Составление графика отпусков

Содержание
  1. График отпусков и правила его составления
  2. Понятие графика отпусков
  3. Продолжительность отпуска
  4. Порядок составления графиков на следующий год
  5. Опрос сотрудников
  6. Законодательство
  7. Неиспользованные дни
  8. Внесение корректировок в план
  9. Нюансы формирования графиков
  10. Типичные ошибки при формировании плана
  11. -составление графика отпусков
  12. Как составлять график отпусков правильно – образец составления
  13. 2. Опрос сотрудников
  14. 3. Если остались дни за прошлый год
  15. Форма Т-7
  16. Как перенести отпуск сотруднику
  17. График отпусков на 2019 год: особенности составления, форма
  18. Особенности составления графика отпусков
  19. Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников
  20. Форма для графика отпусков
  21. Изменение графика отпусков
  22. Штраф за отсутствие графика отпусков
  23. График отпусков: правила оформления и внесение изменений
  24. Как составить график отпусков: предварительный этап
  25. Когда составляется график отпусков на следующий год
  26. Как составляется график отпусков для вновь принятых работников
  27. Знакомить ли с графиком отпусков персонал компании
  28. Отпуск, составление графика отпусков
  29. Составление графика отпусков
  30. Разработка графика отпусков
  31. Категория работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время

График отпусков и правила его составления

Составление графика отпусков

График отпусков – обязательный комплект документации, который в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации должен быть у каждой организации. По этой причине трудовая инспекция и прокуратура, в первую очередь, проверяют наличие именно этого графика.

Понятие графика отпусков

График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.

Документ формируется в соответствии с формой Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года.

Начиная с 2013-го года, особенности составления изменились. С этого момента организация обязана разрабатывать форму документа самостоятельно, однако в ней должны иметься все достоверные реквизиты в соответствии с первичной бухгалтерией.

Замечание. Несмотря на такое разрешение, большинство предприятий предпочитает использовать форму Т-7 из-за ее удобства.

План отдыха обязаны подписать начальник службы кадров и руководитель подразделения фирмы. При использовании формы Т-7, глава предприятия ежегодно ее утверждает.

Продолжительность отпуска

28 календарных дней – продолжительность отпуска, которое закрепляется за сотрудником за год деятельности на производстве. Единственное исключение – работники организации, состоящие на особенных условиях труда. В частности:

  • Граждане, осуществляющие деятельность на опасных условиях;
  • Лица, занятые работой в северных условиях.

Для любой из этой категории, время отпуска увеличивается.

Законодательство также описывает случаи, когда за деятельность работника назначаются дополнительные дни отдыха:

  1. Непостоянный рабочий день сотрудника – работодатель обязан добавить к графику 3 дня отпускных;
  2. Несовершеннолетним работникам полагается отпуск, который продолжается 31 день.

Замечание. Настоятельно не рекомендуется одновременно отправлять в отпуск все подразделения или службы предприятия – такой ход нарушит работу организации, что повлечет за собой серьезные убытки.

Учитывая специфику предприятия, можно составить приблизительную схему отпусков:

  • Работников сельского хозяйства лучше всего отправить в отпуск зимой, так как в это время года активность организации снижена;
  • Лето – идеальное время для отправления в отпуск работников учебных заведений.

Только учитывая особенности организации, можно составить оптимальный график, который не нарушит производственные возможности и не подорвет финансы компании.

Порядок составления графиков на следующий год

Стоит отметить, что график отпусков относится к документу локального характера. То есть они имеют силу в рамках конкретной организации или подразделения и неактуальны за их пределами. Практических во всех предприятиях формируются именно локальные акты, в которых отражено двустороннее отношение между сотрудником и работодателем.

Замечание. Письмо Роструда №4414-6 обязывает предприятия составлять локальные нормативные графики отпусков для каждого отделения.

На процесс формирования графика могут повлиять фундаментальные документы и прочие нормативные справки, действующие в организации. При наличии коллективного соглашения в нем могут излагаться особенности формирования плана отпусков.

Опрос сотрудников

Важным фактором формирования графика может стать опрос работников организации. Проводить опрос можно путем личной беседы или анкетированием. После анализа результатов, работник кадровой службы делает наброски с приблизительным планом отпуска для каждого служащего компании.

Важно. Если организация включает в себя множество структурных подразделений, то опрос может провести уполномоченный сотрудник.

После завершения опроса и формирования приблизительно плана, сведения передаются в кадровую службу. Здесь сотрудники по своему усмотрению меняют расписание, подстраивая его в соответствии с возможностями компании. На последнем этапе план согласовывается с самими сотрудниками и начальниками подразделений.

