Начали действовать правила хранения электронных документов

Содержание
  1. Как хранить документы в электронном виде?
  2. Пробелы в «Правилах»
  3. Как быть?
  4. Резюме
  5. Хранение электронных документов
  6. Что такое электронный документ
  7. Хранение электронных документов в архиве
  8. Сроки хранения, номенклатура и описи
  9. Постоянное хранение:
  10. Временное (свыше 10 лет) хранение электронных документов:
  11. Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов
  12. Как определить сроки хранения
  13. Требования закона о бухучете
  14. Требования Налогового кодекса
  15. Требования к ООО и акционерным обществам
  16. Сроки хранения электронных документов
  17. Способы хранения бухгалтерских документов
  18. Организация собственного архива
  19. Внеофисное хранение бухгалтерских документов
  20. Штрафы за нарушение порядка хранения бухгалтерских документов
  21. Уничтожение бухгалтерских документов
  22. На заметку бухгалтеру о хранении электронных документов
  23. Утверждена форма нового отчета, подаваемого в ПФ ежемесячно с отчета за апрель
  24. ФНС изложила очередные разъяснения по заполнению расчета 6-НДФЛ
  25. Последствия неправильного хранения электронных документов
  26. Ответственность в цифрах из законодательства
  27. Ответственность за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов
  28. Последствия для бизнеса
  29. Хранение электронных документов
  30. Особенности хранения электронной подписи
  31. Что делать с бумажными документами

Как хранить документы в электронном виде?

Начали действовать правила хранения электронных документов

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст.

29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры требуется хранить четыре года, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 8 п. 1 ст. 23).

Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет.

Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации».

Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов.

Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

  • в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
  • компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
  • компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок.

Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности.

А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.

31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов.

Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет.

Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств.

При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи.

Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян.

Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными).

Но она крайне низкая.

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок.

В ней они защищены троекратных копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре.

Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/4526

Хранение электронных документов

Начали действовать правила хранения электронных документов

Не может не радовать тенденция последних лет максимально перевести документооборот организации в электронный формат.

Многие компании уже отказались от бумажных документов во внутренней переписке, оставив лишь те, что проще вести в бумажном виде, чем в электронном (например, приказы по основной деятельности). Служебные записки, протоколы могут и должны быть электронными.

Только когда доходит до отправки их в архив, возникают вопросы. Между тем, хранение электронных документов совсем не сложное и очень мало отличается от хранения бумажных. 

Что такое электронный документ

Разберемся для начала с терминологией. Электронный документ имеет официальное определение. Оно содержится в федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (п. 11.1 ст. 2) и звучит так:

«электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Простыми словами, электронный документ – это документ, который проводит весь свой жизненный цикл в электронном виде. При этом не нужно путать его с электронной копией (сканом) бумажного документа. Хранение электронного документа тоже осуществляется в электронном виде!!! Не нужно его распечатывать, чтобы отправить в архив.

Очень легко разобраться на примерах:

  • Журнал регистрации документов в Excel – это электронный документ, а
  • скан-копия входящего письма, гиперссылка на которую привязывается к журналу – это не электронный документ, а всего лишь копия.

Или:

  • протокол, созданный в Word, задачи по которому проставлены в Outlook – это электронный документ, а
  • если протокол подписан председателем совещания на бумаге, а потом секретарь его отсканировала и разослала задания исполнителям по СЭД – этот протокол не электронный документ. Когда его отработают, то будут хранить на бумаге.

Таким образом, главное отличие электронных документов – их 100% существование в виртуальном пространстве. Электронные документы можно распечатывать, но это будет копия.

Удостоверяются электронные документы электронными подписями. Об этом будем говорить в ближайших статьях.

