Как правильно оформить запрет работникам использовать в личных целях имущество работодателя?

Использование служебного автомобиля в личных целях – как оформить, ответственность

Как правильно оформить запрет работникам использовать в личных целях имущество работодателя?

— Организация бизнеса — Кадры — Использование служебного автомобиля в личных целях

Довольно распространенной на территории Российской Федерации является практика, в соответствии с которой работодатели предоставляют возможность использования служебного автомобиля в личных целях своими сотрудниками.

При этом правовое регулирование данного вопроса является достаточно сложным аспектом с точки зрения оформления пользования транспортом организации.

Так, неправильное оформление использования служебного автомобиля в личных целях, в том числе и в выходные дни или нерабочее время, может повлечь за собой привлечение работника или работодателя к ответственности.

Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях

С точки зрения российского законодательства, вопрос предоставления работникам права на использование находящихся на балансе предприятия транспортных средств практически никак не рассматривается.

Однако во многих случаях, особенно при длительной работе, большом стаже и определенном уровне доверия со стороны работодателя, предполагается возможность использования служебного автомобиля сотрудником в личных целях, но в данной ситуации у многих работодателей возникает логичный вопрос, связанный с тем, как оформить данную процедуру.

Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:

  • Устные договоренности. Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы. В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии. Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований. Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя.
  • Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях. В данном случае порядок использования транспорта предприятия его водителями должен предусматривать наличие определенной внутренней нормативной базы в виде локальных актов и правил внутреннего распорядка, непосредственно регулирующих рассматриваемые вопросы. При этом необходимо, чтобы работодатель обратил внимание на ряд дополнительных условий и аспектов подобного предоставления транспорта работнику, без учета которых также может состояться привлечение к ответственности одной из сторон взаимоотношений.
  • Оформление договора аренды с сотрудником. Данный способ является наиболее простым с точки зрения оформления правоотношений, кроме того, он в некоторых случаях позволяет также реализовать и иные схемы использования автомобиля между предприятием и самим работником, что позволит снизить бюрократические затраты. Однако и в этом вопросе есть множество нюансов, которые должны быть учтены, а само оформление договора аренды должно в обязательном порядке учитываться в доходах предприятия, что также может быть негативным аспектом с точки зрения налогообложения.
  • Оформление доверенности на работника. Данный способ является одним из наиболее простых с точки зрения обеспечения права управления транспортом предприятия и применения его в личных целях. Однако в этом случае работодатель должен быть уверен в своем работнике, так как привлечь его к ответственности в случае дорожного происшествия, порчи или повреждения имущества или просто перерасхода горюче-смазочных материалов предприятия будет практически невозможно.

Оформление аренды служебного автомобиля на работника

Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов.

Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время.

При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.

Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет.

Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов.

В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:

  • Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
  • Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
  • Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.

Использование автомобиля организации в личных целях на основании приказа и внутренних актов

Работодатель своим приказом или иными распоряжениями может разрешать работникам использовать транспортные средства предприятия в своих личных целях. Однако таковое оформление требует учета множества отдельных нюансов.

Прежде всего, как бы ни была оформлена передача работнику транспорта в данном случае, с точки зрения законодательства таковые действия будут являться передачей автомобиля в безвозмездное пользование.

А значит, могут считаться также и получением работником дохода в натуральной форме.

Чтобы избежать подозрений и претензий со стороны налоговой службы и иных надзорных и контролирующих органов, рекомендуется заключать с работником полноценный договор безвозмездного пользования транспортом, с учетом обязанностей самого сотрудника. Таковые же обязанности должны быть продублированы и в положениях локальных нормативных актов или приказов предприятия.

Если работник будет оплачивать издержки, например – амортизацию автомобиля и ГСМ, то в данном случае использование транспорта уже вряд ли сможет считаться получением дохода в натуральной форме. К главным особенностям подобного способа оформления можно отнести:

  • Уменьшение затрат каждой из сторон.
  • Отсутствие строгого правового регулирования.
  • Наличие рисков привлечения к ответственности в связи с несовершенством правовой базы.
  • Использование служебного автомобиля в личных целях по доверенности

Наличие доверенности на текущий момент не является необходимым для управления транспортным средством – достаточным подтверждением наличия права на управление им является полис ОСАГО. Однако если транспортное средство принадлежит предприятию, оно вправе выдавать доверенности на использование собственного имущества, в том числе и на управление находящимися на балансе организации автомобилями.