Законодательство

При формировании плана отпусков важно помнить о том, что некоторые сотрудники имеют полное право самостоятельно выбирать период и продолжительность отдыха. Эти нюансы полностью расписаны в законодательство Российской Федерации.

К привилегированным работникам, которые имеют законное право выбирать период и продолжительность отдыха, относят:

  • Совместителей, пришедших со сторонних компаний. Такие лица могут взять одновременно два отпуска – с дополнительной и основной работы;
  • Беременных девушек, которые, по расписанию должны уйти на отдых накануне декретного отпуска или после его окончания;
  • Несовершеннолетних граждан, работающих на производстве с заключением трудового соглашения.

Представленный выше список не полный. Исчерпывающий перечень можно найти в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Важно. Сотрудник, имеющий подобные привилегии, обязан предоставить пакет документов, которые подтвердят его полномочия при выборе особенностей отдыха.

Неиспользованные дни

Нередко случается так, что лицо имеет неизрасходованные за прошлый год отпускные дни, о которых кадровая служба не должна забывать. Также не стоит забывать и о расчёте отпускных выплат.

При возникновении такой ситуации, сотрудник должен уйти на отдых за текущий год, а позже в произвольном порядке работнику назначается период отдыха за неиспользованные дни.

Замечание. Неизрасходованные дни могут быть как занесены в график отпусков, так и предоставлены на основании соглашения между сотрудником и работодателем.

Сотрудник не теряет прав на неиспользованные дни в случае, если они не занесены в план отпусков. Это время остается закрепленным за работником до того момента, пока он их не использует.

Внесение корректировок в план

Закон разрешает корректировать принятый график отпусков только после согласования с сотрудником фирмы, чей отдых переносится на другое время.

На практике существует три основных нюансов, из-за которых может происходить корректировка графика:

  1. Работник своевременно не получил выплаты за отпускные;
  2. В случае, когда лицо получило извещение о начале запланированного отдыха с запозданием;
  3. Если уход работника на отдых повлечет большие финансовые или производственные потери для компании.

Основанием для начала корректировки графика может стать приказ работодателя, однако он должен обосновать причины изменения и ответить на вопросы сотрудников.

В стандартизированной форме Т-7 для заполнения изменений существуют отдельные графы:

  • Графы 7-9 заполняются в случае, когда отдых человека переносится;
  • Графа 10 в случае отмены отпуска – сотрудник в срочном порядке вызывается на место работы. При этом оставшиеся дни отдыха должны быть перенесены на следующий период.

На любом предприятии принято выделять два варианта изменений графиков:

  1. Создание нового документа – подразумевает оформление нового графика отпусков. Такой шаг может вызвать трудности в случае проверки от трудовых инспекций;
  2. Создание дополнительной формы, которая прилагается к основному документу и теряет силу отдельно от него.

Наиболее удобным и практичным вариантом является второй – это решение не вызовет проблем со службами проверки, так как полностью исключает путаницу в документации фирмы.

Нюансы формирования графиков

Помимо основных моментов, которые необходимо учитывать при формировании плана отпусков, существует ряд дополнительных:

  • Стаж сотрудника – законное право на оформление оплачиваемого отпуска имеют только работники, занятые на предприятии более 6 месяцев. Если за это время сотрудник брал дополнительный неоплачиваемый отпуск на срок более 7 дней, то он не включается в этот стаж;
  • Два отпуска – его могут получить те сотрудники, которые были устроены на предприятии под конец календарного года (сентябрь, октябрь и т.д.). Лицо имеет право взять первый отдых до мая, а второй – до конца года;
  • Дополнительные отпуска – локальный отдых, который имеется во множестве организаций с опасным или крайне вредными условиями труда. Время отдыха должно в обязательном порядке заноситься в график, однако использовать подобные отпуска может только лицо, отработавшее на предприятии больше 6 месяцев. Помимо этого, закон не предусматривает получение такого отпуска авансом;
  • Сотрудники, которые поступают в высшие учебные заведения, имеют право самостоятельно выбирать время отпускных. Преимущественно это положение относится к лицам, работающим в районах крайнего севера.

Типичные ошибки при формировании плана

Одна из самых распространенных ошибок, которую можно встретить во многих средних и мелких организациях – отсутствие графика. Это прямое нарушение правил, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, которое влечет за собой штраф.

Обратите внимание. В соответствии с действующим законодательством РФ, составлять план отпусков необходимо даже в фирме, где работает один человек.

Следующая ошибка – на документе нет подписей от руководителей кадровой службы. Такое происходит в случае, когда локальный план отдыха сотрудников компании разработан только «для галочки». Записи в справках и время отдыха могут не совпадать.

