В служебную командировку на служебном автомобиле

Содержание
  1. Особенности командировки на личном транспорте
  2. Командировка на личном транспорте
  3. Оформление путевого листа
  4. Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля
  5. Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто
  6. Использование в командировке услуг такси
  7. Составление приказа о командировке при использовании служебного, арендованного и личного автомобиля
  8. Когда требуется приказ
  9. Особенные сотрудники
  10. Роль руководителя
  11. Форма приказа
  12. Цели
  13. Как составить приказ на командировку на автомобиле
  14. На личном
  15. На служебном
  16. На арендованном
  17. Особенности оформления командировки на личном транспорте
  18. Общая информация
  19. Оформление
  20. Документы
  21. Расходы
  22. Однодневные командировки
  23. В командировку на служебном авто: о чем стоит помнить
  24. Главные тезисы
  25. Организационные вопросы
  26. Документальное оформление
  27. Сроки отчетности
  28. В командировку на автомобиле: документы для оформления, налоги и взносы с выплат
  29. Налог на прибыль
  30. НДФЛ
  31. Страховые взносы

Особенности командировки на личном транспорте

В служебную командировку на служебном автомобиле

Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.

Командировка на личном транспорте

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление приказа о направлении работника в командировку и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников.

Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

  • амортизация транспортного средства;
  • затраты на ГСМ;
  • текущее техническое обслуживание;
  • возможный внеплановый ремонт.

Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2019 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации. О том, как документально оформляется командировка, читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6638-dokumenty-dlya-oformleniya-odnodnevnoi-komandiroi-komandiroi-v-vyhodnye-dni

Оформление путевого листа

Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года.

Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

  • реквизиты документа: название и номер;
  • срок действия;
  • данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
    1. фамилию, имя, отчество,
    2. паспортные данные;
  • сведения об используемом транспортном средстве:
    1. государственный номер,
    2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)

Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

Обратите внимание

Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой статье

Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

  1. заполненного путевого листа;
  2. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
  3. чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
  4. авансового отчета;
  5. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.

При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель.

Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя. Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е.

компания, отправляющая сотрудника в командировку.

Использование в командировке услуг такси

Расходы на такси в командировке в 2019 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст.

168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем.

При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

  1. реквизиты квитанции: серию, номер;
  2. наименование перевозчика, его ИНН;
  3. сумму проезда;
  4. дату выдачи квитанции;
  5. подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.

Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль.

Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли.

Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.

Источник: https://otdelkadrov.online/6787-kompensatsiya-rashodov-v-komandirovke-na-taksi-na-lichnom-transporte

Составление приказа о командировке при использовании служебного, арендованного и личного автомобиля

В служебную командировку на служебном автомобиле

Многие профессии связаны с командировками. В подобных поездках может использоваться транспорт работодателя или работника. Обязательный документ – письменное распоряжение руководителя по форме, разработанной в компании. Образцом чаще всего служит форма Т-9.

Когда требуется приказ

Командировка – это поездка сотрудника в другую местность по служебной необходимости. Приказ не оформляется, если работа связана с разъездами или сотрудник принят на работу по гражданско-правовому договору. Распоряжение обязательно для работника, постоянное место работы которого расположено на территории предприятия.

Особенные сотрудники

Нельзя отправить в другую местность:

  • беременную женщину (ст. 259 ТК)4
  • сотрудника, оформленного по ученическому договору, если переезд не связан с обучением (ст. 203 ТК);
  • несовершеннолетнего (исключение составляют спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 ТК) и работники творческой сферы (ст. 268 ТК) при условии, что соблюдаются условия, определенные Постановлением № 252, коллективным или трудовым договором).

Только с письменного согласия в служебные переезды отправляются:

  • женщины с детьми моложе 3-х лет;
  • матери, отцы, опекуны и попечители с детьми до 5-и лет без супругов;
  • работники, воспитывающие детей-инвалидов;
  • работники, ухаживающие за больными родственниками (должно быть официальное медицинское заключение).