Хранение электронных документов в архиве

В целом хранение электронных документов осуществляется по тем же принципам, что и хранение бумажных. Отличаются только некоторые правила:

  1. Формат электронного документа, помещаемого на хранение, должен быть неизменяемым. Проще всего сохранить его в .pdf.
  2. Носитель, конечно, тоже будет отличаться. Проще всего хранить электронные документы на дисках, которые могут быть записаны только один раз. Но если организация не является источником комплектования гос. архива, то подойдут и флешки. Например, флешка-визитка достаточно плоская, чтобы ее можно было положить в конверт и сохранить таким образом.
  3. Примерно раз в пять лет нужно просматривать весь электронный архив и, если нужно, перезаписывать его на более современные носители и менять формат тоже на более актуальный. Иначе есть опасность, что через несколько лет мы не сможем даже найти устройство, которое запустит наш носитель (привет тем, кто сохранил корпоративную информацию на дискетах ;)).

Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то требования к ней и хранению электронных документов в ней строже: конвертировать файлы можно только в формат .pdf/a, носитель – только диск, причем каждый электронный документ помещается в архив не менее чем в двух экземплярах. Подробнее – в Правилах работы архивов от 2015 года, п.п. 2.30 – 2.33.

Сроки хранения, номенклатура и описи

Неважно, является ли организация источником комплектования гос. архива или нет, хранение электронных документов она должна осуществлять в те же сроки, что и бумажные, и оформлять хранение тоже по правилам.

Со сроками все понятно: хранение электронных документов осуществляется по срокам, установленным те же самыми Перечнями.

В номенклатуре дел электронные дела сопровождаются пометкой в графе «Примечание»: «Электронное дело».

Что касается описей, то Правила ведения архивов 2015 года предлагают формы описей именно для электронных документов. Про описи у меня есть отдельная статья. Общие правила ведения описей вы найдете в ней, сюда я вынесу форму описи и образец ее заполнения.

Обратите внимание: описи именно электронных документов сопровождаются приложением, в котором описывается содержимое каждой единицы хранения.

Постоянное хранение:

Скачать форму описи электронных дел, документов постоянного хранения + приложение, docx 16 kB

Образец заполнения описи электронных дел, документов постоянного хранения, pdf 446 kB

Временное (свыше 10 лет) хранение электронных документов:

Скачать форму описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения + приложение, docx 16 kB

Образец заполнения описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, pdf 444 kB

Внутренняя опись электронных документов составляется в бумажном виде, поскольку ее форма подразумевает живую подпись составителя, либо в электронном, если у составителя есть электронная подпись. В первом случае опись вкладывается в упаковку диска или в файл с флеш-картой, во втором копируется на носитель в виде отдельного файла.

Image by renjith krishnan // www.freedigitalphotos.net

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=5069

Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов

Начали действовать правила хранения электронных документов

При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права. Среди основных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить следующие:

  • Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105.
  • Основные правила работы архивов организации (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.02);
  • Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558).

Как определить сроки хранения

Для установления сроков хранения бухгалтерских документов в первую очередь следует ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов. Он представляет собой обновленную версию более раннего перечня и включает в себя типовые архивные документы организаций (независимо от формы собственности) с указанием сроков хранения.

Все документы перечня сгруппированы по разделам, соответствующим общим для большинства организаций управленческим функциям. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», поможет бухгалтеру определить сроки хранения документов своего отдела.

Помимо этого, для быстрого определения сроков хранения бухгалтерских документов можно использовать бесплатный интернет-сервис «Архивист-Онлайн», который выполняет поиск заданного документа (с указанием срока хранения) по трем основным перечням, включая последний типовой перечень от 25 августа 2010 года.

Требования закона о бухучете

Не стоит забывать и о том, что с 1 января 2013 года в силу вступил Федеральный закон от 06.12.

11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, причем, эти сроки не могут быть менее пяти лет после отчетного года (ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Отметим, что в пункте 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н), содержится аналогичное требование. 

Требования Налогового кодекса

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это относится к документам, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение дохода, уплата (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Требования к ООО и акционерным обществам

Открытые и закрытые акционерные общества должны обеспечивать сохранность документов, которые образуются в их деятельности, руководствуясь Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.