Еще один недочет – разбитие отпуска на несколько частей. Этот вариант приемлем только в случае полного согласия самого работника и невозможен без его одобрения. Если работодатель решил поделить отдых, то кадровая служба обязана представить работнику ознакомительный документ, где тот должен поставить подпись.

Последняя ошибка – отсутствие записи о сотруднике в графике. Это не критичное замечание, так как работник может самостоятельно написать заявление на предоставление отдыха.

-составление графика отпусков

, в котором подробно раскрыта тема, как составить график отпусков в организации с учетом всех нюансов:

График отпусков – один из компонентов основной документации, который в обязательном порядке должен присутствовать на предприятии, в противном случае проверяющие органы могут выписать штраф за несоблюдение положений Трудового кодекса. При составлении документа необходимо опираться не только на букву закона, но и на мнение и потребности самих сотрудников производства.

Источник: https://moyaidea.ru/grafik-otpuskov-i-ego-sostavleniya.html

Как составлять график отпусков правильно – образец составления

Составление графика отпусков

График отпусков согласно ст. 123 ТК РФ является документом, обязательным к исполнению и предоставлению сотрудникам 1 раз в год. По закону утверждение графика должно проводиться за 2 недели до начала Нового года. Предоставление отпуска – обязательство для любой организации,

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно!

При несвоевременном составлении графика предприятие может понести наказание в виде административной ответственности, или штрафных санкций.

Если предприятие большое и работает много сотрудников, то разумно составлять график на каждое подразделение в отдельности. В маленьких же организациях вполне достаточно составления одного документа.

Удобное время для отдыха составляется при общении работодателя с сотрудниками, однако важно не допустить простои на производстве по причине нехватки людей, поэтому график должен быть распланирован рационально и правильно.

Предоставление отпуска по желанию независимо от стажа сотрудника законодательством РФ предусмотрен для:

  1. Беременных и родивших женщин вплоть до достижения ребенка 3-ех летнего возраста.
  2. Несовершеннолетним.
  3. Сотрудникам, жены которых находятся в отпуске по причине беременности и родов.
  4. Работающим по совместительству, отдых по графику для которых предусмотрен на основном месте работы.
  5. Супругам военнослужащих, согласно ст.11 ФЗ о статусе военнослужащих они имеют право брать отпуск одновременно с отпуском супруга.
  6. Чернобыльцам согласно ст. 14 закона РФ.

Все остальные работники согласно ст. 121 ТК РФ идут в отпуск по графику, причем на первом году после трудоустройства на работу могут пойти через 6 месяцев в отпуск. График составляется в унифицированной форме, состоит из 10 пунктов.

В пункте 4 указывается табельный номер работника, если ему таковой присвоен. Прописываются должности сотрудников, наименование предприятия.

Графы 7-10 оставляются пустыми, заполняются по истечении отпуска. После прохождения отпуска сотрудников вносится дата окончания отпуска по факту.

При перенесении даты отпуска требуют заполнения графы 8-9. Если создан приказ о переносе отпуска по заявлению самого сотрудника, то внесение данных должно соответствовать дате, указанной в заявлении. Ст.

123 разрешает перенос отпуска, но уведомить о дате начала отпуска, работодатель должен заранее, иначе будут нарушены сроки выплат отпускных, по причине несвоевременного отсутствия сотрудника на работе предприятие может понести значительные убытки.

В графе “Примечание” возможно указание причины не предоставления отпуска работнику, также продление, либо наоборот, сокращение.

В некоторые случаях отпуск может превышать установленные законодательством 28 календарных дней или наоборот, составлять 2 недели, вторую же часть отпуска можно будет взять в любое другое нужное время, то есть сходить в отпуска 2 раза в год, но только по предварительному согласованию с руководителем предприятия.

Возможно внесение в график дополнений, иных реквизитов и граф. Уведомить сотрудника о предстоящем отпуске работодатель должен не позднее 14 дней до момента его наступления согласно графику, то есть при составлении графика на 1 год утверждение его должно быть не позднее 17 декабря текущего года.

Утвержденный документ обязателен для исполнения как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника.

В график включаются:

  1. Основной оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
  2. Дополнительный оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
  3. Не использованный ранее отпуск, либо его часть.
  4. Перенесение отпуска на будущий год.

Для некоторых категорий работников возможно удлинение основного отпуска:

  1. Несовершеннолетним до 31 дня.
  2. Инвалидам до 31 дня.
  3. Педагогам до 42-56 дней.
  4. Госслужащим до 30-35 дней.

Ежегодный дополнительный отпуск предоставляется:

  1. Работающим на вредном, опасном производстве.
  2. При ненормированном рабочем дне.
  3. Работникам в условиях Крайнего Севера.
  4. В иных случаях, предусмотренных законами РФ.