При этом в данном случае могут возникать правовые коллизии, так как по мнению некоторых представителей ГИБДД, путевой лист в любом случае является обязательным в отношении работников предприятия, однако для предъявления обвинений в его отсутствии им необходимо все же доказать, что работник передвигается во исполнение рабочих обязанностей, а не по личным делам.

Таким образом, доверенность является достаточно удобным способом для использования служебного автомобиля на выходных или в любое иное время. Однако от предприятия требуется фактически высокий уровень доверия к работнику, так как собственник автомобиля не может требовать от сотрудника ни обслуживания транспортного средства, ни компенсации расходов на бензин либо амортизации.

Тем не менее, этот вариант будет оптимальным, если автомобиль используется директором предприятия в личных целях или одним из его учредителей – например, если изначально транспорт находился в собственности у данного лица и был переведен на баланс предприятия. В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:

  • Высокие риски организации, так как фактически управляющее автомобилем лицо не несет ответственности за его сохранность.
  • Достаточно простое правовое регулирование без каких-либо дополнительных нюансов и тонкостей.
  • Возможность использовать автомобиль в любое время в личных целях.

Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее

С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя.

При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе. Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс.

рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.

Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет.

В целом же, отсутствие оформления может грозить как работнику, так и работодателю, а к его особенностям можно отнести:

  • Отсутствие каких-либо бюрократических препятствия и необходимости оформления документов.
  • Минимальный уровень правовой защищенности работодателя и работника.
  • Высокие риски привлечения к ответственности при отсутствии необходимых документов.

(25 голос., 4,70 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/ispolzovanie-sluzhebnogo-avtomobilya-v-lichnyh-tselyah.html

Ответственность за пользование интернетом на работе в личных целях

Как правильно оформить запрет работникам использовать в личных целях имущество работодателя?

Интернет настолько плотно вошел в человеческую жизнь, что представить без него отдых и работу практически невозможно.

В связи с этим на стационарных рабочих местах, которые обеспечены доступом к всемирной паутине, очень часто возникает конфликт работника и работодателя по теме – используется ли интернет исключительно для выполнения своих должностных обязанностей, или же в личных целях трудящегося.

Ограничение доступа к интернету в рабочее время

Поскольку пока что на законодательном уровне практически никак не обусловлено что-либо имеющее отношение к данному вопросу, имеет место действия обычный прецедент, который складывается по ходу дела, но с определенным упором на действующие законодательные нормы.

Одной из самых распространенных проблем, связанных с использованием интернета на рабочем месте, является так называемый серфинг по сайтам, в число которого входит не только поиск, а также просмотр информационных данных для каждого пользования, и переписка в различных программах, проверка личной, а не рабочей почты и многое другое такого плана.

Складывается ситуация, что работник вместо выполнения своих прямых обязанностей, за которые он собственно и получает заработную плату, расслабляется и тратит рабочее время и деньги работодателя на использование интернет трафика не по работе.

Конечно, для одного человека такие траты не могут быть очень большими, но если офис или компания большая и сотрудников 100, а то и больше, то выходят вполне ощутимые суммы.

Практика борьбы с недопущением использования интернета не для работы

В силу отсутствия какого либо  закона, регламентирующего использования таких возможностей трудящимися на рабочем месте, каждому работодателю необходимо издавать свои личные локальные нормативные акты.

  Как показывает практика очень часто соответствующие пункты включаются уже непосредственно в трудовой договор, где указывается либо полная невозможность серфинга по сайтам, либо определяется какой-либо порядок ее использования.

Здесь необходимо отметить, что если нет никаких соответствующих поправок в трудовой договор, тарифное соглашение данной организации, а также внутренних документах, регламентирующих работу людей, то даже при большом желании работодатель при обнаружении данного нарушения, никаких мер к своему работнику применить не сможет. Поскольку официально и по закону это не будет являться нарушением.

Говоря про полный запрет, каждый работник должен понимать, что запрет распространяется и на не рабочее время, например в обеденный перерыв или же если пришел раньше на работу и т.д. Т.е. в любом случае он будет иметь проблемы со своим работодателем.

Если имеется разрешение, то для работодателя выгоднее всего установить определенный объем трафика, который может быть потрачен на эти действия, либо же выделить определенное количество времени в течение дня.

