Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Содержание
  1. Журнал регистрации (книга учета) трудовых договоров и дополнительных соглашений в 2019 году – форма, образец, скачать
  2. Что это такое
  3. Когда требуется и обязательно ли
  4. документа
  5. Форма бланка
  6. Как правильно заполнять журнал и его образец
  7. Основные ошибки
  8. Срок хранения
  9. В электронном виде
  10. по теме:
  11. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
  12. Мнение законодательства
  13. Опыт кадровиков
  14. Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?
  15. Учет в электронной форме
  16. Ведение журнала
  17. Внесение изменений к договорам
  18. Журнал регистрации трудовых договоров – образец, срок хранения, нужен ли
  19. Нужен ли
  20. Кто занимается ведением
  21. Внесение изменений
  22. Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров
  23. Как утверждать
  24. Журнал регистрации трудовых договоров: документ не обязательный, но очень полезный
  25. Условия, которые нужно включить в трудовой договор
  26. Причина для заключения ТД
  27. Порядок предоставления отпуска
  28. Регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений
  29. Журнал регистрации трудовых договоров — особенности оформления
  30. Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?
  31. Порядок и правила ведения журнала регистрации трудовых договоров
  32. Журнал учета трудовых договоров в электронном виде
  33. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – образец
  34. Журнал регистрации срочных трудовых договоров – образец
  35. Журнал регистрации трудовых договором и дополнительных соглашений: обязательно ли вести, как заполнять, срок хранения, образец
  36. Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
  37. Кто и как заполняет журнал учёта
  38. Образец заполнения в печатном виде
  39. Электронная версия

Журнал регистрации (книга учета) трудовых договоров и дополнительных соглашений в 2019 году – форма, образец, скачать

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

На каждом предприятии документация, которая касается деятельности компании, регистрируется и учитывается в специальной тетради. Журнал должен отражать все данные, которые имеют отношение к созданию, оформлению и времени действия любых договоров и соглашений. Его регулярно проверяет Налоговая служба.

Учет касается трудовых договоров, приказов и дополнительных соглашений. Законом установлен процесс заполнения журнала. Ведение тетради не является прямой обязанностью начальника, но значительно упрощает работу кадровой службы во время поиска документации.

Что это такое

Журналом регистрации трудовых договоров называется специальная тетрадь в бумажной или электронной форме, которая используется для учета бумаг, заключенных сотрудниками организации. ГОСТом Р 51141-98 установлено, что регистрация проводится по специальным правилам. Требуется зафиксировать дату создания, отправления и получения бумаги.

Регистрацией называется письменное подтверждение факта создания, отправки или оформления документа в определенную дату. Реквизиты бумаги вносятся в форму в установленном законом порядке.

Если нарушить процесс регистрации, запись не будет иметь юридическую силу, так как данные будут считаться поддельными. Если у документа нет номера и записи, его на предприятии не существует. В 2019 году организациям доступны электронная и бумажная версии журналов.

Чтобы определиться с видом, требуется учесть цели использования:

  • если он требуется только для проверки информации, то электронная версия удобнее. Она подходит для ведения архива организации и быстрого поиска сведений по ключевым словам;
  • если кроме информационного использования документ требуется для подтверждения получения сотрудниками официальных бумаг, то традиционный журнал будет лучше. В него можно добавить графу для проставления работниками подписей и дат. В бумажный журнал можно добавить строки для подтверждения дополнительных соглашений и документов.

Когда требуется и обязательно ли

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет подтверждать существование договоров и соглашений в случае судебных споров или внутренних проверок. Например, можно проверить порядок учета документации в архиве и вовремя найти несоответствия.

Журнал удобно использовать для оформления справок, для этого достаточно найти по дате необходимые реквизиты документа.

Его часто применяют при составлении статистики и проверки внутренних процессов. Несмотря на множество положительных сторон, организации не обязаны вести журнал.

Разрешено разработать собственную форму документа, обязанности по оформлению лежат на специалисте кадровой службы. Он должен отчитываться перед начальником и получить его подпись.

Журнал заменяется ежегодно у активных компаний. Если документов оформлено немного, разрешено переоформлять документ раз в несколько лет.

Приказом Минкультуры РФ №558 установлено, что старые журналы требуется хранить в архиве предприятия и предоставлять сотрудникам налоговой по их требованию.

Правилами установлено, что менеджер по персоналу или кадровик обязан заниматься ведением и заполнением журнала. На него ложится ответственность за внесение правильных данных и предоставление документа в случае проверки.