Учитывая свои финансовые, производственные возможности работодатели вправе предоставить самостоятельно дополнительный отпуск своим сотрудникам, порядок предоставления указывается в договоре, либо нормативном акте. Учитывается мнение профсоюза, иного выборного органа, действующего на том, или ином предприятии.

Если сотрудник имеет право на удлиненный отпуск в 30 дней, за выслугу лет (8 дней), за переработку дней (3 дня), работая во вредных условиях (7 дней), то все дни суммируются. Итого 48 дней имеет право отдыхать работник, что тоже фиксируется в графике, причем работник вправе разделить отпуск на части, так сегодня поступают многие.

Лица, имеющие право брать отпуск в любое удобное время, также должны быть обозначены в графике. Свое решение по предоставлению отпуска они могут в течение года изменить, и работодатель не может им отказать, а значит, и в графике должны быть внесены соответствующие изменения.

2. Опрос сотрудников

Опрос сотрудников немаловажен при составлении графика. Каждый сотрудник может выразить свое предпочтение, когда ему удобно идти в отпуск и насколько дней. Опросом занимается кадровая служба, либо отдельный уполномоченный сотрудник, имеющийся в каждом подразделении крупной организации.

Опросить сотрудников может начальник цеха, или отдел кадров. После опроса в каждом подразделении составляется предварительный график отпусков, после чего все графики с каждого подразделения передаются в отдел кадров, где корректируются с учетом всего производственного процесса.

Документ обязательно согласуется с работниками, начальником, руководителем отдела. Итог – составление единого документа для всей организации, либо его раздробление по службам, отделам подразделениям.

3. Если остались дни за прошлый год

Часто бывает, что неиспользованные дни отпуска за прошлый и даже позапрошлый год у работника остаются. Однако, согласно ТК РФ работать без отпуска более 24 месяцев запрещено. Если остались неиспользованные дни отпуска за прошлые годы, то сначала отпуск предоставляется за текущий год, далее дни за прошлые годы.

Их можно использовать в любое время по желанию работника, но, согласовав это предварительно со своим работодателем. Неиспользованные дни также фиксируются в графике.

Если дни не будут зафиксированы в графике работник может их просто утерять, не воспользоваться правом, но восстановить при согласованности с руководителем предприятия.

Неиспользованные дни можно брать не сразу, а частями, раскидав их на целый год.

Форма Т-7

Формат Т-7 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года. До 2013 удаление некоторых граф в документе было запрещено. Сегодня форма разработки документа допускается самостоятельная, но реквизиты, согласно первичной документации бухгалтерии, должны быть отражены в полном объеме.

Скачать форму T-7 в формате MS Word.

Унифицированной формой пользоваться проще и удобнее. Многие предприятия до сих пор используют именно ее. Формат Т-7 ежегодно утверждается директором фирмы (предприятия), путем проставления подписи печатей всеми начальниками отделов, начальником кадров.

Раньше график отпусков согласовывался с профсоюзом. Сегодня согласно ТК РФ данного согласования не требуется. Если на предприятии нет профсоюзного органа, его отсутствие прописывается в шаблоне. Еще при проектировании графика его нужно согласовать с профсоюзом, до утверждения руководителем.

Сначала проект отдается на подпись начальнику отдела кадров, затем руководителю подразделения и только после этого – профсоюзу для ознакомления. Далее график после согласования с профсоюзом подписывается руководителем предприятия, вступает в законную силу и оспариванию работниками уже не подлежит.

Как перенести отпуск сотруднику

Часто по личным причинам, либо в случае производственной необходимости требуется перенести отпуск работнику. Для этого необходимо написать заявление, предоставить руководителю. Если перенос не будет ущербным для всего предприятия, не скажется негативно на производительности труда, то вполне может быть перенесен на основании приказа, изданного руководителем.

При этом в графике в графе 7-9 делаются пометки, указывается причина отмены отпуска в назначенное по графику время. В графе 10 “Примечание” проставляется новая дата после переноса отпуска.

Если график составлен неправильно, с ошибками, то и это в итоге обязательно приведет к:

  1. Затруднениям поиска, замены ушедшего человека в отпуск.
  2. Проблемам при начислении отпускных.
  3. Нарушению производственного процесса.

Если нарушены сроки составления договора, то на предприятие будут наложены штрафные санкции до 5000 руб, на юр. лиц-30-50 тыс. руб., также приостановление деятельности предприятия сроком до 3 месяцев.