В противном случае привлечь работника к какой-либо ответственности практически невозможно.

Однако даже в случае такого упущения, как показывает мировая практика, и что, скорее всего также будет учитываться, например, при решении данного спора в нашем суде, есть определенные параметры избыточности. Например, в г.

Везель известен случай решения данной проблемы, когда суд установил, что использование интернета на рабочем месте в таком плане может быть осуществлено не более чем от 80 до 100 часов на протяжении трудового года.

В данном случае дело выиграл работодатель, и применил к работнику дисциплинарную меру наказания в виде увольнения.

Конечно, такие случаи возможны только тогда, когда человек просто практически перестает работать и только и занимается тем, что посещает разнообразные сайты, никаким образом не связанные с исполнением им обязанностей в соответствии с трудовым договором.

Как доказывать использование интернета в личных целях

Говоря про доказательственную базу, опять же приходить исходить из опыта других стран и правовых обычаев, которые используются повсеместно в момент разрешения трудовых споров.

Как правило, в данном случае, для выявления этого нарушение недостаточно предоставить нескольких свидетелей, которые составляют докладную записку и расписываются в ней.

Поскольку даже короткий серфинг требует времени, а чтобы такие доказательства были весомыми, получается человек должен не заниматься своими прямыми обязанностями, а следить за нарушителем определенные временные промежутки.

Поэтому лучше всего решать такие вопросы совместно с системными администраторами производства, которые смогут при помощи своих знаний и навыков, а также внедрения разнообразного программного обеспечения, предоставить документальные факты нарушения работников режима использования интернета непосредственно на рабочем месте.

Ведь, например, одноразовое открытие собственного почтового ящика, никаким образом, опять же если нет 100% запрета, нельзя считать превышением разумных рамок и избыточным использованием рабочего интернета в личных целях.

Также здесь необходимо отметить, что нельзя и затянуть момент высказывания претензий такому работнику. Если, например, на протяжении длительного времени, превышающего 6 месяцев, не предпринимать действия, направленные на пресечение незаконного использования интернета, то по истечение данного срока, привлечь работника к дисциплинарной ответственности нельзя.

В таком случае вполне может возникнуть ситуация того, что работник подаст иск в суд, мотивируя свои действия повышением квалификационного уровня за счет самообразования. И скорее всего суд окажется на его стороне, поскольку длительное время работодатель все знал и не предпринимал никаких мер для исправления ситуация.

Какие меры можно применить к нарушителям

В общем и целом, как уже отмечалось, в силу отсутствия какого-либо подкрепления с точки зрения государственных нормативно-правовых актов, большая часть всех наказаний лежит исключительно в сфере ведения непосредственно работодателя.

Но и здесь есть определенные нюансы при применении наказаний. Во-первых, применить на такого работника административную ответственность невозможно, нет статей соответствующих такой ответственности в КоАП РФ, за исключением распространения запрещенной информации, разжиганием межнациональной розни и т.д.

Во-вторых, дисциплинарная ответственность может быть применена только к тому работнику, который знал о возможности ее применения. Т.е. был согласен на соответствующие пункты в трудовом договоре, ставил свою роспись в приказе, который содержал в себе данные о запрете или ограничении и умышленно нарушал данные правила.

В-третьих, мера ответственности должна быть соразмерна виновности. Т.е. уволить человека за доказанное одноразовое посещение какого-то сайта в личных целях невозможно, поскольку такое решение он может оспорить через суд, и вероятнее всего выиграет данное дело.

Исходя из вышеизложенного, можно предложить работодателям позаботиться об организации использования интернета на рабочем компьютере заблаговременно, основываясь в таких решениях принципе разумности тех или иных действий.

Источник: http://personright.ru/prava-rabotnikov/62-otvetstvennost-za-polzovaniye-interneta-na-rabote-v-lichnykh-tselyakh.html

Использование личного имущества работника – Все о кадрах

Как правильно оформить запрет работникам использовать в личных целях имущество работодателя?

admin · 26.12.2014

«Своя рубашка ближе к телу» — так гласит пословица.

Не потому ли некоторые работодатели не против, если сотрудники используют свое личное имущество в служебных целях? Казалось бы, и овцы целы, и волки сыты: у компании снижаются расходы на приобретение основных средств, сотрудник может использовать для работы привычные вещи, о состоянии которых он осведомлен лучше кого бы то ни было. Но так ли все просто?

