Как хранить личные дела сотрудников и что в них можно хранить?

Содержание
  1. Как хранить личные дела сотрудников в организации – Бизнес, законы, работа
  2. Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение
  3. Личное дело сотрудника
  4. Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
  5. Голосование:
  6. Оформление личного дела сотрудника
  7. Как пронумеровать личные дела сотрудников
  8. Формирование личного дела работника
  9. Личные дела уволенных сотрудников
  10. Порядок ведения личных дел
  11. Кто имеет доступ к личным делам
  12. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
  13. Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
  14. Ответственность за распространение персональных данных
  15. Как правильно хранить копии документов в личном деле работника
  16. Если вы решили вести личные дела работников
  17. Внести сведения и хранить копии — большая разница
  18. Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?
  19. Нет цели — нет права хранить копии
  20. Хранение копии паспорта
  21. Выводы и рекомендации
  22. Что можно хранить в личном деле работника
  23. Как организовать хранение личных дел сотрудников
  24. Порядок формирования личного дела работника
  25. Ведение личного дела сотрудника
  26. Порядок ведения личных дел в 2017 году
  27. Порядок формирования и состав личного дела сотрудника
  28. Какие документы опасно хранить кадровикам в личном деле сотрудника
  29. Что хранится в личном деле работника
  30. Хранение личных дел
  31. Личное дело: формирование,ведение, хранение
  32. Впоследствии, в процессе трудовой деятельности сотрудника на данном предприятии, его личное дело дополняется и другими документами:
  33. Порядок хранения личных дел сотрудников
  34. Текущий порядок хранения личных дел работников

Как хранить личные дела сотрудников в организации – Бизнес, законы, работа

Как хранить личные дела сотрудников и что в них можно хранить?

/ Хозяйственное право / Как нумеровать личных дел сотрудников организации составляет

Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

  • название юридического лица;
  • структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
  • номер;
  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
  • дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
  • количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
  • срок хранения.

Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав).

Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Внимание

Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце — лист-заверитель.

На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД.

Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица. Хранение ЛД: порядок и сроки Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок.

Личное дело сотрудника

Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении. Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет. Перечень (опись документов) Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления.

Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним. Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. На первом помещается ее название – «Личное дело», далее следует ФИО работающего.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

На этот счет (дело гражданского госслужащего) Президент издал специальный Указ (№609), который датируется 30.05.2005г.

Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить. Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных.

Для частных структур и ИП Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях.

Важно

Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести. Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно. Крупные — подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего.

Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета.

Голосование:

Хранение и учет личных дел работников Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве. Поскольку гл.

14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел. Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов.

Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников).

Оформление личного дела сотрудника

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.

Как пронумеровать личные дела сотрудников

Современное предприятие или учреждение трудно представить без упорядоченного документоведения, касающегося, в частности, сведений о работающих. Безусловно, такие данные предоставляет каждый сотрудник во время оформления на работу. Вопрос в том, как их систематизировать и сохранять, чтобы при потребности «поднять» требуемую информацию, дополнить ее или изменить.

Ранее (при СССР) для этого была принята такая форма, как личное дело работающего. За десятилетия практического использования она претерпевала изменения, совершенствовалась. В результате, осталось рациональное зерно, которое многие руководители и кадровики применяют во благо предприятия. Некоторые менеджеры напротив отказались от личных дел.

Формирование личного дела работника

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст.

656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение. Формирование в процессе трудовой деятельности На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов.

В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека.

Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец-2016 бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержаться в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

  • поступление новых бумаг;
  • изъятие листов;
  • замена подлинников копиями.

Источник: https://novdmt.com/kak-hranit-lichnye-dela-sotrudnikov-v-organizatsii/

Личные дела уволенных сотрудников

Как хранить личные дела сотрудников и что в них можно хранить?

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т.д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя.

При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников?

ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет).

Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда.

Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Ответственность за распространение персональных данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст.

90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

Источник: https://warmedia.ru/%D0%BB%D0%B8%D1%87%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D0%B0-%D1%83%D0%B2%D0%BE%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D1%81%D0%BE%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%BE%D0%B2/

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Как хранить личные дела сотрудников и что в них можно хранить?

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

  • обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  • не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
  • если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

  • на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  • на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника.

Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных.

А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

  • обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  • обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  • содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

  • для целей добровольного медицинского страхования работников;
  • для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Онлайн-обучение в Контур.Школе

Управление персоналом и кадровое делопроизводство

Посмотреть программу

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

  • Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
  • Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1669

Что можно хранить в личном деле работника

Как хранить личные дела сотрудников и что в них можно хранить?

Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей.

Что случилось? Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует.

Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права.

Как организовать хранение личных дел сотрудников

  • Важно
  • Документооборот
  • Оформление документов
  • Оформление дел

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. Из статьи вы узнаете:

  • для чего необходимо формирование и ведение личных дел;
  • какие документы подшиваются при оформлении личного дела работника;
  • каков порядок ведения личного дела в 2017 году;
  • как оформить личное дело;
  • как хранятся личные дела.

Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям.

Порядок формирования личного дела работника

Архивация личных дел уволенных сотрудников производится работниками из отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все могут готовить дела к архивации). Ответственность за распространение персональных данных Нарушители законодательства в области персональных данных могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. «в» п.

6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ). Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет наложение штрафа (ч.
2 ст.

Ведение личного дела сотрудника

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей.

Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом.

Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.

Порядок ведения личных дел в 2017 году

Внимание

Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

  • руководители и их заместители;
  • ведущие специалисты;
  • материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
  • работники с перспективой повышения в должности и др.

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

Формирование личных дел сотрудников Прежде чем объяснить, как вести личные дела работников, необходимо остановиться на их грамотном оформлении.

Порядок формирования личного дела работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив.

Порядок формирования и состав личного дела сотрудника

Образец оформления внутренней описи личного дела Внутренняя опись документов личного дела ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── (фамилия, имя, отчество работника) N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы 1 2 3 4 5 6 7 1 Дополнение к личному листку по учету кадров 2 Личный листок по учету кадров 3 Автобиография 4 Копия диплома об образовании 5 Трудовой договор … И т.д. Наименование должности лица, составившего опись (подпись) (расшифровка подписи) Дата Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Какие документы опасно хранить кадровикам в личном деле сотрудника

Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений.

В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов.

Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Что хранится в личном деле работника

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения.

После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов).

Ответственность за ведение личных дел Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ.

Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст.

90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами. Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст.
Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб. Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.

Источник: http://tk-advokat.ru/2018/04/21/chto-mozhno-hranit-v-lichnom-dele-rabotnika/

Хранение личных дел

Как хранить личные дела сотрудников и что в них можно хранить?

Хранение личных дел сотрудников организации производится в соответствии с установленными нормами архивного законодательства и положениями закона о персональных данных. Как правильно организовать текущее и архивное хранение личных дел работников предприятия рассказывается в статье.

Личное дело: формирование, ведение, хранение

Эффективность процесса управления персоналом зависит во-многом от того, насколько индивидуальным будет подход к каждому конкретному работнику. Чем больше сведений о сотруднике известно, тем в большей степени будет обеспечиваться его персонификация. 

Такие сведения собираются, систематизируются и анализируются с помощью личных дел. В них подшиты документы, позволяющие получить точное, объективное и максимально полное представление о конкретном работнике.

Обязанность работодателя организовать формирование, ведение и хранение личных дел сотрудников установлена законом только в отношении учреждений государственного подчинения. Управляющая компания также имеет право установить такую обязанность в отношении предприятий, находящихся в ее непосредственном подчинении.

Но никто не запрещает работодателям вести такие дела и на коммерческих предприятиях. По сути, личное дело — это досье, которое начинает формироваться уже в момент приема нового сотрудника на работу. При этом законом не установлено, какие именно документы должны подшиваться в папку с личным делом.

Но, как правило, к числу документов, которые подшиваются в нее первыми, относятся:

трудовой договор (экземпляр работодателя), заверенный подписью сотрудника;

приказ о приеме его на работу;

копии документов, подтверждающих уровень и наличие образования (в том числе дополнительного), квалификации;

копии свидетельств и постановке на налоговый учет (ИНН) и СНИЛС.

В зависимости от порядка приема на работу и  установленного в конкретной организации регламента оформления личных дел, их формирования, ведения и хранения, во вновь открываемое дело также могут быть подшиты: заявление о приеме на работу, резюме и автобиография, которые сотрудник заполнил еще находясь в категории соискателя.