Составление графика считается неправильным если:

  1. Нарушены сроки составления документа.
  2. Не предоставлено право на отдых по желанию отдельным категориям сотрудников с законодательством.
  3. Проигнорированы пожелания сотрудников, дата отпуска не соответствует их просьбам.
  4. В графике фактически работающие люди обозначены, как совместители.
  5. Сроки отпуска, указанные в документе, не соответствуют фактической дате ухода работника в отпуск.
  6. Прием нового работника не зафиксирован в акте изменений.

Для составления документа можно отметить несколько главных правил:

  1. Невозможен одновременный уход в отпуск начальника и заместителя отдела одного подразделения.
  2. Нельзя допускать ухода одновременно сразу многих сотрудников, подразделение должно постоянно функционировать.
  3. Однопрофильные специалисты не могут все одновременно уйти в отпуск.
  4. Неотработанные дни лучше разбить на части, а не предоставлять сотруднику все дни за 1 раз.
  5. Распределение отпусков должно быть правильным, не в ущерб рабочему процессу.
  6. Сотрудникам лучше заранее провести опрос с работниками, учесть их мнение при составлении графика, чем потом переделывать документ, тратить время и нервы.

График отпусков обязателен для оставления каждым юр. лицом. При его отсутствии на предприятие налагается инспекторами по труду административная ответственность. Важно правильно составить график, так работа предприятия будет слаженной и бесперебойной.

Скачать образец графика отпусков в формате MS Word.

При составлении документа важен учет взаимозаменяемости сотрудников. Составлением графика занимаются компетентные органы, в частности отдел кадров, способные ответственно и грамотно подойти к оформлению документа, с учетом всех пожеланий, прав сотрудников.

Источник: https://prostopozvonite.com/trud/otpusk/grafik.html

График отпусков на 2019 год: особенности составления, форма

Составление графика отпусков

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.

Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ).

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть его составить работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводного единого графика отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2019 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей должен предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Относительно недавно был принят Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ, который дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители трех и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную органиазцию (ст.

372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в свободный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ):

влечет предупреждение или наложение административного штрафа

  • на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1000 до 5000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: https://kontur.ru/articles/5323

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

Составление графика отпусков

Графиком отпусков называют документ, в котором фиксируется очередность предоставления сотрудникам компании оплачиваемых отпусков на протяжении года (ст. 123 ТК РФ). Для чего необходим график отпусков, как правильно составить этот документ и что при этом стоит учесть, узнаем из настоящей статьи.

Как составить график отпусков: предварительный этап

Оформление графика отпусков дает возможность работодателю своевременно предоставлять отпуска, выплачивать отпускные, контролировать эти операции, не допуская накапливания неиспользованных дней отпуска.

Современная судебная практика по трудовым спорам свидетельствует: значительная доля разбирательств происходит именно по поводу предоставления отпусков.

Поэтому составление графика отпусков проводят, опираясь на такие критерии:

  • соблюдение гарантий, установленных действующим российским законодательством, в части предоставления отпусков персоналу компании, в т. ч. преимущественным категориям (льготным, т. е. имеющим право на предоставление отпуска в удобное для себя время) учитывать их пожелания. К таким группам относятся:
    • сотрудницы, имеющие 2-х и более детей до 12 лет;
    • мужья, жены у которых находятся в декретном отпуске;
    • несовершеннолетние работники;
    • почетные доноры РФ;
    • супруги военнослужащих, планирующие отпуск совместно с мужем;
    • ликвидаторы Чернобыльской аварии;
    • совместители, поскольку этой категории работающих отпуск предоставляется в то же время, что и по основному месту работу.

Целесообразнее у этих групп сотрудников взять соответствующие заявления, где будут изложены их пожелания. К тому же, они будут служить подтверждением действительного предоставления отпуска в желаемое время. Если в оформленном графике учтено пожелание заявителя, то внести изменения времени отпуска впоследствии можно будет по обоюдному согласию сторон.

  • организационные особенности имеющихся производств в компании. К примеру, конвейерные технологии, применяемые в цехах, не позволяют массовое предоставление отпусков в летний период – это может привести к снижению объема выпуска, а, следовательно, и прибыльности в целом. Или напротив, уход персонала, занятого на сезонных работах в отпуск в периоды затишья – весьма грамотный ход, способный обернуться заметной экономией ресурсов.

График отпусков, правила оформления и внесение изменений в него должны быть закреплены во внутрифирменных локальных актах, таких как колдоговор или правила внутреннего распорядка. Это поможет избежать возникновения конфликтов на почве предоставления отпусков.

Когда составляется график отпусков на следующий год

Подписывает график начальник службы управления персоналом. Затем согласовывается с профорганом (при наличии) и утверждается руководителем.

Все мероприятия по планированию очередности ухода в отпуск сотрудников на будущий год компании необходимо завершить как минимум за две недели до окончания текущего года, т. е. график отпусков утверждается не позднее 17-го декабря включительно.

