Какие сроки хранения обращений граждан?

Сроки хранения служебных писем

Какие сроки хранения обращений граждан?

Статья завершает цикл публикаций, посвященный оформлению и обработке служебных писем. На этот раз автор объясняет, на какую нормативную базу и на какие принципы стоит опираться при определении сроков хранения данных документов. Приводятся примеры со ссылками на статьи Перечня документов со сроками хранения 2010 года.

Сегодня «переписка» является одним из наиболее распространенных видов служебной документации. Это огромный массив бумажных документов, образующийся в любой организации как результат ее трудовых будней. И понятно желание регулярно очищать шкафы от «лишних» документов.

Однако если в вашем шкафу хранятся дела с заголовками: «Входящая переписка», «Исходящая переписка», то процесс уничтожения документов с истекшими сроками хранения может существенно затянуться, так как, рассматривая каждую бумажку, придется решать извечный вопрос: «Хранить или в шредер?»

Поэтому в первую очередь необходимо грамотно определить сроки хранения документов для соблюдения основного правила формирования документов в дела: «В одно дело формируются документы одного срока хранения!» Тогда по его истечении уничтожать можно будет папками (без полистного просмотра, ну почти без него).

Придется несколько охладить ваше горячее желание сократить до минимума сроки хранения служебных писем.

Ведь служебное письмо – это элемент (иногда и самый ценный) единого информационного комплекса по какому-то вопросу или контрагенту, и рассматривать входящие в состав этого комплекса документы нужно в едином ключе, не забывая о том, что важнейшим назначением документа является изложенная в нем информация, ее практическое, научное и историческое значение.

Фрагмент документа

Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (согласованы ЦЭПК при Росархиве 17.05.2011)

При определении сроков хранения особого внимания требуют «переписка» и «документы».

В настоящее время переписка несет большую информационную нагрузку, чем это было ранее, когда справки, докладные записки, сведения и другие документы могли заменить ее по ряду вопросов.

Переписка может оказаться единственной, заслуживающей постоянного срока хранения или отметки «ЭПК» в соответствующем разделе перечня.

Нормативная база

Начиная работу по определению сроков хранения документов, в первую очередь ознакомьтесь с действующим законодательством: федеральными и региональными законами и иными нормативными правовыми актами, в которых указаны сроки хранения документов, регулирующих сферу вашей деятельности.

Что касается «правил для всех», то сроки хранения переписки зафиксированы в типовых перечнях. В изданных в 2011 г.

«Методических рекомендациях по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения» (согласованы ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 г.) рекомендуется при определении сроков хранения документов обращаться к действующим типовым перечням документов, список которых приводится там же:

  • Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2003;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов федеральной фельдъегерской связи со сроками их хранения. – М., 1999;
  • Перечень документов органов Прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального Банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов. – М., 2005;
  • Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения. – М., 1999;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2010 (далее – Перечень 2010 года);
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2000 (далее – Перечень 2000 года).

На сегодняшний день Перечень 2000 года не является действующим. Часто спрашивают, каким перечнем пользоваться при установлении сроков хранения документов: перечнем, действующим сегодня, или перечнем, действовавшим на период создания документа?

Заведующая отделом документоведения ВНИИДАД Вера Иритикова в своем интервью, опубликованном сразу после выхода Перечня 2010 года, советовала: «По итогам 2010 года (когда составляются итоговая запись номенклатуры дел, а в последующем – описи и акты о выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению), а также в процессе проведения экспертизы ценности организации должны устанавливать/уточнять сроки хранения документов, созданных в течение 2010 делопроизводственного года, по новому Перечню типовых архивных документов 2010 года».

При составлении номенклатуры дел, естественно, пользуются тем перечнем, который действовал именно в тот период. Но теперь, когда приходится обрабатывать документы давно прошедших лет, я всегда беру в руки и новый Перечень 2010 года.

Если сроки хранения сегодняшнего перечня отличаются от сроков хранения старого, то нужно оценивать значимость документов. В нашей стране это сложно: сегодня один подход, а завтра он вполне может измениться. Ты только что уничтожил документы.

Хлоп! А по какому-нибудь новому нормативному документу им устанавливается постоянный срок хранения.