Справка

Впоследствии, в процессе трудовой деятельности сотрудника на данном предприятии, его личное дело дополняется и другими документами:

  1. копиями документов, подтверждающих изменения в его семейном положении или составе семьи;
     
  2. заключенные с работником дополнительные соглашения к трудовому договору;
     
  3. копиями документов, подтверждающих изменение персональных данных, например, в случае смены фамилии или имени;
     
  4. копиями документов, подтверждающих изменение уровня образования, получение дополнительного образования, присвоение новой квалификации или разряда;
     
  5. приказами о переводе, перемещениях по должности;
     
  6. характеристиками, составляемыми по разным поводам: для награждения или вынесения дисциплинарного взыскания, аттестации, перевода;
     
  7. аттестационные документы;
     
  8. копиями документов о полученных поощрениях и награждениях;
     
  9. приказом об увольнении.

Обратите внимание: поскольку с 1 июля 2017 года ужесточились требования к порядку сбора, обработки и хранения персональных данных, целесообразно в личное дело включить копию согласия сотрудника на сбор и обработку сведений личного характера о нем.

Для облегчения поиска нужных документов в процессе формирования, ведения и хранения личных дел, каждое из них содержит внутреннюю опись с перечнем всех подшитых в дело документов. Образец внутренней описи личного дела приведен ниже.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Процесс формирования и ведения личного дела завершается с момента увольнения сотрудника, после чего оно уже утрачивает свое практическое, управленческое значение и считается исполненным и может быть передано на хранение. Архивное хранение личных дел работников осуществляется в соответствии с установленными регламентами.

Порядок хранения личных дел сотрудников

Документы, входящие в состав личного дела работника, содержат его персональные данные и при этом некоторые из них относятся к документам длительных сроков хранения. Поэтому как текущее, так и архивное хранение личных дел работников осуществляется по особым правилам и предусматривает специальную процедуру при оформлении и передаче их на хранение в архив организации.

Справка

Текущий порядок хранения личных дел работников

В практике текущего делопроизводства сведения, информация, хранящаяся в личном деле используется довольно часто, например, при планировании карьеры сотрудника, разработки программы его обучения, уточнения условий заключенного с ним трудового договора. Поэтому текущее хранение личных дел работников необходимо организовать таким образом, чтобы обеспечить их быстрый оперативный поиск и, вместе с тем, исключить несанкционированный доступ к персональным данным третьим лицам.

Папки с этими кадровыми документами должны храниться либо в специальном сейфе, либо в опечатываемом закрытом шкафу, доступ к которому разрешен только тем должностным лицам, перечень которых утвержден приказом руководителя. Лицо, ответственное за сохранность и обеспечение ограниченного доступа — это, как правило, руководитель кадровой службы.

Папки с личными делами хранятся на полках шкафов вертикально, корешками с номерами наружу.

Если штатная численность предприятия превышает 50 человек, есть смысл вести алфавитные карточки, в которых, кроме фамилии, имени и отчества работника будет указан номер его личного дела и дата, когда оно было заведено.

Это позволит существенно ускорить поиск нужной папки. Если кадровый состав организации небольшой, учет личных дел можно вести с помощью специальной алфавитной книги.

Работник, желающий ознакомиться с содержанием своего личного дела, находящегося в текущем хранении, может это сделать только написав соответствующее заявление и получив визу руководителя.

Посмотреть документы сотрудник может только в присутствии работника кадровой службы.

При обнаружении ошибочных или неточных данных сотрудник должен предоставить документы, на основании которых в личное дело будут внесены изменения.

Обратите внимание: Проверка наличия, правильности ведения и хранения личных дел сотрудников должна проводиться в организации ежегодно. По ее результатам составляется акт.

После увольнения сотрудника, пока текущий календарный год не закончится и далее, еще в течение одного-трех лет, личные дела могут храниться в сейфе кадровой службы, но затем необходимо осуществить их архивно-техническую обработку и передать на хранение в архив по сдаточной описи.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210994-qqq-17-m7-hranenie-lichnyh-del

Адвокат Насибулин
Добавить комментарий