностью.

Проверочный вопрос подчиненному:

Как ты будешь добиваться результата?

4. Вооружи подчиненного своего

Ошибки руководителя:

  • Не обеспечил подчиненного необходимыми ресурсами. Отправить подчиненного с серпом на танки — поступок героический, но не эффективный. Большие задачи требуют больших ресурсов.
  • Не обеспечил подчиненного необходимой информацией. Кто обладает информацией, обладает миром. Непонимание особенностей ситуации может привести сотрудника к провалу.
  • Поставил задачу в рамках чужой зоны ответственности. Иногда в запале целеполагания руководители сами забывают, что за этот вопрос отвечают другие люди.

Проверочный вопрос подчиненному:

Хватит ли тебе ресурсов и полномочий, чтобы добиться результата?

5. Помни о контроле промежуточном

Ошибки руководителя:

  • Не производил промежуточный контроль. Когда начальник не вспоминает о задаче, подчиненные делают вывод, что с ней можно повременить.
  • Поставил задачу в обход непосредственного руководителя исполнителя, тем самым не позволив ему обеспечивать решение задачи. Если есть руководитель, который может делать промежуточный контроль вместо тебя, не забудь уведомить его о задаче.

Проверочный вопрос подчиненному:

Как и кому ты будешь отчитываться о ходе работ?

См. также:

Источник: https://tvoyplan.com/2013/11/18/pravilnaya-postanovka-zadach-podchinennym/

6 правил эффективной задачи: Как добиться от сотрудников ее выполнения

Как поставить задачу письменно проблемному сотруднику?

Жизнь связана с задачами. Они повсюду: большие и маленькие, важные и не важные, срочные и не очень.

Жена просит забронировать билеты на Новый год, я прошу подчиненного подготовить документы по сделке. Не забронирую билеты сегодня, завтра они будут стоить дороже. Работник не подготовит документы вовремя — сделка отменится, компания потеряет деньги.

От результата выполнения задач зависит успех проекта или компании. Отсюда первая проблема любого бизнеса — исполнение задач.

Руководитель хочет, чтобы подчиненные выполняли задачи чётко и в срок. Если задача не выполнена или выполнена, но не так, виноват работник. Машина по выполнению задач дала сбой. Машину надо заменить. Это психология руководителя. И я так думал, пока не понял, что причина нечёткого выполнения задач не в работниках.

Они не роботы, а умные, думающие, творческие и ответственные люди. Я сам выбирал их в команду. Проблема во мне: я, как и многие руководители, не уделяю должного внимания постановке задач.

Формула эффективной задачи

Формула эффективной задачи, за которую работники принимаются с радостью и рвением, состоит из шести простых правил.

1. Обозначьте проблему

За каждой задачей руководителя — боль.

Если я прошу подчиненного что-то сделать, значит, мне зачем-то это нужно. Но объяснять это подчиненному руководители не считают нужным. В итоге работник думает, что начальник просто хочет нагрузить подчиненного рутинными задачами.

Статья по теме:  Где искать фрилансеров на удаленную работу

К примеру, я прошу менеджера проанализировать отчёт по лидам. Основная работа менеджера — работа с клиентом. Анализ отвлекает от основной работы. Менеджер тупо собирает данные и абы как делает отчёт, лишь бы поскорее избавиться от рутинной и не важной задачи.

Правильно поставленная задача — проблема, которую работник должен решить наилучшим образом и творчески. Это не приказ и не прямая инструкция.

НЕТ ДА
Проверь отчёт по лидам. Мне кажется, у нас упала конверсия. Надо посмотреть на цифры.
Напиши новость о телефонии в «Мегаплане». В «Мегаплане» давно работает телефония, но не все клиенты об этом знают. Надо придумать, как их оповестить.
Разработай дизайн рассылки Мы обновили сайт, а дизайн письма ещё старый. Сделай новый, более современный, чтобы он подходил к сайту.

Решая проблемы, а не тупо выполняя поручения, работник развивается. У него появляются нестандартные идеи, которые помогают компании двигаться вперед.

2. Опишите смысл проблемы в масштабах бизнеса

Если работник не понимает, зачем именно он готовит тот же анализ, сделает он его плохо. Объясните, что произойдет с результатом работы после.

С анализом отчета будут работать маркетологи. На основе собранных данных, они скорректируют рекламную кампанию продукта, которая привлечет новых клиентов. Конверсия увеличится, компания будет расти.

Так работник почувствует значимость задачи для развития бизнеса.

3. Сформулируйте суть и условия задачи

Опишите результат, который хотите получить. Если нужно, условия и ограничения. Поставьте менеджеру четкие временные рамки.

Подсчитай количество лидов за последние три месяца. Мне нужно понимать, действительно ли уменьшилась конверсия. Если да, то в какой именно момент. Составь список возможных причин.

4. Объясните сроки

Руководители часто ставят дедлайн по задаче, но не объясняют, почему именно эта дата важна. В результате для работника срок — лишь день икс, к которому нужно выполнить рутинную работу.