03 № 03-33/пс). Общества с ограниченной ответственностью могут найти нормы о хранении своих документов в статье 50 Федерального закона от 08.02. 98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В ней перечислены учредительные и иные организационные документы, подлежащие обязательному хранению.

Сроки хранения электронных документов

Важно отметить, что под архивным хранением бухгалтерских документов понимается не только хранение данных на бумажных носителях.

Согласно статье 5 Федерального закона об архивном деле, включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа создания документа и вида носителя.

  Таким образом, бухгалтер обязан обеспечить сохранность не только бумажных, но и электронных документов.

Документы учетной политики и стандарты организации, а также другие документы и средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности цифровой электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они последний раз были использованы для составления бухгалтерских отчетов (п. 2 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Способы хранения бухгалтерских документов

Чтобы обеспечить надлежащую сохранность архивных документов, некоторые организации прибегают к созданию собственного архива.

Это право закрепляется за коммерческими и некоммерческими организациями положениями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

При этом у них остается свобода выбора способа хранения бухгалтерских документов — в своем архиве или на территории специализированно архивной компании. Рассмотрим подробнее оба варианта.

Организация собственного архива

Если руководство приняло решение хранить документы своими силами, то оно должно выделить под архив отдельное помещение, оснащенное средствами хранения документов (например, полками или стеллажами), системой безопасности, а также системой климат-контроля для соблюдения температурно-влажностного режима.

Кроме того, исходя из общей практики хранения архивных документов, можно дать несколько советов по созданию собственного архива:

  • Если в помещении будущего архива слишком много света, то на окнах нужно повесить светонепроницаемые шторы или жалюзи. В противном случае важнейшие документы организации могут выцвести и испортиться раньше истечения сроков их хранения.  
  • Если помещение архива находится на первом или цокольном этажах на оконные проемы рекомендуется поставить металлические решетки. Кроме того, в целях предотвращения несанкционированного доступа в архиве можно установить металлическую дверь.
  • Необходимо разработать номенклатуру (систематизированный перечень) хранящихся в архиве дел. Номенклатура дел позволит сотрудникам организации сэкономить время при поиске необходимых документов. Копия разработанной номенклатуры дел должна храниться непосредственно в архиве организации.
  • Следует разработать регламент выдачи документов из архива. Не стоит выдавать бухгалтерские документы из бухгалтерии или архива организации сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан по мотивированному запросу с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение бухгалтерских документов

Сегодня на рынке архивных услуг большой популярностью пользуется сервис внеофисного хранения документов. При пользовании сервисом функции хранения бухгалтерских и иных документов передаются в руки профессиональной архивной компании.

Профессиональные архивохранилища оснащены современным оборудованием и выполняют все требования законодательства, предъявляемые к архивам.

В этом их главное отличие от собственных архивов организаций, которые, как правило (особенно в небольших организациях) находятся в весьма запущенном состоянии, поскольку на них не хватает ни средств, ни времени сотрудников.

К внеофисному хранению документов обычно обращаются в тех случаях, когда необходимо освободить часть дорогого офисного пространства и снизить издержки, которые связаны с созданием собственного архива и его последующим обслуживанием (аренда площадей, зарплата архивного сотрудника и др.). А для бухгалтера главным преимуществом внеофисного хранения является снижение непрофильной нагрузки за счет передачи обязанностей по работе с документами (создание архива, систематизация документов, поиск, копирование и т п.) специалистам архивной компании.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов — собственный архив или внеофисное хранение — определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота.

Как показывает российская практика, при правильном выборе архивной компании внеофисное хранение документов может стать более выгодным с точки зрения финансовых затрат на этапе создания и дальнейшего содержания архива.

Штрафы за нарушение порядка хранения бухгалтерских документов

Если документ был утерян или его содержание стало недоступным для использования, в случае архивной проверки (подробнее о ней см. «Архивная проверка: опровергаем опасные стереотипы») или визита налоговой инспекции, проверяющие могут оштрафовать организацию или ее должностных лиц — руководителя и главного бухгалтера.
Административный штраф в размере от 300 до 500 руб.