Роль руководителя

В командировки работников отправляет руководитель (уполномоченное им лицо), соблюдая порядок, определенный Трудовым кодексом и Постановлением № 749. Приказ составляет главный бухгалтер или работник отдела кадров.

Основанием может быть устное распоряжение руководителя или составленное им производственное задание (необязательный документ), приглашение на мероприятие (конференцию, семинар).

Форма приказа

Форма приказа определяется в локальных нормативных актах.

Приказ обязательно должен содержать:

  • наименование предприятия (с кодом ОКПО);
  • название вида документации;
  • номер;
  • число;
  • данные командировочного (ФИО, подразделение, должность, табельный номер);
  • цель и основание переезда;
  • срок (количество дней, дата начала и окончания);
  • место назначения (страна, населенный пункт, наименование принимающей организации);
  • транспортное средство, используемое для проезда;
  • сумма выданного аванса или наименование лица, оплачивающего расходы (работодатель или другая организация);
  • должность и подпись руководителя и командированного работника;
  • дата ознакомления.

Унифицированная форма (не обязательна, можно корректировать)

Цели

Цели проезда могут быть:

  • общие:
    • поиск поставщиков;
    • покупка сырья или оборудования;
    • заключение договоров;
    • поиск рынков сбыта;
    • проведение переговоров;
    • обучение.
  • узкопрофильные:
    • проверка деятельности подразделения;
    • обслуживание оборудования;
    • обучение новых работников.

По возвращении командировочный должен передать в бухгалтерию приказ, проездную документацию, счета с мест ночевки, чеки из заправок.

Как составить приказ на командировку на автомобиле

Кроме общественного транспорта для переездов по служебной необходимости можно использовать автомобиль, принадлежащий компании, арендованный, принадлежащий сотруднику (по согласию руководителя). Приказ оформляется стандартный, но необходим определенный объем сопроводительной документации и согласование сумм авансовых выплат.

Аванс выдает бухгалтерия на основании распоряжения руководителя или расходного ордера. После возвращения командировочный обязан предоставить в бухгалтерию отчет по авансовой выплате, служебную записку, путевой лист и документы, подтверждающие расходы. Если они превышают аванс, работодатель возмещает разницу. Если аванс полностью не использован, остаток возвращается в кассу.

На личном

Если работник использует личный автомобиль, кроме приказа оформляется:

  • отдельное соглашение или приложение к трудовому договору, определяющее размер компенсаций (ст. 188 ТК РФ) или договор аренды;
  • путевой лист (письмо Министерства финансов № 03-03-06/1/39406), содержащий данные о маршруте;
  • документ (например, служебная записка), удостоверяющий срок пребывания в поездке.

В соглашении должно быть указано, какие издержки работодатель обязуется компенсировать:

  • покупку ГСМ;
  • компенсацию при ДТП;
  • компенсацию при поломке.

Порядок учета компенсаций за ГСМ определен в Распоряжении № АМ-23-р Минтранспорта. Сумма рассчитывается, исходя из объема двигателя, расстояния, стоимости ГСМ.

При ДПТ компенсация выплачивается только в том случае, если командированный сотрудник не является виновником аварии и такая выплата предусмотрена соглашением.

При поломке руководителю трудно определить, что послужило причиной выхода из строя транспортного средства. Чтобы получить компенсацию, необходимо детально описать все условия в соглашении.

В любом случае требуется документация, подтверждающая расходы: квитанции, чеки с указанием суммы расходов.

Путевой лист содержит:

  • название вида документа и номер;
  • время действия (период командировки);
  • данные из паспорта сотрудника, его должность;
  • информацию об авто (номер, модель, марку, данные из техпаспорта);
  • дату выезда и дату приезда;
  • расходы на ГСМ.

При заключении договора аренды на автомобиль между сотрудником и работодателем выплачивается:

  • арендная плата;
  • расходы на ГСМ в размере, указанном в документации;
  • компенсация за износ.