Анализ нужен к понедельнику. Через три недели у нас начинается масштабная рекламная кампания. Маркетологам потребуется время на корректировку площадок.

Вы объяснили работнику причину, по которой задачу нужно выполнить за определённый срок. Он понимает, что от выполнения задачи зависит работа других людей, и ответственнее подходит к решению проблемы.

5. Мотивируйте

Работник получает зарплату. Руководителям часто кажется, что этого достаточно для мотивации. Но это не так. Работники не всегда понимают, почему та или иная задача упала на их плечи. Объясните свой выбор менеджеру.

Проанализировать данные может маркетолог. Но мне бы хотелось, чтобы это сделал ты. Ты лучше знаешь клиентов и соберешь более полную информацию.

Подчиненный чувствует себя особенным, героем, суперменом и рвется в бой с энтузиазмом.

6. Письменно зафиксируйте задачу

Если вы правильно поставили задачу, но сделали это устно, а работник под диктовку записал в блокнот, обязательно что-то потеряется. После того как устно проговорили задачу, составьте письменное резюме.

Формируем привычку

Знать, как поставить задачу, чтобы её выполнили — половина дела. Надо постоянно применять знание на практике. Без автоматизации это невозможно. Вас хватит на неделю-две.

Потом появятся срочные дела и вы не распишете задачу подробно. Один раз — не страшно. Но там, где один раз халтуры, всегда появится второй и третий.

Вскоре вы плюнете на это гиблое дело, и снова превратитесь в раздатчика приказов для роботов.

Что-то должно постоянно напоминать о правильной постановке задач, чтобы схема вошла в привычку. Мне помогает «Мегаплан». Форма постановки задач — автоматическое напоминание.

Название задачи — всегда желаемое действие. Что должен сделать ваш работник? Ответ на вопрос и есть правильная формулировка задачи.

Статья по теме:  Где искать исполнителей, чтобы делегировать работу

НЕТ ДА
Мобильное приложение. Доработать кнопки в мобильном приложении.
Переключение языка. Настроить переключение языка в мобильном приложении.
Бага в программе Починить форму регистрации, не приходят SMS-уведомления.

Когда задача зафиксирована, работник чётче понимает, что от него хотят.

Он в любой момент может вернуться к задаче, перечитать её и учесть нюансы.

Всё под контролем

«Мегаплан» помогает руководителю следить за ходом выполнения работы. Я в любой момент могу зайти в задачу, спросить, как обстоят дела, или скорректировать проблему. Какую систему для постановки задач вы выберете, не важно. Важно, что задачи в мессенджере или почте канули в Лету.

Письма сжирают время и не позволяют руководителю постоянно быть в курсе процесса. На поиск одного сообщения уйдет столько времени, что проще подойти к работнику и спросить устно. Хорошо, если работник в офисе. С внештатниками такая история не прокатит.

Ставьте задачи правильно. Цель такого подхода — не выслужиться перед подчиненными и добиться звания «босс года», а улучшить работу компании.

Чтобы бизнес рос, пользуйтесь современными рабочими инструментами.

Источник: https://fortress-design.com/pravila-effektivnoj-zadachi/

Правила постановки задачи сотрудникам для руководителя

Как поставить задачу письменно проблемному сотруднику?

Вопрос, который волнует всех руководителей: “Как правильно ставить задачи сотрудникам, чтобы они выполнялись качественно и в срок”? Популярная технология постановки задач сотрудникам SMART, выделяет такие критерии идеальной задачи:

  • Конкретность (Specific);
  • Измеримость (Measurable);
  • Достижимость (Attainable);
  • Релевантность (Relevant);
  • Ограниченность по времени (Time-bounded).

Однако эти 5 слов не научат Вас как правильно поставить задачу сотруднику, как знание ПДД не научит хорошо водить автомобиль.

Метод проб и ошибок

Чтобы наладить эффективную систему постановки задач сотрудникам в своей компании, руководителю необходимо внедрить технологию, обкатать ее на своих сотрудниках, зафиксировать проблемные моменты, скорректировать их под специфику компании.

Мы сформулировали основные правила, позволяющие руководителю поставить задачу сотруднику так, чтобы наступить на наименьшее количество граблей.

9 правил постановки задачи сотрудникам

  1. Определите конечный срок выполнения задачи.

    Задача без срока выполнения — это просто пожелание, хотелка. Если Вы оставляете дедлайн на усмотрение подчиненного, то с таким же успехом можете сказать “выполни эту задачу, если хочешь”.

    Если Вы ждете, пока сотрудник сам догадается, когда нужно составить документ или прозвонить партнеров, то вероятнее всего, не дождетесь.

    А вот когда напротив задачи стоит “сделать до 10-го числа”, сотрудник понимает, что отвертеться от выполнения не получится.

  2. Помогите сотруднику расставить приоритетность задачи.

    За каждым сотрудником постоянно закреплено определенное количество задач. Он сам планирует, в каком порядке их выполнять, в зависимости от своей загруженности. Когда времени на выполнение не хватает, возникает потребность в расставлении приоритетов.