может быть назначен должностному лицу за несоблюдение правил хранения документов (ст. 13.20 КоАП РФ). Если же по причине отсутствия документов более чем на 10% было искажено содержание бухгалтерской отчетности, бухгалтер или руководитель могут быть оштрафованы на сумму от 2 000 до 3 000 руб. за грубое нарушение порядка хранения документов и правил ведения учета (ст. 15.11 КоАП РФ).

Самой «дорогой» потерей для организации может стать утрата документов, на основании которых ведется налоговый учет.

Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие определенных документов признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За данное нарушение организация может быть оштрафована на сумму от 10 000 до 30 000 рублей.

К таким последствиям приведет отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

https://www.youtube.com/watch?v=DrVqK0mPOx0

В случае утраты первичных документов руководитель организации должен назначить комиссию по расследованию причин утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105).

В ситуациях, когда бухгалтерские документы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийное бедствие) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), данный факт должен быть подтвержден сотрудниками соответствующих органов. Так, при пожаре таким подтверждением является справка службы пожарного надзора, в случае хищения документов — справка из полиции.

Уничтожение бухгалтерских документов

Первым этапом процедуры уничтожения документов является оценка документов организации с целью установления сроков их ранения. Для экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архив должна быть сформирована постоянно действующая экспертная комиссия.

Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных подразделений организации, которые могут определить ценность  документов и принять решение об уничтожении тех документов, сроки хранения которых истекли.

При ликвидации организации необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то уничтожение бухгалтерских документов производится без согласования с архивными органами. В таких организациях документы, подлежащие уничтожению, определяются после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу — после подписания руководителем.

После того как экспертная комиссия провела экспертизу ценности бухгалтерских документов, ей необходимо подготовить акт о выделении дел к уничтожению, который содержит список документов с истекшими сроками хранения. Единой формы акта о выделении дел к уничтожению нет, и организация должна разработать, а затем утвердить его в индивидуальном порядке.

Общая процедура уничтожения документов установлена в пункте 9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007» (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.07 № 28-ст).

Обратите внимание: документы могут быть уничтожены только при условии проведения инвентаризации за указанный период. Если инвентаризация не проводилась, проводить уничтожение нельзя.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). К примеру, для дел, составленных в 2010 году, срок хранения начинается с 1 января 2011 года.

Для проведения оперативной утилизации или уничтожения большого объема бухгалтерских документов целесообразно обратиться за помощью к профессиональным архивистам, которые, помимо всего прочего, помогут исключить риски ошибочного отбора документов на уничтожение.

Кроме того, бухгалтер будет избавлен от необходимости выполнять работу, выходящую за рамки его прямых обязанностей, а документы (включая акт о выделении дел к уничтожению) будут отвечать всем требованиям законодательства.
Напоследок отметим, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения влечет административную ответственность.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов бухгалтер может быть оштрафован на основании статьи 13.20 КоАП РФ.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2013/8/7672

На заметку бухгалтеру о хранении электронных документов

Начали действовать правила хранения электронных документов

Новости/разъяснения Вопросы НДФЛ Архиврассылки

Утверждена форма нового отчета, подаваемого в ПФ ежемесячно с отчета за апрель

ФНС изложила очередные разъяснения по заполнению расчета 6-НДФЛ На справке 2-НДФЛ не нужно ставить печать

Фирмы смогут хранить часть документов по личному составу на 25 лет меньше

О хранении электронных документов

Утверждена форма нового отчета, подаваемого в ПФ ежемесячно с отчета за апрель

Постановлением от 01.02.2016 N 83п правление ПФ утвердило форму “Сведения о застрахованных лицах”. Документ зарегистрирован в Минюсте 18 февраля.