Для владельца авто это более выгодный вариант. Арендная плата облагается НДФЛ, компенсации за ГСМ и износ в налогооблагаемую базу не включаются.

О командировке, в том числе на авто, расскажет видео ниже:

На служебном

Законодательно урегулированного порядка для переездов по служебной необходимости на автомобиле на самом деле нет. Работодатели разрабатывают его самостоятельно.

Чаще всего при поездках на служебном авто порядок такой же, как на личном. Дополнительно к приказу оформляется путевой лист. Для расчетов расхода ГСМ используются чеки из заправок и записи в путевом листе. Объем компенсации не ограничивается – суммы из чеков просто плюсуются.

На арендованном

Базируясь на ст.

168 ТК, Минтруд определил, что расходы на компенсацию издержек на аренду автомобиля в переездах по служебной необходимости допускаются, если они экономически обоснованы (согласно № 212-ФЗ — до места невозможно добраться на общественном транспорте). Экономическую обоснованность определяет руководитель в локальных нормативных актах (письма Министерства финансов № 03-03-06/1/23681 и № 03-03-06/2/30016).

Это значит, что невозможность использовать общественный транспорт – не единственный аргумент. Руководитель может  посчитать, что при поездке нескольких сотрудников аренда обойдется дешевле. Документацией, подтверждающей издержки, считается:

  • договор аренды;
  • акты передачи;
  • чеки;
  • счета;
  • квитанции со стоянки, парковки.

Как сотрудники будут добираться до места назначения при поездке в командировку, определяет руководитель. Порядок использования автомобилей указывается в локальных нормативных документах. Независимо от вида автотранспорта обязательно составление отчета о командировке и предоставление документов, подтверждающих расходы.

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/komandirovka/prikaz-pri-ispolzovanii-avtomobilya.html

Особенности оформления командировки на личном транспорте

В служебную командировку на служебном автомобиле

Любая командировка на личном транспорте должна оформляться и оплачиваться так же, как и поездка на служебном авто. Работодатель обязан выплатить сотруднику суточные и аванс, за который ему нужно будет отчитаться.

Общая информация

Использование служебных поездок работодателями регулируется Трудовым кодексом и другими нормативными актами. При этом он обязан гарантировать отправленному в командировку лицу возмещение всех его расходов. Оформление служебной поездки осуществляется согласно установленным правилам.

Сотрудник может ехать на собственном или служебном автомобиле, а также использовать для поездки общественный транспорт. Минимальный срок служебной командировки не установлен. Исходя из этого, сотрудник может пробыть в командировке один день и получить соответствующее возмещение.

Срок командировки во многом зависит от следующих факторов:

  • объем задания;
  • сложность выполнения поручения;
  • дополнительные характеристики задания.

Максимальных сроков у служебной поездки также нет. Нормы, которыми было установлено ограничение на 40 дней командировки без учета нахождения в дороге, были отменены.

Оформление

Работникам важно знать, какие документы в 2019 году выдаются перед поездкой.

Существуют различные нюансы оформления, например, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, то потребуется служебная записка и путевой лист.

По закону некоторые документы, которые ранее использовались при оформлении командировки, больше не используются. Это командировочное удостоверение, служебное задание и т. д.

Тем не менее, на некоторых предприятиях руководители продолжают их применять, издав соответствующие локальные акты.

Отправляя работника в служебную поездку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Для этого есть установленная законом форма Т-9 или Т-9а, если речь идет об отправке нескольких сотрудников. Кроме того, на предприятии может быть установлена другая форма приказа.

Если сотрудник поедет в командировку на служебном или личном автотранспорте, то приказ содержит следующую информацию:

  • название компании;
  • дату и номер;
  • сведения о работнике;
  • информация о месте командировки;
  • длительность поездки;
  • цель;
  • подробности об автотранспорте.

Приказ обязательно подписывает непосредственный руководитель командированного сотрудника. На его основании бухгалтерия осуществляет необходимые расчеты и выдает лицу суточные.