На всякий случай напоминаю, что установленные сроки хранения организация может превысить, но не может безнаказанно сократить. А значит, из нескольких предписанных сроков обычно выбирают наиболее длинный.

Есть и такие документы, для которых срок хранения нигде не установлен, в этом случае его оптимальную продолжительность специалистам организации нужно будет вычислить самостоятельно.

Обычно такие решения документируются протоколом экспертной комиссии.

Какие сроки хранения переписки бывают и от чего они зависят?

Основным критерием, оказывающим существенное влияние на сроки хранения документов, является содержательная часть письма – его информационная составляющая. То есть в первую очередь следует ответить на вопрос: о чем документ, какие бизнес-процессы он затрагивает? Как правило, по какому-либо вопросу выявляются:

  • наиболее ценные документы и
  • документы, содержащие первичную и второстепенную информацию.

При этом сроки хранения основной, первичной информации значительно отличаются от сроков хранения второстепенной, дополнительной информации.

Так, если вы внимательно просмотрите отдельные разделы любого типового перечня, то увидите, что для основополагающих документов (решений, протоколов, планов, отчетов, докладов, регламентов и пр.

) устанавливаются наибольшие сроки хранения, а для переписки по этой тематике сроки хранения чаще всего ограничиваются периодом в 5 лет (за редким исключением).

При этом если вы сомневаетесь в установленном сроке хранения документа, то отметка «ЭПК», добавляемая к сроку хранения, позволит по истечении указанного срока хранения комплекта документов внимательно изучить каждый отдельный документ, а при необходимости наиболее ценные документы выделить к более длительному хранению.

Нельзя не обратить ваше внимание и на «корреспондентский» признак формирования дел, ведь срок хранения документа может зависеть и от того, с кем, с организацией какого уровня вы ведете переписку.

Пример 1

Внешнеэкономическая и внутренняя переписка

В качестве примера рассмотрим переписку по вопросам внешнеэкономической деятельности. Если вы переписываетесь с российскими организациями, то срок хранения документов – 5 лет (ст. 502 Перечня 2010 года), а срок хранения переписки с зарубежными организациями значительно выше – 15 лет (ст. 503 Перечня 2010 года).

Пример 2

Парламентские запросы

То же самое происходит и с перепиской, казалось бы, по одному и тому же вопросу, но с адресатами различного уровня. Так, парламентские запросы депутатов федерального уровня и переписка по их рассмотрению будет храниться постоянно, а для переписки с депутатами муниципального уровня Перечнем 2010 года рекомендуется установить пятилетний срок хранения.

Однако не всегда «корреспондентский» признак формирования дел является основополагающим при установлении сроков хранения документов.

В качестве иллюстрации можно рассматривать переписку кредитной организации с Центральным Банком РФ.

Несмотря на то, что переписка ведется с организацией федерального уровня, сроки хранения документов будут устанавливаться в зависимости от изложенных в них вопросов, то есть от информационной составляющей документа.

Пример 3

Переписка с Центробанком по различным вопросам

Переписка с Центральным Банком РФ по вопросам создания/ликвидации кредитных организаций включает в себя документы, на основании которых кредитная организация осуществляет свою деятельность (кстати, при ликвидации кредитной организации данные документы запрашиваются комиссией ЦБ в первую очередь). Поэтому для переписки с этим корреспондентом по данному вопросу устанавливается максимальный срок хранения – постоянно.

А вот для переписки по вопросам ревизий установлен пятилетний срок хранения!

Интересна также переписка по вопросам предоставления отчетности. Понятно, что к длительному хранению будут выделены служебные письма, в которых обсуждались проблемы, связанные с годовой отчетностью.

А письма по вопросам, связанным с квартальной, ежемесячной и ежедневной отчетностью, будут храниться минимально установленные сроки, но не менее сроков хранения «основных» документов по этому вопросу (ежедневные, ежемесячные и ежеквартальные отчеты).

Эти сроки взяты из ст. 351, 352, 359 Перечня 2010 года.

В последнем из трех случаев, описанных в Примере 3, начинает действовать следующее правило: при определении сроков хранения служебных писем необходимо ориентироваться и на сроки хранения, установленные для других документов по данной тематике.