Также он несет ответственность за оригиналы трудовых договоров, записи о которых сделаны в журнале. Документ оформляется после получения приказа от руководителя.

В приказе требуется указать:

  • сотрудник, который ответственен за журнал;
  • способ заполнения журнала, выбранный вариант;
  • форму регистрации внутренней документации.

документа

Основой для ведения журнала становится бланк. Он оформляется согласно правилам делопроизводства в России. Предприниматели, которые уже выпускали документы, могут оформить журнал по той же схеме.

Главными требованиями являются:

  • жесткая, долговечная обложка любого цвета;
  • использование офисной бумаги с плотностью от 60 граммов на квадратный метр;
  • на главном листе проставляется название организации полностью. Прописываются даты действия документа;
  • все страницы нумеруются;
  • первая оставляется пустой или используется в качестве образца для заполнения;
  • на второй странице проставляются данные специалиста, который отвечает за ведение журнала. Указываются номер, должность, период, основания для назначения (например, приказ руководителя). Сотрудник заверяет документ подписью;
  • каждый разворот остается для данных. Требуется указать номер по порядку, номер трудового договора или дополнительного соглашения, дату, должность и личные данные сотрудника. В конце прописывается структурное подразделение, время действия документа и характер проделанной работы;
  • в конце журнала указывается дата закрытия документа. Его требуется прошить, опечатать и сдать в архив. Числа указываются полностью, например, номера дополнительных соглашений и контрактов, которые находятся в документе. Последним вписывается число страниц, должность сотрудника, ответственного за журнал.

Форма бланка

При оформлении журнала у сотрудников возникают трудности с нумерацией и порядком заполнений граф.

Рекомендуется скачать бланк заранее, чтобы не ошибиться в заполнении.

При оформлении рекомендуется учесть несколько нюансов:

  • в первой графе, которая называется «Пункт по порядку», вписывается номер и указывается время регистрации. Номер документа вписывать не требуется, этому отведено отдельное место;
  • в 3 графе только один столбик, в него вписываются реквизиты документа. Если необходимо вписать дополнительное соглашение, его номер проставляется в 10 графе.

Работодатель имеет право немного изменить форму журнала, чтобы быстрее находить основные и дополнительные документы. Строгой формы законом не установлено, поэтому многие организации разделяют третью графу на 2 маленькие, куда вписывают отдельно главные и второстепенные бумаги.

Это помогает сотруднику кадровой службы держать информацию в одном месте, чтобы в будущем не искать дополнительные соглашения по всему журналу. Главное, чтобы работодатель не удалял обязательные графы.

Как правильно заполнять журнал и его образец

Журналом можно сделать обычную тетрадь с жесткой обложкой, которую от руки разлиновывают на столбцы.

Образец заполнения можно:

На основном листе проставляется дата, когда тетрадь была заведена.

Формат можно изменять как угодно, главное, чтобы остались следующие данные:

  • порядковый номер;
  • ФИО полностью;
  • должность;
  • время действия документа;
  • приказ или уведомление о выпуске журнала;
  • подпись ответственного сотрудника.

Основные ошибки

Если сотрудник или работодатель допустили ошибки в журнале, то его придется закрыть и заводить новую тетрадку. Самой популярной ошибкой является заполнение в первой графе номеров документов, вместо внесения порядкового номера страницы. Это является проблемой при добавлении дополнительных соглашений. В это время большинство сотрудников обнаруживают ошибку.

В конце журнала ставится запись о том, что его необходимо закрыть на основании ошибочного оформления. Затем работник получает от работодателя приказ об издании нового журнала.

Разрешено переписать данные из старой тетради в новую без ошибок. Законодательством не установлено административных штрафов или наказаний за ошибки в журнале, если их обнаружил сотрудник.

Срок хранения

Чтобы правильно хранить бумажные тетради, их требуется нумеровать и прошивать. Это позволит сохранить все листы в журнале. Новые листы также подшиваются и нумеруются по порядку.

ТВсе дополнительные сведения из журнала считаются конфиденциальной информацией, поэтому работодатель обязан учесть правила хранения. Федеральным законом №125 установлен срок хранения 75 лет.

Законодательством запрещено изменять журнал, не зависимо от его форму (бумажная или электронная). Если кадровик или другой сотрудник неправильно заполняет информацию, документ закрывается.

На последней странице ответственный работник указывает причину закрытия документа. О проблеме докладывается руководителю предприятия. Он издает приказ об открытии нового журнала и передает кадровику тетрадку, если выбран традиционный вариант.