Новая форма отчетности будет называться СЗВ-М. Напомним, обязанность ежемесячно сдавать в ПФ сведения о работниках установлена федеральным законом 29 декабря 2015 г. N 385-ФЗ. Впервые такой отчет надо сдать до 10 мая 2016 года (за апрель). За непредставление этих сведений предусмотрен штраф 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.

В отчете надо будет указывать регистрационный номер страхователя в ПФ, краткое наименование, а также ИНН/КПП работодателя. Вписывается год и месяц, за который надо представить сведения.

Также надо будет вписать тип формы – исходная за отчетный месяц, дополняющая, отменяющая. В таблицу будут вписываться ФИО работающих, страховой номер индивидуального лицевого счета, ИНН.

Последний будет указываться при наличии его у физлица.

Сведения подаются как в отношении лиц, работавших в отчетном месяце по трудовым договорам (в том числе и тех, с кем такие договоры в отчетном месяце расторгнуты), так и в отношении лиц, с которыми имеются гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры от отчуждении исключительного права, лицензионные договоры.

Источник: www.audit-it.ru

ФНС изложила очередные разъяснения по заполнению расчета 6-НДФЛ

В Письме от 25 февраля 2016 г. N БС-4-11/3058@ ФНС еще раз остановилась на вопросах, которые могут возникнуть при заполнении формы 6-НДФЛ.

Обязанность налоговых агентов представлять данный расчет корреспондирует с обязанностью уплачивать совокупную сумму НДФЛ. При этом российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Организации, имеющие обособленные подразделения, представляют расчет в отношении работников этих подразделений в налоговый орган по месту учета таких подразделений, а также в отношении физлиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

Крупнейшие налогоплательщики, имеющие обособленные подразделения, заполняют 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению и представляют его, в том числе, в отношении работников этих обособленных подразделений, в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению.

6-НДФЛ надо сдавать за первый квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, напомнила ФНС. Расчет заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.
В разделе 2 расчета за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Строка 100 раздела 2 “Дата фактического получения дохода” заполняется с учетом положений статьи 223 НК, строка 110 раздела 2 “Дата удержания налога” заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК, строка 120 раздела 2 “Срок перечисления налога” заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК.

Строка 030 “Сумма налоговых вычетов” заполняется согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика, утвержденным приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@, используемым для заполнения справок 2-НДФЛ. Добавим, что полей для указания данных кодов в форме 6-НДФЛ не предусмотрено.

В соответствии с пунктом 2 статьи 223 НК датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Согласно пункту 4 статьи 226 НК налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом.

При этом налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.

При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Таким образом, в случае если работникам зарплата за март 2016 года выплачена 5 апреля, а НДФЛ перечислен 6 апреля, то операция отражается в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года, при этом налоговый агент вправе не отражать операцию в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. Данная операция будет отражена при непосредственной выплате зарплаты работникам в 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом:

  • по строке 100 указывается 31.03.2016;

Источник: http://uchet-service.ru/buhvip148

Последствия неправильного хранения электронных документов

Начали действовать правила хранения электронных документов

Подробности Категория: Подборки из журналов бухгалтеру : 12.07.2016 00:00

Источник: http://www.klerk.ru/buh/

Как правило, при переходе на ЭДО компании в первую очередь уделяют внимание вопросам подключения, интеграции и подписания. Все верно, без решения этих задач нельзя перейти на электронный обмен с контрагентами. Но есть вопрос, о котором не все компании начинают задумываться сразу – это хранение электронных документов О том, как нужно хранить документы в электронном виде и какие бывают последствия неправильного хранения, поговорим в этой статье.

Ответственность в цифрах из законодательства

За неправильное хранение некоторых видов документов в законодательстве предусмотрена прямая ответственность и стоит помнить при этом, что документы могут быть и электронными.