Пример 4

Переписка по административно-хозяйственным вопросам и по операциям с недвижимостью

Наименьший срок хранения – 1 год – устанавливается, как правило, для переписки по административно-хозяйственным вопросам, для писем по вопросам приобретения мебели, канцелярских товаров и пр.

Однако переписка по вопросам любых действий с недвижимостью подлежит длительному хранению (смотрите ст. 118, 121, 127, 129, 137, 138, 139 Перечня 2010 года).

Пример 5

Переписка по вопросам лицензирования и символики

Длительному хранению подлежит переписка по вопросам лицензирования, государственной регистрации товарных знаков, о разработке символики организации и т.д. (ст. 63 Перечня 2010 года).

Пример 6

Гарантийные письма

Что касается гарантийных писем, то срок хранения (5 лет) для них будет исчисляться от даты окончания срока гарантии (ст. 377 Перечня 2010 года).

Пример 7

Сопроводительные письма

Довольно краток жизненный путь у сопроводительных писем. Не стоит устанавливать для них срок хранения, идентичный сроку хранения сопровождаемых документов. Достаточно, с моей точки зрения, и одного года.

Пример 8

Обращения граждан

Кажется, что может быть прозаичнее жалоб и обращений граждан? Однако для некоторых из них установлен предельный срок хранения – постоянно.

Но он устанавливается только для тех обращений и предложений, которые носят творческий характер.

К этой же категории отнесены жалобы и заявления граждан, касающиеся не «личных проблем», а жизни общества и государства: по вопросам хищений, коррупции и прочих «черных пятен» на теле нашего государства (ст. 183 Перечня 2010 года).

При установлении сроков хранения документов на первое место ставятся интересы собственника документов, но не будем забывать и об истории.

Особое внимание необходимо уделить служебным письмам, относящимся к какому-либо периоду жизни общества или выдающегося государственного деятеля.

Например, особо ценной является переписка по хозяйственным вопросам, относящаяся к периоду Второй мировой войны. Естественно, что срок хранения документов этого периода максимален – постоянно.

Определение сроков хранения служебных документов – творческий процесс и подходить к нему необходимо с полной ответственностью. Поговорка «рукописи не горят» в этом случае не работает. А утрата (несвоевременное уничтожение) каких-либо документов часто бывает безвозвратной.

Носарева Н.А.,эксперт по управ. документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией
Источник: Объединённая редакция деловых журналов

Источник: https://hr-portal.ru/article/sroki-hraneniya-sluzhebnyh-pisem

Сроки рассмотрения обращения граждан в организации

Какие сроки хранения обращений граждан?
Бесплатная юридическая консультация:

В ст. 33 Конституции Российской Федерации право на обращение закреплено как право гражданина. Право на обращение традиционно относится к числу политических прав.

— устанавливают определенный временной режим для реагирования на обращения граждан;

— способствуют оптимальному осуществлению гражданином своих прав, препятствуя, с одной стороны, неоправданному затягиванию рассмотрения его обращения, однако, с другой стороны, предоставляя компетентным органам и должностным лицам достаточно времени на реализацию своих прав и обязанностей;

— призваны дисциплинировать работников государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц.

Теперь, подробнее о 30-дневном сроке рассмотрения письменного обращения.

Бесплатная юридическая консультация:

Как раз на случае этой переадресации обращения и стоит обратить внимание!

​Таким образом, с учетом требований статей 8, 10, 12​ Закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»:

​ Из личной практики следует, что довольно часто уведомления о продлении сроков отправляют​ся уже с нарушением сроков, т.к. это уведомление должно быть направлено до истечения первого срока рассмотрения обращения в 30 дней.​

ЭТО ИНТЕРЕСНО

Присяга, которую будут приносить лица при приобретении гражданства Российской Федерации.

Источник: http://ooo-uss.ru/1/public/241-o-srokah-rassmotreniya-pismennogo-obrascheniya-grazhdan.html

Бесплатная юридическая консультация:

Сколько составляют сроки рассмотрения обращений граждан?

Сроки рассмотрения обращений граждан закреплены на законодательном уровне и зависят от вида обращения и адресата. В этой статье рассматриваются различные случаи обращения граждан в государственные учреждения и частные компании.