Можно внести дополнительные сведения, например:

  • изменения условий трудоустройства;
  • увольнение;
  • перевод человека в другой отдел или на другую должность.

Чтобы оформить дополнительные указания, можно на каждого сотрудника завести отдельную страницу в журнале, где будут стоять реквизиты соглашений.

В электронном виде

Электронный журнал появился несколько лет назад, но уже считается самым удобным способом ведения документа. Однако у него есть свои недостатки, поэтому многие сотрудники предпочитают вести 2 версии: бумажную как основную и электронную в качестве второстепенной.

Чаще всего онлайн версию ведут в MS Excel, который добавляет несколько удобств:

  • контроль документов;
  • конфиденциальность;
  • срочный поиск и формирование копий документов и справок;
  • быстрое распечатывание прошлой документации.

Правильное заполнение журнала помогает улучшить функционирование предприятия. Он является подтверждением всех документов. Журнал разрешено составить в произвольной форме, а затем хранить в архиве.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov-i-dopolnitelnyh-soglashenij/

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации.

В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки.

Мнение законодательства

Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.

Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.

Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа.

Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

Опыт кадровиков

Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.

Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости. В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником.

Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи.

В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.

Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет. Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку.

 Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству.

Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.

Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.

При несоответствии записей на бумажных и электронных носителях, предпочтение отдается бумажным.

Как оформить журнал регистрации? Страницы должны быть пронумерованы, книга прошита и заверена печатью и подписью руководителя. Хотя форма может быть произвольной, но есть минимально необходимый перечень граф, позволяющий внести нужные данные и оперативно найти документ.

Пример заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Если в организации есть сотрудники, работающие по контракту, то необходимо предусмотреть отдельную колонку для их регистрации, или можно сделать соответствующую запись в примечаниях. Также на некоторых более крупных предприятиях вводят колонки для записи должности и структурного подразделения.

На отдельной странице делается запись о назначении ответственного лица – ФИО, дата и номер приказа, должность. Последняя страница несет информацию о дате закрытия журнала, № приказа, дате сдачи на хранение в архив.

В случае если ответственный за ведение книги сотрудник обнаружил неправильность заполнения или другие ошибки, то данный журнал заканчивается досрочно. Об этом делается соответствующая запись, издается приказ и книга сдается в архив.

Учет в электронной форме

Основным преимуществом ведения журнала в электронной форме является возможность быстрого поиска и ввода информации. Удобно вести учет не в Word, а в MS Excel (учет в табличном виде).

Возможности электронного документооборота:

  • быстрота и доступность поиска документа;
  • оптимизация работы с кадрами;
  • контроль оформления и хранения документов;
  • соблюдение конфиденциальности;
  • уменьшение трудоемкости затрат;
  • сохранение первичных документов (анкеты, автобиографии, заявления и другие) в электронном виде;
  • формирование по требованию копий приказов и различных видов выписок.

Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе.

В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров.

Хотя второй экземпляр трудового договора и выдается сотруднику на руки, но с учетом уволившихся, необходимо предупредить возможную подтасовку и другие виды махинаций со стороны работодателя путем давления на работников отдела кадров. В конце года журнал распечатывается с нумерацией, прошивается, опечатывается и сдается на хранение.

Ведение журнала

Сотрудник, ответственный за ведение журнала, может сам выбрать удобную форму ведения в зависимости от информации, которая будет учтена в данном журнале. При увольнении такого сотрудника в книге делается запись о новом ответственном лице. Также в журнале имеется название организации, начало и конец периода учета.

По книге регистрации определяется количество заключенных трудовых договоров. Имеется возможность проконтролировать исполнение каждого. Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии.

Внесение изменений к договорам

Причины изменения договора могут быть различными:

  • перевод на другую работу;
  • смена собственника;
  • отстранение от работы;
  • изменение условий труда.

При существенных изменениях в договорах составляется дополнительное соглашение, которое вносится в журнал регистрации в соответствующую графу. Для удобства доп соглашению присваивают номер, состоящий из номера договора / порядкового номера соглашения с конкретным сотрудником.

В случае ведения общего журнала для договоров и соглашений нумерация дополнительных соглашений ведется с 1 номера по каждому трудовому договору с отдельным сотрудником.

В таком случае удобно завести для каждого сотрудника отдельную страницу, где будет указан трудовой договор и дополнительные соглашения по порядку заключения (№ 1, 2, 3 и т.д.).

Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение (в письменном виде) другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность. При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров.

Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу – журнал регистрации дополнительных соглашений.