Руководителям предприятий с пятидневной рабочей неделей датировать утверждение графика отпусков следует рабочим днем, поскольку если этой датой будет выходной день, то при возможной проверке компании трудовой инспекцией могут возникнуть вопросы по поводу выхода на работу в выходной день и оплаты труда в установленном законом двойном размере.

Существует унифицированная форма графика (№ Т-7). В настоящее время ее обязательное применение не требуется, компании вправе использовать ее или разрабатывать собственные, удобные для них формы.

Главное условие, выдвигаемое законодателями – применяемые документы должны соответствовать требованиям закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402 в части наличия обязательных реквизитов (ст. 9), а использование их – закреплено в учетной политике фирмы.

Чаще всего новый бланк графика – это модернизированная типовая форма, доработанная в соответствии со спецификой производства.

В график отпусков вносят сведения о времени предоставления ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, а также информацию о их переносе. К моменту утверждения графика первые 6 граф, тех, что касаются сведений о контингенте и планируемых датах (месяцах) отпусков, должны быть заполнены.

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года.

Так в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск, а 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе. Перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению.

В графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.

Как составляется график отпусков для вновь принятых работников

Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

  • оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
  • не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.

Знакомить ли с графиком отпусков персонал компании

Несмотря на то, что законом порядок ознакомления сотрудников с графиком отпусков не установлен, все же он является важным документом для каждого и требует ознакомления. В разных организациях этот вопрос решают по-разному: кто-то составляет специальную ведомость и знакомит каждого сотрудника под роспись, кто-то вывешивает на оповестительных стендах копию утвержденного графика и т.п.

Преимуществом применения этого документа внутри компании является то, что заявление на отпуск сотруднику писать не нужно. Контролируя исполнение графика, кадровая служба письменно уведомляет работников за 2 недели о времени наступления отпуска.

Трудовая инспекция весьма тщательно проверяет как оформлен график отпусков. Как правильно составить эту форму мы объяснили. Заметим, что игнорирование оформления документа повлечет административные штрафные санкции:

  • для должностных лиц и предпринимателей — от 1 до 5 тыс. руб.;
  • для предприятий – от 30 до 50 тыс. руб. 

Источник: https://spmag.ru/articles/grafik-otpuskov-pravila-oformleniya-i-vnesenie-izmeneniy

Отпуск, составление графика отпусков

Составление графика отпусков

* Документы кадровой службы
* локальные нормативные акты, порядок разработки и принятия
* штатное расписание
график отпусков
* график отпусков на следующий год – вопросы декабря, имеется еще время доработать!
* правила внутреннего трудового распорядка
* коллективный договор
* положение об оплате труда
* документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных
* должностные инструкции, кем разрабатываются их форма и содержание
* порядок изменения должностной инструкции
* варианты должностных инструкций
* этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
* планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ

Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрены четыре вида отпусков:
• ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• отпуск без сохранения заработной платы (содержания);
• отпуск по беременности, родам и уходу за ребенком

Составление графика отпусков

   В соответствии со статьями 114 и 115 ТК РФ все сотрудники, работающие в организации по трудовому договору, имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней.

Иногда к основному отпуску присоединяется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, он предоставляется за особый характер труда, за работу во вредных и опасных условиях, в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами (ст. 116ТКРФ).

   Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.
   График отпусков – это локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем предприятия с учетом мнения представительного органа работников, если таковой имеется.

График отпусков должен быть в организации обязательно, поскольку он прямо упомянут в статье 123 ТК РФ. Кроме того, даже если штат сотрудников невелик, работодателю намного удобнее планировать отпуска заранее, чтобы в будущем избежать ненужных конфликтов по поводу времени ухода в отпуск.

   Оформление графика отпусков как документа происходит не в произвольной форме, а на унифицированном типовом бланке формы № Т-7 – шаблоне графика отпусков. Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять.

В графике указывается время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации. При его составлении учитывается специфика организации, нормы трудового законодательства и пожелания сотрудников.График отпусков (форма № Т-7) подписывают руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений.

Этот документ утверждается подписью руководителя (проставляется непосредственно на документе) по согласованию с представительным органом работников. Специальный приказ об утверждении графика отпусков руководителем не издается.

   График отпусков утверждается не позднее двух недель до начала того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков.

Например, график на 2010 год должен быть утвержден не позднее 16- 17 декабря 2009 года.   Составленный не позднее, чем за две недели до наступления нового года, график отпусков будет заполняться в течение всего следующего года.

В частности, в него будут вноситься сведения о фактически использованных отпусках, а также информация о переносе отпусков.