Куда граждане обращаются и каким образом

Одна из форм взаимодействия гражданина с другими участниками отношений — направление им обращений. Таким способом гражданин может довести до сведения другого лица свой вопрос или сделать предложение, а также пожаловаться на чьи-то действия (бездействие). В зависимости от содержания обращения делятся:

  • На предложение. Используется гражданином для изложения своих рекомендаций по решению того или иного вопроса или осуществлению процесса.
  • Заявление. В нем гражданин просит посодействовать ему либо заявляет об обнаруженных им нарушениях.
  • Жалобу. К данной форме обращения гражданин прибегает в случае нарушения его прав, о восстановлении которых он просит.
  • Ходатайство. Один из подвидов заявления, в котором гражданин просит признать определенный статус, права или интересы.

Ситуаций, когда гражданин может использовать обращение, множество.

На конституционном уровне за каждым человеком закреплено право на обращение в госорганы и органы местного самоуправления — как в целом, так и к конкретным должностным лицам в их составе.

Получается, что гражданин может адресовать свое обращение любому учреждению, и там его должны рассмотреть и дать ответ. Порядок, в котором рассматриваются обращения, закреплен в ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 № 59-ФЗ.

Отдельно хотелось бы отметить механизм использования гражданином судебной защиты, для реализации которого ему необходимо подать жалобу в виде искового заявления в суд.

С вступлением в силу с 8 марта 2015 года Кодекса административного судопроизводства РФ все споры, возникающие на основании административно-публичных отношений, теперь рассматриваются на его основании.

Сроки обжалования решений или действий госорганов и органов местного самоуправления в суде также устанавливаются КАС РФ.

Сколько составляет срок рассмотрения обращения гражданина

В тех случаях, когда гражданин подает в госорган или орган местного самоуправления обращение в письменном виде, у адресата есть 30 дней на его рассмотрение (ст. 12 закона № 59-ФЗ).

Отсчет срока идет от даты регистрации обращения.

Так что если обращение было послано по почте, нужно учитывать время пересылки и срок, который отводится на регистрацию, а именно 3 дня с момента поступления обращения адресату (ст. 8 закона № 59-ФЗ).

Бесплатная юридическая консультация:

Важно! В исключительных случаях, когда для дачи ответа на обращение необходимо предпринять дополнительные действия или получить ответ от других учреждений, руководитель госоргана или органа местного самоуправления может продлить срок еще на 30 дней. Заявитель в обязательном порядке уведомляется об этом.

А вот, наоборот, сокращенный до 20 дней срок предусмотрен, когда обращение поступает высшему должностному лицу субъекта РФ и содержит информацию о нарушениях, допущенных в сфере миграционного законодательства.

Законом допускается и устная форма обращения, когда гражданин задает вопросы должностному лицу в ходе личного приема. По возможности ответ на них дается сразу же и тоже устно. Если это невозможно, заявитель будет дожидаться письменного ответа те же 30 дней.

На сайте Совета при Президенте РФ по развитию гражданского общества и правам человека в сентябре 2015 года был опубликован для публичного обсуждения проект нового ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ».

В нем предполагается уменьшить срок рассмотрения обращений до 20 дней. А в случаях, когда для дачи ответа нет необходимости проводить дополнительную проверку данных, срок не должен превышать 10 дней.

При этом в проекте учитывается, что обращение может направляться как в письменном, так и в электронном виде.

Сроки в судах

Тем гражданам, которые решили обжаловать решение госорганов или органов местного самоуправления, а также действия или бездействия работающих в них должностных лиц в судебном порядке, стоит быть готовыми к тому, что тяжба может затянуться. Связано это с возможностью рассмотрения спора поочередно в нескольких инстанциях.

Бесплатная юридическая консультация:

Согласно КАС РФ на рассмотрение спора в суде 1-й инстанции отводится 2 месяца, если это районный суд или областной и приравненные к нему суды. А вот в Верховном суде РФ дело может разрешаться и 3 месяца. При особо сложных делах возможно продление установленного срока еще на 1 месяц.

После вынесения решения судом 1-й инстанции может пройти еще месяц (но не более) до подачи апелляции, на рассмотрение которой отводится 2 месяца областным и приравненным к нему судам и 3 месяца ВС РФ.