Пример заполнения журнала дополнительных соглашений:

№ п / п Дата Номер ФИО Вид работ № и дата Срок действия Прим
10 10.02.14 48 Емец К.Л. слесарь

Источник: http://ipopen.ru/kadry/kadrovyj-uchet/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov-i-dopolnitelnyh-soglashenij.html

Журнал регистрации трудовых договоров – образец, срок хранения, нужен ли

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Прием сотрудника на работу фиксируется трудовым договором, при необходимости внести в него изменения стороны составляют дополнительное соглашение.

Если учесть, что численность персонала организации может быть весьма немалой, то вопрос упорядочивания ведения документации более чем актуален. Специально для такой цели и создан журнал регистрации трудовых договоров.

Нужен ли

Некоторые кадровые работники сомневаются в надобности ведения журнала для регистрации, поскольку ответственности за его отсутствие не предусматривается. В этом случае следует подробно выяснить, в чем же именно целесообразность данного документа.

Журнал регистрации фиксирует все данные о трудовых документах – записывается точная дата создания, факт получения или отправки, внесения дополнительных изменений, момента расторжения.

Благодаря этому сведения ни об одном документе не утеряются, что вполне вероятно при больших объемах документооборота.

Если сам документ по каким-либо причинам отсутствует, то сведения о нем сохраняются в журнале. В случае судебных тяжб журнал может быть отличным доказательством по делу, как для работника, так и для работодателя.

Удобство использования журнала регистраций в том, что в нем хранится информация о многих документах, хранящихся в архиве, и если возникает необходимость в получении данных уже архивного договора или соглашения, то не понадобится перебирать кучу бумажек.

Журнал может пригодиться при выдаче справки работнику, чтобы он мог подтвердить свое предыдущее трудоустройство будущему работодателю.

Практическая целесообразность ведения журнала в укреплении позиций работодателя при возникновении трудовых споров.

Если факт заключения или расторжения договора не может быть подтвержден официально, то все сомнения будут истолкованы в пользу работника, выступающего истцом.

Вместе с тем законодательство не обязует заводить подобный журнал в отличие от, к примеру, журнала учета трудовых книжек. Поэтому форма ведения, как и сам факт, полностью на усмотрении руководителя организации.

Но если рассмотреть преимущества ведения на практике, то можно выделить такие моменты:

  • обвинение от работника в ненадлежащем оформлении трудоустройства может опровергнуть запись в журнале о подписании договора;
  • при помощи договора можно «вспомнить» дату заключения договора, если по какой-то причине работодатель утерял свой экземпляр, но ему требуется отправить уведомлении о завершении срока срочного договора;
  • отметка в журнале может подтвердить, что уведомление работника произошло в положенный срок;
  • если требуется доказать наличие дополнительного соглашения, то это также можно сделать посредством журнала;
  • при помощи зафиксированных в журнале сведений удобно составлять статистическую отчетность, требуемую иногда в кадровой деятельности;
  • благодаря отсутствию надобности перебирать пачки документации, экономится время сотрудников и оптимизируется рабочий процесс.

Кто занимается ведением

Процедура ведения журнала регистрации относится к компетенции сотрудника кадровой службы, либо таковую может осуществлять менеджер по персоналу. Как правило, журнал ведет лицо, которое осуществляет кадровую работу.

При содействии отображенных в журнале сведений кадровый сотрудник может быстро выдать справку о приеме на работу либо увольнении работника, кроме того благодаря строгой фиксации легко проследить перемещение работника за весь период его деятельности в организации.

Если говорить о существующем практическом применении, то в большинстве случаев при ревизии контролирующими органами деятельности организации, вместе с другой документацией может быть востребован журнал регистрации трудовых договоров.

Это способствует доказательству существования трудовых взаимоотношений с конкретным работником. В спорных обстоятельствах журнал делается веским аргументом того, что все права работника соблюдены в соответствии с требованиями закона.

Трудовой договор по совместительству рассматривается на этой странице.

Требования к журналу регистраций стандартны и соответствуют правилам делопроизводства. Внешний вид журнала выглядит примерно так:

  • плотная твердая обложка, что необходимо по причине длительного хранения документа;
  • наличие на титульном листе полного наименования организации, названия журнала, даты его начала и обязательно — окончания;
  • последовательная нумерация всех страниц, включая пустые;
  • наличие в журнале сведений об ответственном лице, с указанием Ф.И.О., должности, периода времени ответственности и основания для полномочного ведения журнала.