    И если планирование задач — обязанность сотрудника, то компетенцией для расставления приоритетов обладает руководитель, поскольку он рассматривает деятельность компании на стратегическом уровне.

    Сотрудник понятия не имеет, какая задача для компании важнее, и может только догадываться об этом.

  3. Онлайн программа по созданию команды и системы

  4. Разъясните конечную цель задачи.

    Когда сотрудник знает конечную цель задачи, он может внести полезные поправки в процесс ее выполнения. Например, руководитель просит распечатать визитки в конкретном принт-сервисе. Подчиненный выполняет задачу, не задумываясь о результате. Это директивный стиль.

    Если руководитель владеет более эффективными стилями управления, то он разъяснит подчиненному, что визитки нужны для участия в бизнес-конференции. Сотрудник загуглит и узнает, что в бизнес-центре, где будет проходить конференция, есть свой принт-сервис со скидкой для участников.

    Это сэкономит временной и денежный ресурс.

  5. Установите промежуточные этапы выполнения задачи и точки контроля.

    Если руководитель закладывает в задачу дополнительные цели, то промежуточные этапы в ней становятся не менее важны, чем конечный результат.

    Выполняя задачу “по-своему”, не так, как было оговорено, сотрудник может неосознанно саботировать некоторые цели руководства.

    Поэтому руководителю очень важно внедрить в компании правило — если промежуточные этапы задачи или способ ее выполнения проговорены или прописаны, то сотрудник обязан их придерживаться.

    Для многоэтапных задач также важно определить и прописать точки контроля, по которым руководитель будет проверять на какой стадии находится выполнение. Это дает возможность исправить возможные ошибки до наступления дедлайна.

  6. Установите бюджет, форму оплаты, ответственных за оплату.

    Система эффективной постановки задач сотрудникам обязательно должна учитывать финансовые затраты компании. Если руководитель понимает, что выполнение задачи требует затрат, то их лучше сразу внести в условия задачи.

    Чтобы сотрудник не тратил время на расспросы и уточнения, сразу сообщите ему, будет ли оплата произведена в наличной или безналичной форме, и к кому из финансово ответственных лиц нужно обратиться для ее внесения.

  7. Дайте сотруднику полномочия для привлечения помощи и делегирования задачи.

    Некоторые задачи требуют сотрудничества нескольких специалистов. Для того, чтобы они могли слаженно работать, необходимо дать определенные инструкции.

    Если, например, вы понимаете, что сотруднику понадобится помощь программиста и веб-дизайнера, дайте ему в устной либо письменной форме полномочие привлечь их к задаче. Привлекаемые к задаче сотрудники также должны знать о его полномочиях.

    То же касается делегирования задачи или ее части. Подчиненные должны заранее знать кто может делегировать, какой вид задачи, и в каком объеме.

  8. Спросите сотрудника, как он понял задачу? Есть ли еще вопросы?

    Типичная ситуация — подчиненный якобы понял задачу, но выполняет ее совершенно не так, как это предполагалось. Ему не хватает опыта, компетенции или он просто боится произвести глупое впечатление.

    Задайте 2 волшебных вопроса: “КАК ты понял задачу?” и “Есть ли ЕЩЕ вопросы?”. Вы удивитесь, как много вещей сразу станет на свои места.

    Но будьте осторожны: эти вопросы будут очень полезны для новичков, но могут демотивировать сотрудников с высоким уровнем зрелости.

    Чтобы избежать неловких ситуаций, ставьте задачу тому, кому точно хватит опыта, навыков и знаний, чтобы с ней справиться.

  9. Учите на ошибках.

    Если у Вас есть опыт совершения ошибки при выполнении какой-либо задачи, поделитесь им со своими сотрудниками. Проговорите «что, или как НЕ НАДО делать». Таким образом, Вы поможете человеку избежать ошибки, и извлечете пользу для компании из своего негативного опыта.

  10. Золотое правило постановки задач сотрудникам.

    Просто распечатайте это крупным шрифтом и повесьте на виду у всех сотрудников.

    • Неправильно выполненное задание = невыполненное задание!
    • Задание, выполненное не в сроки = невыполненное задание!
    • Не до конца выполненное задание = невыполненное задание!
    • Согласованное задание, выполненное несогласованными методами = невыполненное задание!

Ответственность при постановке задач

Ответственность за выполнение задачи лежит на том, кто ее принимает. Однако и от руководителя тут зависит очень многое.

Помните, если сотрудник все еще находится на директивном стиле управления, Вы должны не только поставить задачу, но и детально разъяснить, что, как, и в какой последовательности делать. Если вы этого не сделаете, есть вероятность того, что задача будет выполнена неправильно, так как изначально неправильно поставлена.

Правильное планирование задач для сотрудников и их постановка экономит время и деньги компании, а также сохраняет нервы Вам и Вашим коллегам.Полезно? Поделитесь с друзьями или коллегами:

Источник: https://4smart-academy.com/pravila-postanovki-zadachi-sotrudnikam/

Адвокат Насибулин
Добавить комментарий