Административная ответственность за нарушение правил хранения некоторых видов документов, в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ:

  • Неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах о рынке ценных бумаг об инвестиционных фондах, об ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 руб.
  • Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 руб.; на юридических лиц – от 100 000 до 200 000 руб.
  • Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб.; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования других архивных документов предусмотрены предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., а на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Вот, кстати, некоторые из основных нормативно-правовых актов, регулирующих правила архивного хранения документов, за нарушение которых предусмотрена ответственность:

  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”;
  • Приказ Министерства культуры РФ от 3 июня 2013 г. N 635 “Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах”;
  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”.

Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие документов, совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности, в соответствии с п. 1 ст. 325 УК РФ, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб.

или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательными работами на срок до 480 часов, либо исправительными работами на срок до 2 лет, либо принудительными работами на срок до 1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев, либо лишением свободы на срок до 1 года.

Ответственность за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов

Отдельно затронем тему ответственности за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских документов, поскольку в законодательстве есть несколько разных источников ответственности, касающихся этой темы. К тому же, именно бухгалтерские документы в последнее время очень активно переводятся в электронный вид

1. В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ, грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб. Повторное нарушение влечет наложение административного штрафа в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет.

В этой же статье указано, что под грубыми нарушениями понимается, в том числе, и отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской финансовой отчетности, аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение установленных сроков хранения таких документов.

Кроме того, сами требования к бухгалтерскому учету содержатся в Федеральном законе от 06.12.2011 №402 «О бухгалтерском учете», ст. 29 которого устанавливает основные правила хранения соответствующих документов.

Например, первичные учетные документы подлежат хранению не менее пяти лет после отчетного года, но обязательно с учетом сроков, указанных в разделе 4.

1 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

2. В соответствии со ст. 120 Налогового Кодекса РФ под грубым нарушением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения считается отсутствие первичных учетных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского или налогового учета.

Совершение таких грубых нарушений в течение только одного налогового периода влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб. Если же они совершены в течение более одного налогового периода, то штраф возрастает до 30 000 руб. Кроме этого, если эти деяния повлекут занижение налоговой базы, то штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

3. Если документы неправильно хранились или не соблюдены были сроки хранения, то и представить их в налоговый орган будет затруднительно. В соответствии с п. 1 ст.

126 Налогового Кодекса РФ, непредставление в установленный срок налогоплательщиком требуемых документов (например, счетов-фактур, товарных накладных, договоров и др.) влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

При небольших объемах документооборота сумма кажется небольшой, но если таких документов будет много, например, 500 штук, то штраф составит уже 100 000 руб.

Последствия для бизнеса

Кроме прямой ответственности за неправильное хранение документов могут быть и последствия, которые повлияют на деловые отношения, удобство работы, надежность и спокойствие. В этой части статьи разберем конкретные советы, что сделать для сохранности электронных документов.

При этом речь пойдет не о документах со сроком хранения более 10 лет, поскольку это отдельная большая тема для разговора, а в основном о документах, которыми уже сейчас начинаются обмениваться большинство компаний.

Кстати, если вам интересна тема долгосрочного хранения, то она затрагивалась на весеннем вебинаре Synerdocs «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов».

Хранение электронных документов

Сначала посмотрим, как же все-таки нужно хранить электронные документы. Следующая схема наглядно демонстрирует, что хранить нужно не только документ, но и другие элементы:

Таким образом, хранить нужно:

  1. сам документ, причем в том формате, в котором он был изначально создан;
  2. электронную подпись поскольку сама она является неотъемлемым реквизитом документа, и без его отсутствия документ не будет иметь юридической силы;
  3. служебные документы, особенно если законодательство требует из создания, как в случае с электронным счетом-фактурой (например, служебный документ «подтверждение даты получения оператором» содержит дату выставления);
  4. метаданные, которые по сути содержат реквизиты документы, по которым будет осуществляться поиск документа в архиве.

Какие же есть последствия неправильного хранения и как их избежать, рассмотри далее.