Что касается непосредственно ведения журнала, то здесь четкие стандарты отсутствуют, организация может сама разработать форму регистрации документов и определить какие данные необходимо фиксировать.

В основном используется форма, при которой документ включает такие графы как:

  • порядковый номер внесения регистрационной записи;
  • непосредственная дата принятия конкретного документа;
  • номер заключенного трудового договора. Можно здесь же добавлять сведения о принимаемых дополнительных соглашениях, но разрешается для фиксации вносимых изменений использовать отдельную колонку;
  • фамилия, имя и отчество работника, с которым договор или соглашение оформлены;
  • должность сотрудника, согласно заверяющему приказу;
  • подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала и внесшего запись;
  • комментарии, здесь могут записываться любые сведения, представляющие важность касательно трудовой деятельности работника.

Весьма часто встречается такое явление, когда неопытный кадровый сотрудник в первую графу вносит номера трудовых договоров, а не учетный номер, отображающий последовательность регистрации. В такой ситуации требуется досрочное прекращение журнала, если он уже заполнен частично.

При этом на конечной странице журнала производится надпись от руки «Закрыт досрочно по причине ошибочного ведения (в графу порядковых номеров вписаны номера договоров)». О закрытии журнала надлежит известить руководство и начать ведение нового журнала регистраций.

Заполнение журнала регистраций никак не регламентируется, но существует некоторые особенности его ведения, обеспечивающие большее удобство использования в последующем:

  • располагая на втором листе журнала информацию об ответственных лицах, целесообразно оформить это в виде таблицы. Поскольку ответственный сотрудник может сменяться на протяжении ведения журнала, то  таблица более наглядно поможет установить данные ответственного лица, его штатную должность, период его деятельности, основание для назначения и наличие подписи;
  • графу о дате/окончании действия договора целесообразнее разбить на две соответственно, поскольку в некоторых случаях договор может быть продлен или расторгнут досрочно;
  • желательно вести отдельную графу для договоров и отдельную – для соглашений, поскольку количество соглашений к одному договору не ограничено.

Внесение изменений

При ошибочном ведении журнал требует досрочного закрытия. При этом данное действие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

Что касательно вносимых в журнал изменений, то таковые могут иметь самый различный характер:

  • перевод работника на иную должность;
  • отстранение от выполнения служебных обязанностей;
  • смена работодателя;
  • изменение названия организации;
  • перемена трудовых условий.

Как правило, изменения не вносятся в трудовой договор, а оформляются посредством принятия дополнительных соглашений.

Можно вести в журнале отдельную графу, которая кратко обрисовывает суть дополнительного соглашения, но так как количество оных может быть достаточно велико, то на крупных предприятиях часто заводиться отдельный журнал для фиксации дополнительных соглашений. Правила его ведения аналогичны описанным.

Отметить следует и особенности ведения журнала в электронном виде. В случае несоответствия записей на электронных и бумажных носителях, приоритет получают последние.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

При закрытии журнала по причине окончания его на конечной странице выполняется надпись, что журнал регистраций закрыт, опечатан и передан на архивное хранение.

При этом указывается следующая информация:

  • указание конечной даты, что является непременным условием;
  • численность заполненных страниц в целом;
  • число зафиксированных документов;
  • фамилия и должность ответственного за ведение лица;
  • основание для назначения ответственного лица – приказ, распоряжение или решение с указанием номера и даты.

Допускается вести журнал регистраций по годам, ежегодно начиная новый, однако если регистрируемых документов немного, то допускается фиксация таковых в одном и том же журнале. Перед сдачей в архивный отдел журнал обязательно следует прошить, а затем опломбировать.

Поскольку процесс ведения журнала регистраций строго не регламентирован, то и срока хранения такого документа в законе не определено.

Следует руководствоваться требованиями ФАС и Перечнем типовых управленческих документов. Согласно этим положения хранить журнал регистраций трудовых договоров следует на протяжении семидесяти пяти лет.

Как утверждать

Поскольку журнал регистрации трудовых договоров является частью кадровой деятельности, то все нюансы его ведения должны быть согласованы с руководством. Так начало ведения журнала должно быть определено специальным приказом руководящего лица.

Приказ или распоряжение могут иметь произвольную форму, но желательно чтобы были предусмотрены различные ситуации и порядок ведения документа.