Документы

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, то следует оформить путевой лист. Поэтому важно знать, как оформить этот документ в 2019 году. Несмотря на то, что при проверке расходов организации налоговыми службами путевой лист не требуется, с его помощью гораздо проще доказать использование личного транспорта.

Для составления путевого листа используется специальная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ. Но, как и в случае с другими бумагами, работодатель может использовать и свою форму путевого листа. Документ обязательно содержит:

  • название и номер;
  • срок действия;
  • сведения о собственнике авто;
  • сведения о ТС и водителе.

Еще одним подтверждающим документом является служебная записка. Предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны записок для того, чтобы их было удобнее заполнять. Неважно, на служебном автомобиле едет сотрудник или на личном авто, документ все равно нужно оформить. Всю необходимую информацию вносит сам работник.

Служебная записка содержит основные сведения:

  • название организации;
  • сведения о работнике;
  • место назначения;
  • длительность поездки;
  • информацию об автомобиле.

К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки. При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации. Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью.

Расходы

Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем (ст. 168 ТК РФ). Среди таких расходов находятся:

  • суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
  • проезд (траты на бензин);
  • аренда жилья;
  • прочие расходы.

Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум. Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы.

Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2019 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок.

Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.

Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы. Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию. Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными. Остаток средств после возвращения работник обязан сдать в бухгалтерию на основании соответствующего ордера.

После возвращения работник обязан составить авансовый отчет и приложить к нему следующие документы:

  • гостиничные чеки или другие бумаги, подтверждающие траты на проживание;
  • квитанции об оплате ГСМ;
  • путевой лист, служебную записку и т. д.

Важно знать, что отчитываться по суточным не нужно. Если работник ездил собственной машиной, то работодатель обязан выплатить соответствующую компенсацию.

Ее размер устанавливается им самостоятельно, но при этом нередко учитывается объем двигателя авто. Если объем составляет 2 тыс. куб. см., то выплачивается не менее 1, 200 рублей.

Когда объем двигателя выше этой нормы, то платится не меньше 1, 500 рублей. Так же работодатель может заключить с сотрудником договор аренды.

Наниматель обязан возместить расходы на проезд, то есть на бензин. Если командировка осуществлялась на личном авто, то возмещение происходит так же, как для поездки на авто организации. Для того чтобы произвести списание ГСМ, работодателю потребуются чеки с заправочных станций. Расчет обязательно осуществляется в других документах, например, в путевом листе.

Справка: если в командировке было несколько работников, то путевой лист выписывается только на водителя. Именно он обязан отчитываться по тратам на ГСМ, техобслуживание и т. д.

Работодатель имеет право продлить командировку. Для этого необходимо придерживаться следующей процедуры:

  • работник выражает согласие о продлении служебной поездки;
  • наниматель издает соответствующий приказ;
  • перечислит сотруднику сумму аванса.

Руководитель не имеет права требовать, чтобы подчиненный при продлении командировки тратил собственные средства. Если сотрудники все-таки используют их, то должны получить возмещение после возвращения.

Однодневные командировки

Командировка на личном транспорте продолжительностью в 1 день также подлежит оплате. Спорность ситуации заключается в том, что на законодательном уровне нет четкого алгоритма отплаты таких служебных поездок.

Например, с 2012 года установлено, что размер, так называемых, суточных не должен превышать 700 рублей. Так же работодателям разрешено выплачивать сотрудникам сумму в размере их среднедневного заработка за день.

Как и при обычной служебной поездке, наниматель обязан компенсировать:

  • траты на проезд (бензин и т. д.);
  • дополнительные расходы (телефонную связь и т. д.).

Если подчиненный отправился в командировку с использованием собственного или служебного ТС в выходной или праздничный день, ему должны выплатить двойной среднедневной заработок.