Может ли работодатель использовать личное имущество работников в производственных целях? Нужно ли получать согласие сотрудника на использование его имущества? Что следует знать работнику, когда он соглашается на то, чтобы его автомобиль или оргтехника участвовали в «общем деле» фирмы? Как правильно рассчитать компенсацию такому сотруднику? Как видите, в столь простом, на первый взгляд, деле руководство компании может столкнуться с множеством сложностей и нюансов. Как же быть?Прежде всего, разберемся в следующих вопросах: что, зачем и почём? А именно:какое имущество может быть использовано в производственных целях;для чего это делается;какие компенсации предусмотрены сотрудникам за то, что их личное имущество «работает» на организацию;

во что может обойтись работодателю нарушение прав сотрудника.

Что?

Чаще всего, конечно, сотрудник «жертвует» фирме свой личный автомобиль или иное транспортное средство (например, мотоцикл).

На следующем месте — мобильный телефон и различная оргтехника (принтер, сканер, факс или МФУ), что особенно актуально для удаленных сотрудников.

Но важно не забывать, что используемое личное имущество должно быть непосредственно связано с функциональными обязанностями работника, указанными в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Зачем?

Очевидно, что не для всех организаций экономически целесообразно приобретать основные средства: появится необходимость их технического обслуживания, возможно, потребуется включение в штат технического специалиста для выполнения ремонтных работ, приобретение расходных материалов и запасных частей.

Далеко не всегда нужное оборудование можно арендовать или взять в лизинг по приемлемой цене. Также не следует забывать и о риске выхода оборудования из строя и прерывания производственного процесса по этой причине. Что же делать? Вполне логичным выходом может стать передача такого риска сотруднику с соответствующей компенсацией.

В этом случае наличие исправного оборудования на рабочем месте перестает быть вопросом работодателя. А сотрудник получает возможность использовать уже имеющееся у него и хорошо знакомое устройство с пользой для организации и для себя.

Если личное имущество работника по своему функциональному предназначению не может быть применено в производственной деятельности, то выплаты работнику за использование такого имущества с включением этих сумм в себестоимость могут повлечь за собой штрафные санкции со стороны государственных органов.

Почём?

Если проанализировать ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ, можно сделать вывод, что для законного использования личного имущества работника и выплаты за это компенсаций необходимо выполнение следующих существенных условий:1. Согласие работодателя на использование личного имущества сотрудника.2.

Наличие соглашения между сторонами, заключенного в письменной форме.Расходы работнику за использование его имущества можно возместить только при наличии письменного соглашения.

С учетом этого утверждения логично предположить следующее: законодатель в неявном виде рассчитывал, что это соглашение и будет выражать осведомленность работодателя и его согласие на выплату возмещения.

Однако даже имеющееся письменное соглашение и осведомленность работодателя не означают, что сотруднику автоматически компенсируют затраты.

Справка.

Статья 188 ТК РФ: «При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме».

На практике. Суд отказал работнику в праве на возмещение расходов за использование личного автомобиля.

Истец обратился в суд с требованиями к ответчику о погашении задолженности по зарплате, взыскании пособия по временной нетрудоспособности, компенсации за неиспользованный отпуск, компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях с начислением процентов за просрочку выплаты указанной суммы, а также о компенсации морального вреда. Согласно материалам дела, между истцом и ответчиком заключен трудовой договор, предусматривающий, что истец при исполнении трудовых обязанностей, связанных со служебными разъездами, использует принадлежащий ему автомобиль, и ему выплачивается компенсация за использование и износ автомобиля (согласно путевым листам). Представитель работодателя, возражая против присуждения истцу такой компенсации, ссылался на отсутствие тех самых путевых листов. Суд, лишенный возможности проверить заявленную истцом сумму компенсации за использование личного автомобиля, т.к. путевые листы и другие соответствующие доказательства суду не были представлены, данное требование оставил без удовлетворения (Заднепровский районный суд города Смоленска в решении по делу N 2-2019/2013 ~ М-1688/2013 от 30 июля 2013 г.).

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/ispolzovanie-lichnogo-imushhestva-rabotnika/

Адвокат Насибулин
Добавить комментарий