Так начала ведения журнала может быть обусловлено Положением о регистрации трудовых договоров, которое будет содержать следующую информацию:

  1. Наименование организации и ее местонахождение.
  2. Ф.И.О. руководителя или работодателя, его реквизиты и распоряжение его об утверждении положения.
  3. Общие положения, касающиеся ведения журнала в соответствии с трудовым законодательством и расшифровкой применяемых терминов.
  4. Порядок проведения регистраций, здесь может быть отражено в какой форме следует вести журнал и какие графы должны обязательно наличествовать. Также здесь обозначается сокращенное обозначение отдельных понятий.
  5. Ответственность руководства отдела кадров и ответственного сотрудника за регистрацию трудовых договоров.
  6. Подпись лица, издавшего распоряжение с расшифровкой, указанием должности и печатью.

Издается приказ об утверждении журнала регистраций трудовых договоров также как и все иные приказы руководства, и точно также фиксируется.

В случае досрочного закрытия, окончания, открытия нового журнала желательно подтвердить это соответствующими распоряжениями.

Вести или не вести журнал регистраций трудовых договоров зависит только от самого работодателя. Но лучше не пренебрегать столь удобным вариантом ведения отчетности, поскольку именно данный документ лучшим образом подтверждает правомерность действий работодателя по отношению к работнику и оптимизирует деятельность кадровых работников.

Про трудовой договор с испытательным сроком рассказывается тут.

Каков срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников, читайте в этой статье.

Источник: http://vkadry.com/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov.html

Журнал регистрации трудовых договоров: документ не обязательный, но очень полезный

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Многие компании регистрируют трудовые договоры, заключаемые с сотрудниками, в специальном журнале. О нюансах и тонкостях заполнения журнала регистрации трудовых договоров, расскажем в статье.

Условия, которые нужно включить в трудовой договор

Трудовой договор (далее по тексту — ТД) оформляют с учетом общих требований закона (ст. 57 ТК РФ). Вместе с тем следует учитывать и специальные нормы о временных, сезонных работах и др. (гл. 45, 46 ТК РФ и т. д.).

В трудовом договоре отражают необходимые сведения о работодателе и сотруднике. Также прописывают обязательные и дополнительные условия. Рассмотрим, как закрепить те из них, которые отражают специфику ТД.

Трудовая функция. Кадровики привыкли понимать под трудовой функцией работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации. Но если работник принимается на временные работы и т. п., трудовую функцию часто определяют через конкретный вид поручаемой работы (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ).

Cрок действия ТД. Обязательным условием срочного ТД является срок его действия (абз. 4 ч. второй ст. 57 ТК РФ) (3). Если он не прописан, то договор признается бессрочным (ч. третья ст. 58 ТК РФ).

Окончание срока отражают конкретной датой (например, используют фразу «трудовой договор заключен на срок до 30 октября 2015 года» или «последним днем работы является 30 октября 2015 года») или указанием на юридический факт (событие). Во втором случае возможны следующие варианты формулировок:

«до выхода на работу Ивановой Инны Ивановны, находящейся в отпуске по уходу за ребенком» – если договор заключен на время отсутствия основного работника;

«до окончания временных малярных работ» – если договор заключен для выполнения временных (до двух месяцев) работ;

«до окончания сезона» – если договор заключен для выполнения сезонных работ и др.

Совмещать два способа указания срока нельзя. Это может привести к непредвиденным проблемам. Например, женщина вправе выйти из отпуска по уходу за ребенком досрочно. Если в ТД с заменяющим ее работником день увольнения приурочен к конкретной дате окончания отпуска, то два работника одновременно окажутся на одной должности и возникнет трудовой спор.

Если временный работник подменяет сотрудников, поочередно уходящих в отпуска, в каждом случае такой замены нужно заключать новый срочный ТД (абз. 2 ч. первой ст. 59 ТК РФ).

Причина для заключения ТД

В ТД необходимо указать обстоятельства или причины, послужившие основанием для его заключения. Причину прописывают в соответствии с формулировками Трудового кодекса или другого федерального закона (абз. 4 ч. второй ст. 57 ТК РФ) (4).

Если этого не сделать или указать причину, противоречащую закону, контролирующие органы могут счесть, что срочный ТД заключен незаконно. Гострудинспекция в таком случае привлечет работодателя к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Признать срочный ТД бессрочным сможет суд при обращении работника.

Справка

Порядок предоставления отпуска

По общему правилу, работникам, заключившим ТД, оплачиваемые отпуска предоставляют из расчета не менее 28 календарных дней за рабочий год (ст. 115 ТК РФ).

Если сотрудник трудился меньше года, продолжительность отпуска исчисляют пропорционально отработанному времени. За каждый месяц сотруднику положено по 2,33 дня отпуска (28 дн.: 12 мес.).