  1. Хранение в формате, отличном от подписанного, грозит тем, что электронная подпись не будет соответствовать телу документа. Если такой документ потребуется представить, например, в суд, то его подлинность доказать будет уже невозможно. Хотя, если обмен велся через сервис оператора ЭДО СФ, то скорее всего документ можно будет достать из сервиса. Во всяком случае, операторы как правило хранят документы в течение нескольких лет.
  2. Аналогичны последствия, если вместе не будет храниться электронная подпись. Если проводить аналогию с бумажным документом, то представьте себе договор, на котором не стоит ни одна подпись – он просто не будет иметь юридической силы. Точно так же и с электронным документом.
  3. Отсутствие архива служебных документов не так уж страшно, но при необходимости выгрузить их из одного архива удобнее, чем идти в сервис оператора ЭДО СФ и искать отдельно их там.
  4. Метаданные позволят искать документы в архиве по заданным критериям, например, по номеру и дате документа, или по контрагенту Без этих метаданных придется искать документы, особенно неформализованные, только по наименованию, которое может не содержать всех нужных данных.
  5. Кроме обычного хранения, нужно настроить резервное копирование всех данных, поскольку носители информации недолговечны. Утеря большого количества данных может в итоге обернуться катастрофой, но стоит помнить, что сейчас операторы ЭДО СФ хранят все документы в облаке, а бумажные оригиналы все так же хранятся в архивах, то есть вряд ли получится потерять все документы безвозвратно.

Особенности хранения электронной подписи

Мы уже говорили о том, что электронную подпись нужно обязательно хранить. Но это не единственная особенность. Нужно помнить, что сертификат ЭП действует всего один год, а это значит, что нужно подтверждение действительности электронной подписи.

Для этого есть формат усовершенствованной электронной подписи, которая вместе с контейнером с ЭП содержит в себе еще и штамп времени, удостоверяющий, что электронная подпись на момент подписания была действительна, и данные об отозванных на тот момент сертификатах и другие доказательства.

Без таких данных в дальнейшем будет сложно доказать, что подпись существовала на момент подписания.

Что делать с бумажными документами

Еще одно косвенное последствие неправильно организованного хранения документов – это утеря бумажных документов, сложности поиска, доступа к ним.

Конечно, избавиться от всех бумажных документов не получится, в силу особенностей законодательства и процессов. Но можно упростить с ними работу.

Если таких документов много, то есть смысл их отсканировать и взаимодействовать уже с электронными копиями. Это позволит в некотором виде унифицировать работу.

Метаданные к копиям помогут быстро искать, и система архива при необходимости укажет, в каком деле, и в какой коробе находятся оригиналы.

Итого, если документов в компании много, то лучше всего организовать специальный архив документов. На рынке уже предлагаются решения, которые предусмотрели все самые важные моменты:

  • сохранение всех документов в нужных форматах со всеми ЭП, причем эти данные могут сразу подтягиваться из сервиса операторов ЭДО СФ;
  • отслеживание сроков хранения документов в зависимости от их вида;
  • удобный поиск документов, в том числе по разным критериям и для разных целей, таких как печать или представление в контролирующие органы
  • составление документов в комплекты по нужным параметрам, например, первичные учетные документы;
  • выгрузка документов с электронными подписями;
  • составление описей к выгружаемым документам;
  • разделение прав доступа на документы или на виды документов;
  • возможность отслеживать по каким документам нужно организовать возврат или когда закончится действия электронной подписи;
  • возможность работать со сканами бумажных документов, пока сами оригиналы спокойно лежат в архиве.

При всей кажущейся сложности хранения электронных документов с учетом резервного копирования, заменой носителей, соблюдением форматов и метаданными, правильная настройка электронного архива позволит сделать поиск и работу с документами намного удобнее, чем с бумажным архивом.

Это не значит, что бумажные документы исчезнут, но можно сделать работу с ними намного удобнее.

Главное, что нужно предпринять с самого начала – это правильно организовать хранение, и тогда никакие последствия, связанные с беспорядком, потерей документов и искажением информации не будут страшны.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/55786-posledstviya-nepravil-nogo-hraneniya-elektronnyh-dokumentov.html

Адвокат Насибулин
Добавить комментарий