   График отпусков необходимо составлять и в том случае, если на предприятии принят коллективный отпуск.

   О времени начала отпуска сотрудников следует предупреждать не позднее, чем за две недели (ст. 123 ТК РФ) до его начала.   Установленная норма об извещении начала отпуска, не совсем удобна для обеих сторон, поскольку работник находится в неведении в течение всего года относительно возможности получить отпуск в желаемые сроки. Лишь за две недели до наступления отпуска работник практически ставится перед фактом скорого получения отпуска.   Трудовой кодекс не предусматривает обязанности знакомить всех сотрудников с графиком отпусков под расписку, однако лучше это все-таки сделать. В то же время достаточно того, чтобы каждый работник знал из правил внутреннего трудового распорядка, где он может увидеть утвержденный график отпусков: на доске объявлений, в отделе кадров и т.п.   Две недели – это малый срок, трудно спланировать полноценный продуманный отдых. Учитывая этот факт, кадровики поступают следующим образом. После утверждения графика отпусков с ним знакомят всех сотрудников под расписку.   Таким образом, работники заблаговременно под личную подпись (она проставляется на обратной стороне документа) ставятся в известность о дате наступления их ежегодного оплачиваемого отпуска. Кроме того, выписки из графика, заверенные руководителем кадровой службы, рассылаются для ознакомления по структурным подразделениям организации, где вывешиваются на видном месте.   Извещением о начале отпуска может служить и сам приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма № Т – б), если он будет издан в срок.

   Отдельным работникам (в случаях, предусмотренных федеральными законами) ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в любое удобное для них время.

Разработка графика отпусков

Прежде чем приступить к составлению графика отпусков, надо уяснить несколько моментов.    1. Разработка графика отпусков – процесс трудоемкий и достаточно долгий, особенно при большой численности персонала в организации.

Учитывая, что Трудовой кодекс устанавливает требование по утверждению графика отпусков не позднее, чем за две недели до начала календарного года (не позднее 17 декабря), его разработка должна начаться раньше. Когда именно – решает руководитель предприятия или кадровые службы, поскольку в законодательстве нет требований на этот счет.

Если к началу декабря будут собраны все необходимые данные, то удастся своевременно подготовить график к утверждению.

    2. При составлении графика отпусков можно применять два подхода:

— реальный подход. График отпусков составляется, чтобы действительно служить рабочим документом в течение всего года. Реальный подход- это правильный путь, но применяется он не везде. В основном он используется на крупных предприятиях, где работает более тысячи человек и без графика отпусков просто не обойтись, а также на непрерывном производстве при сменной работе. Кроме того, встречаются ситуации, когда сотрудники отказываются брать отпуск по разным соображениям: кто-то боится потерять рабочее место, кто-то желает заработать. Работодателю в таком энтузиазме выгоды нет, ведь не предоставление отпусков — это серьезное нарушение трудового законодательства. Имея утвержденный график, можно настоять на том, чтобы сотрудник ушел в отпуск;— формальный подход. Суть его в том, что график составляется и существует как формальный документ, необходимый для предъявления проверяющим органам. Такой подход популярен в организациях с небольшим штатом сотрудников и демократическими принципами управления. Если отпуска предоставляются работникам по их заявлениям в любое время, то заранее утвержденный график с фиксированными отпусками может быть неудобен. Поскольку Трудовой кодекс требует принятия графика отпусков, в назначенное время его необходимо составить и утвердить, пусть даже он будет носить формальный характер. Обычно перед проверкой такой график приводится в соответствие с реальной ситуацией, а в конце года задним числом составляется заново, уже на основании существующих приказов о предоставлении отпусков.

   Выбрать первый подход правильно не только с точки зрения закона, но и удобно: имея реальный график отпусков, бухгалтерии проще планировать денежные суммы на выплаты отпускникам. Недовольными, скорее всего, будут некоторые работники, им придется долгожданный отпуск планировать почти за год.

   Второй подход больше устроит работников, в меньшей степени — кадровые службы. Инспекторы по кадрам могут оказаться в неприятной ситуации, если неожиданная проверка из инспекции по труду выявит несоответствие времени отпусков в графике и в приказах.Чтобы исключить риск, стоит придерживаться реального подхода к составлению графика отпусков.А недовольных работников отослать к статье 123 ТК РФ, в которой говорится, что график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя.

    3. Для составления графика необходимо получить следующую информацию.

Во-первых, нужно собрать пожелания сотрудников о времени предоставления отпусков.В этом отделу кадров могут помочь руководители структурных подразделений (начальники отделов, цехов, директора подразделений).