Нецелое количество дней отпуска округляют в пользу работника, а не по правилам арифметики.

Работникам, принятым на срок до двух месяцев или для выполнения сезонных работ, предоставляют оплачиваемый отпуск или выплачивают компенсацию при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ). Поскольку это отличается от общих правил, порядок предоставления отпуска необходимо закрепить в ТД (абз. 6 ч. второй ст. 57 ТК РФ) (5).

Регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений

У работодателя нет прямой обязанности вести журнал регистрации ТД. Между тем такой журнал на практике ведут практически все кадровые службы организаций. Это облегчает кадровую работу и поиск информации о конкретном договоре. Кроме того, документу присваивается свой номер, который также отражается в журнале регистрации.

Отметим, что многие работодатели ведут также специальный журнал регистрации приемов на работу. Такая форма также очень удобна в практической работе, поскольку позволяет быстро определить дату приема на работу сотрудника и другую информацию. В том случае, если заключается срочный ТД, в таком журнале также отражается дата его окончания.

Кадровику важно знать дату окончания срочного ТД. Объясняется это тем, что работодатель в обязательном порядке должен письменно предупредить работника за три календарных дня о том, что он вскоре будет уволен. Это правило установлено частью 1 статьи 79 ТК РФ.

Исключение сделано только в отношении ситуаций, когда срочный ТД заключается на время выполнения обязанностей отсутствующего работника. В таком случае трудовые отношения прекращаются в день выхода на работу основного сотрудника.

В этой связи, для того, чтобы исполнить требования трудового законодательства, кадровик должен отслеживать даты окончания срочных отношений. И в этом ему поможет специальный журнал, в котором будет указана дата приема на работу и дата окончания договора (для срочных отношений).

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211146-jurnal-registratsii-trudovyh-dogovorov-17-m11

Журнал регистрации трудовых договоров — особенности оформления

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Прием на службу нового подчиненного в соответствии с общими правилами подразумевает под собой составление рабочего соглашения. Если возникает необходимость внести поправки в указанный документ, то имеет место дополнительное соглашение.

Однако при большом количестве сотрудников трудно вести учет, тем более учитывая множество действий, которые могут возникать. Из-за этого, чтобы упорядочить все документы и сведения о работниках в организации должен вестись журнал регистрации. Он помогает избежать многих ошибок, а также позволяет не нарушать установленные законом сроки.

При всем этом представленная книга требует корректного оформления и обязательно соблюдение правил и порядка.

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Наличие журнала регистрации не является существенным условием для функционирования организации, поскольку законом не предусмотрено его оформление. Тем не менее заполнение этого документа имеет большое значение в связи с упрощением кадрового учета.

Соответствующий акт содержит всю информацию относительно заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Благодаря ему можно быстро найти необходимые сведения, которые могут понадобиться бывшим подчиненным или любым структурам.

Систематизация сведений имеет важное значение и позволяет следующее:

  • Вести четкий учет кадров;
  • Предоставлять данные в кратчайшие сроки;
  • Иметь доступную информацию о старых сотрудниках, данные которых находятся в архивном учреждении.

Его ведение может быть обязательно только в ситуации, когда он указан в учетной политике как первичный документ.

Порядок и правила ведения журнала регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации имеет свои особенности относительно процедуры и правил его оформления. Такие нюансы выглядят следующим образом:

  • Он должен быть пронумерован, а обложку следует сделать в твердом переплете;
  • На нем необходима печать компании, а также дата и подпись нанимателя;
  • На титульном листе следует обозначить наименование документа и организации.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений? В первую очередь выделяется страница, где обозначено ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и ведение документа. Далее заполняются все данные о трудовых договорах или дополнительных соглашениях, порядковая очередность которых прописывается в виде дробных чисел.

В указанном акте могут часто допускать ошибки. Как исправить ошибку в журнале регистрации трудовых договоров? Самым простым вариантом является завершение записей и оформление новой книги. Однако при частых ошибках такое действие нецелесообразно. Тогда под неправильной записью следует сделать отметку, что она недействительна, а нижу уже написать достоверную информацию.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

Ведение журнала регистрации трудовых договоров в электронном виде имеет ряд преимуществ:

  • Улучшение работы с персоналом;
  • Конфиденциальность информации;
  • Снижение расходов;
  • Сохранность первичных документов.