Кассацию можно подавать на протяжении 6 месяцев после вступления обжалуемого решения в силу.

А рассмотрение кассации в ВС РФ длится месяц, если судья не истребовал дело из предыдущей инстанции, и 2 месяца, если все-таки истребовал.

Сколько дают ответ на обращение прокуратура, следственный комитет и органы внутренних дел

Граждане могут направлять обращения в правоохранительные органы. На основании закона № 59-ФЗ там разработаны свои инструкции по их рассмотрению. Эти инструкции во многом схожи. Вот что говорится в них о сроках рассмотрения обращения граждан.

Прокуратура

Генпрокуратура России издала приказ от 30.01.2013 № 45, в котором утвердила инструкцию о порядке рассмотрения обращений и приема граждан. В разделе 5 этой инструкции указаны следующие сроки:

  • 30 дней для стандартного рассмотрения обращения гражданина, военнослужащего или должностного лица;
  • 15 дней для рассмотрения обращений, которые не требуют дополнительной проверки данных.

Можно сказать, что в данном случае используется сокращенный по сравнению с законом № 59- ФЗ срок.

Следственный комитет

Соответствующая инструкция по рассмотрению обращений граждан в СК РФ утверждена приказом первого заместителя генпрокурора РФ — председателя СК РФ от 19.09.2007 № 17. В ее разделе 5 также устанавливаются сроки рассмотрения.

Для граждан они соответствуют срокам, предусмотренным законом № 59-ФЗ. Речь идет о 30 днях с возможностью продлить срок еще на 30 дней в особо сложных случаях.

А вот военнослужащие могут получить ответ в сокращенный до 15 дней срок при возможности его продления еще на 15 дней.

Бесплатная юридическая консультация:

Органы внутренних дел

Инструкция по рассмотрению обращений граждан в системе МВД утверждена приказом МВД России от 12.09.2013 № 707. В разделе 7 этой инструкции указаны предельные сроки рассмотрения обращений, которые составляют 30 дней с возможностью их продления еще на столько же.

Сроки в частных структурах

Если брать во внимание порядок рассмотрения обращений граждан, закрепленный в законе № 59-ФЗ, то он распространяется только на обращения в госорганизации и органы местного самоуправления. Обращения в частные структуры в нем не рассматриваются. Это не означает, что гражданин не может написать заявление, подать жалобу или направить предложение в обычную компанию.

https://www.youtube.com/watch?v=lPg-79w3oDM

В данном случае можно говорить о следующих формах обращения:

  • претензия, срок рассмотрения которой зависит от формы спора и вида правоотношений;
  • рекламация, срок рассмотрения которой тоже регулируется в зависимости от ситуации, в которой она подается.

Говорить о каком-то едином сроке рассмотрения обращений в частную организацию не приходится — все зависит от повода для такого действия.

Обращения граждан должны быть рассмотрены адресатом в обязательном порядке в срок, закрепленный на законодательном уровне. Если это не будет сделано, то для нарушителей наступает ответственность.

Если ответ не был дан госорганом или органом местного самоуправления, размер санкций будет устанавливаться в соответствии с КоАП РФ.

Сами же сроки, в которые должны быть рассмотрены соответствующие обращения, определяются в различных нормативных актах.

Источник: http://nsovetnik.ru/zawita_prav_potrebitelej/skolko_sostavlyayut_sroki_rassmotreniya_obrawenij_grazhdan/

Бесплатная юридическая консультация:

Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан

При правильной организации работа с обращениями граждан из каждодневной рутины может превратиться в кладезь ценной информации. Поэтому ни в коем случае нельзя пренебрежительно относиться к самому рядовому обращению. В предложениях и жалобах, которые должны храниться в архиве, можно найти немало рекомендаций и идей, которые будут полезны для более эффективной работы организации.

Нужно помнить, что делопроизводство по обращениям граждан представляет собой самостоятельный участок работы службы документационного обеспечения организации. Ведение этого делопроизводства имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать при определении правил ведения делопроизводства в конкретной организации.

Источник: http://s-fs.ru/sroki-rassmotrenija-obrashhenija-grazhdan-v/

Адвокат Насибулин
Добавить комментарий