Они должны:    • собрать со своих подчиненных заявления о предполагаемом времени отпуска;    • уладить разногласия между сотрудниками, желающими пойти в отпуск в одно и то же время, если в данном структурном подразделении нет такой возможности;    • предоставить в отдел кадров или службу персонала сведения о согласованных датах начала отпусков своих подчиненных для составления сводного графика.   Следует проследить, чтобы пожелания работников относительно времени использования отпуска были оформлены письменно — в виде заявлений или анкет. Если впоследствии кто-то из сотрудников будет недоволен временем отпуска, которое будет закреплено в графике, с помощью заявления легко подтвердить, что его намерения учтены.Если никаких пожеланий от работников не поступило, то руководители структурных подразделений распределяют отпуска самостоятельно, разработав методику определения очередности предоставления отпусков.   Во-вторых, необходимо собрать сведения о том, кто из сотрудников может пойти в отпуск в любое удобное для него время.Некоторым работникам федеральные законы предоставляют право уйти в отпуск в удобное для них время. Со всех льготников надо собрать заявления о времени будущего отпуска и составить их список. Если кадровые службы не имеют сведений о всех льготниках, работающих в организации (не все оповещают об этом отдел кадров при поступлении на работу), нужно вывесить объявление с перечислением привилегированных категорий и просьбой принести подтверждающие документы — удостоверения, медицинские справки и т.п.

   При составлении графика иногда допускаются ошибки, связанные с тем, что не учитываются пожелания беременных женщин, совместителей, несовершеннолетних, ветеранов и иных льготных категорий граждан. Мнения указанных сотрудников должны учитываться в первую очередь. Только после этого определяются сроки ухода в отпуск оставшихся работников в соответствии с производственной необходимостью организации, а также с учетом социальной справедливости (в том числе и с учетом того, когда работник был в отпуске в прошлом году).

Категория работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время

   В последнее время, в связи с заявлениями Президента РФ и министра труда РФ о том, что люди должны ежегодно отдыхать, графики отпусков и соблюдение порядка выплаты отпускных проверяются инспекторами Гострудинспекции особенно тщательно.

   Следует не забывать, что большинство сотрудников имеют право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней, но есть и исключения:    • если в трудовом договоре сотрудника написано, что у него ненормированный рабочий день, то работодатель обязан удлинить ему отпуск не менее чем на 3 дня (ст. 119 ТК РФ).

Количество дней, на которое удлиняется отпуск, прописывается либо в трудовом договоре, либо в локальном нормативном акте компании;    • несовершеннолетним сотрудникам предоставляется отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);    • сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст.

117 ТК РФ), а также за особый характер работы (ст.

118 ТК РФ) предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска;    • период, когда организации удобнее предоставить отпуска своим сотрудникам, не нарушая собственный производственный или технологический процесс (например, администрация дома отдыха или санатория старается отправлять своих работников в отпуск зимой или осенью, когда эти учреждения не загружены отдыхающими).

   График отпусков утвержден, но это не означает, что он должен остаться неизменным — к сожалению, в жизни далеко не все складывается так, как планируется. То или иное событие может коренным образом изменить намеченную ранее перспективу. Это утверждение в полной мере касается и сроков предполагаемого отпуска, зафиксированных в графике отпусков.

   В каких случаях можно вести речь о переносе отдыха на другой временной период.   Из текста статьи 124 ТК РФ следует, что заслуживающими внимания являются три обстоятельства, допускающие (при обоюдном соглашении сторон трудового договора) перенесение времени отпуска:   -работнику своевременно не была произведена оплата за время предстоящего отпуска;   -работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала;   -предоставление отпуска сотруднику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном рабочим ритме работы организации. В таком случае время отдыха может быть перенесено на следующий рабочий год.

   С переносом отпусков следует обращаться очень аккуратно. В соответствии с той же статьей 124 ТК РФ запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Кроме того, нельзя переносить на следующий год отпуск несовершеннолетним (до 18 лет) и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

   Бывает, что у работника меняются личные обстоятельства, и он сам просит перенести время отдыха на другой, более поздний период. Идти навстречу сотруднику в этой ситуации или нет, решает администрация. Если с учетом производственной необходимости какие-то изменения в графике отпусков нежелательны, то можно на вполне законных основаниях отказать работнику в этой просьбе.  Пример оформленияГРАФИК ОТПУСКОВ, форма Т-7

Для увеличения изображения кликнуть по картинке

График отпусков на следующий год – вопросы декабря, имеется еще время доработать!

Приказ о предоставлении отпуска работнику, форма Т-6  скачать.

 

Приказ о предоставлении отпуска работникам, форма Т-6а  скачать.

График отпусков форма Т-7 скачать.

Источник: https://www.bizneshaus.ru/otpusk.html

Адвокат Насибулин
Добавить комментарий