В электронном формате может осуществляется заполнение и индивидуальной карточки подчиненного. Это позволяет производить внесение обновлений, если имели место изменения информации.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – образец

Общепризнанного образца акта регистрации рабочих соглашений и приложений к ним не существует. Однако имеются некоторые моменты, которые требуется отразить в обязательном порядке:

  • Нумерация трудового договора;
  • Дата заключения;
  • Данные о работнике и занимаемая им должность;
  • Название структурного подразделения;
  • Дата расторжения;
  • Особенности деятельности работника;
  • Данные о дополнительном соглашении, если такие имело место;
  • Примечания.

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации срочных трудовых договоров – образец

Согласно правилам и порядку заполнения данного документа информация по контракту вносится на таких же условиях, как в любом другом случае.

Подробно вносятся данные о датах заключения и расторжения, занимаемой сотрудником должности, особенности работы и обязанностей, а также дополнительные примечания. В выше представленном образце можно рассмотреть принцы оформления документа.

Если речь идет о контракте, тогда следует включить соответствующую графу, как в обозначенном ниже примере.

Скачать образец журнала регистрации срочных трудовых договоров и дополнительных соглашений

Таким образом, для большей практичности работодателей принято вести записи в акте учета. Имеется возможность осуществлять заполнение данного документа как традиционным, так и современным способами. В любом случае он помогает сэкономить время на поиск данных и обеспечивает длительное хранение информации о заключенных рабочих договоренностях и добавочных соглашениях.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (6 4,50 из 5)
Загрузка…

Источник: https://legionfg.ru/zhurnal-registracii-trudovyx-dogovorov-osobennosti-oformleniya/

Журнал регистрации трудовых договором и дополнительных соглашений: обязательно ли вести, как заполнять, срок хранения, образец

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Организация обязана хранить первичные документы, в том числе трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками. В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор. Выручает журнал регистрации.

Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации — необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

  • судебное разбирательство при увольнении работника;
  • составление для сотрудника справки о занятости на новое место работы;
  • при поиске документов для внутреннего пользования.

Получая копию договора на руки, работник ставит свою подпись, что подтверждает наличие у него документа.

Некоторые работодатели записывают в журнал не только сведения о договоре, но и информацию о должностных обязанностях сотрудника, комментарии касательно результатов его работы.

Организация обязана вести и по запросу предоставлять контролирующим органам журнал регистрации трудовых договоров, если он указан в учётной политике в качестве первичного подтверждающего документа.

Кто и как заполняет журнал учёта

Ведение регистрационного журнала — обязанность специалиста по кадрам. Заполняя книгу, он ставит свою подпись как ответственное лицо.

Журнал регистрации трудовых договоров можно оформить в простой тетради либо приобрести учётную книгу в магазине канцелярских товаров. Также существует возможность электронного ведения с последующей распечаткой.

Состав учётного документа — наименования, количество и содержание столбцов разрабатывает специалист по кадрам и согласовывает с руководителем организации.

Образец заполнения в печатном виде

Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг.

На титульном листе отмечаются даты действия журнала и наименование работодателя

Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист. На нём укажите:

  • наименование организации;
  • дату начала ведения журнала (оставьте пустое поле для даты окончания);
  • ФИО руководителя организации и ответственного лица.

Пронумеруйте страницы и составьте таблицу. Типовые графы:

  • регистрационный номер;
  • дата заключения договора;
  • номер договора;
  • срок действия договора;
  • ФИО работника;
  • должность;
  • характер выполняемой работы;
  • комментарии и примечания;
  • подпись сотрудника;
  • подпись ответственного лица (специалиста по кадрам).

Графы таблицы учёта трудовых договоров формируются на усмотрение работодателя

По желанию можете добавить в таблицу дополнительные графы — контакты работника, результаты деятельности, структурное подразделение компании, где будет работать специалист.

Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации. Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

На последней странице журнала составьте заверительную запись с указанием числа страниц, ФИО и должности руководителя и даты. Поставьте подпись руководителя и печать организации.

Заверительная запись находится на последней странице и заполняется в начале работы

Типовые учётные журналы, продающиеся в магазинах, прошиты и оборудованы контрольной пломбой. Если вы используете такой журнал, в заверительную запись впишите уникальный номер пломбы.

Электронная версия

Разрешается применять электронную версию журнала регистрации трудовых договоров. Загрузите шаблон, заполните титульный лист и при необходимости отредактируйте графы.

Неудобство электронной версии в том, что сотрудник не может своевременно оставить свою подпись, получая копию договора или справку. При судебных разбирательствах журнал на бумажном носителе рассматривается в первую очередь.

Адвокат Насибулин
Добавить комментарий