Командировка сотрудника на личном автомобиле в 2019 году должна быть оформлена по всем правилам. Владельцу авто необходимо лишь предоставить документы, подтверждающие все понесенные расходы. А работодатель в свою очередь обязан все возместить.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/komandirovka/na-lichnom-transporte.html

В командировку на служебном авто: о чем стоит помнить

В служебную командировку на служебном автомобиле

Существует огромное количество вариантов, как работнику добраться до места командировки. Один из них — воспользоваться служебным автомобилем.
Как отразить это событие в учете, чтобы и комар носа не подточил, вы узнаете из данного материала.

Главные тезисы

  • В законодательстве ограничений по направлению работника в командировку на служебном авто нет.
  • Вы имеете право возместить работнику расходы на приобретение ГСМ.
  • Расходы работника в командировке не являются объектом обложения НДФЛ и ВС только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.
  • Для корректного отражения хозяйственных операций в учете, контроля водителей и для списания ГСМ целесообразно использовать путевые листы.
  • Вы имеете право включить в НК суммы НДС, уплаченные при приобретении горючего, на основании кассовых чеков или НН, если сумма в чеках за день превышает 200,00 грн без НДС.

Организационные вопросы

Действующее законодательство никаких ограничений по использованию служебного автомобиля в командировке не содержит.

Компенсация расходов работника, в том числе на проезд, предусмотрена ст. 121 КЗоТ.

 Инструкция № 59 также не выдвигает никаких ограничений по использованию служебного автомобиля в командировке. Более того, она прямо разрешает отправляться на нем даже за границу!

НА ЗАМЕТКУ. Нормы Инструкции № 59 обязательны только для учреждений, организаций и предприятий, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Для всех других она носит рекомендательный характер. Но если даже бюджетникам разрешают колесить на авто в командировке, то и «простые смертные» также могут себе это позволить.

Как видите, командировка на служебном авто подчиняется тем же нормам, что и обычная служебная поездка. Единственное отличие — появятся «автомобильные» расходы, которые надлежащим образом следует подтвердить.

Расходы, которые предприятие может компенсировать работнику, на данный момент регулируются нормами п.п. 170.9.1 НКУ.

Среди них, в частности, расходы на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).

К расходам, обусловленным использованием служебного автомобиля, могут быть отнесены расходы на ГСМ и на техобслуживание автомобиля, стоимость парковки и автостоянки и т. п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Такие расходы не являются объектом обложения НДФЛ и ВС только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.

Кроме того, никакие командировочные расходы не включаются в налогооблагаемый доход плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/направляющей стороны (абз. 10 п.п. 170.9.1 НКУ).

Как все документально оформить, чтобы вашему работнику не грозил доход в виде дополнительного блага, читайте в следующем разделе.

Документальное оформление

Любая поездка начинается с приказа о командировке. Чтобы работника не заподозрили в использовании автомобиля в личных целях, в приказе можно указать маршрут движения командированного работника. Конечно, такая бюрократия не обязательна, но позволит спать спокойно, пока работник разъезжает на автомобиле предприятия.

Для списания фактически использованных ГСМ целесообразно использовать путевые листы. На данный момент их наличие у водителя не обязательно, но для корректного отражения хозяйственных операций в учете, контроля работы водителей и расходов на ГСМ без этого первичного документа трудно обойтись.

Законодательно установленная форма путевого листа также отсутствует, но это не мешает разработать на предприятии собственную. Для легкового автомобиля за основу можно взять «старую» форму, утвержденную приказом Госстата от 17.02.1998 г. № 74. Вы можете по потребности добавить или удалить строки.

Главное, чтобы ваш документ содержал все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете.

ЦИТАТА: «2.

Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты: название документа (формы); дату составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции». (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете)

При списании ГСМ и компенсации их стоимости работнику советуем пользоваться Нормами № 43. Существует угроза, что сверхнормативные расходы на ГСМ налоговики расценят как дополнительное благо командированного работника.

 Заметим: суды склонны считать, что при списании ГСМ совсем не обязательно пользоваться Нормами № 43 (определение ВАСУ от 16.02.2016 г.

№ К/800/49593/15), однако предприятие обязано разработать собственные внутренние документы, которые будут регулировать расходы ГСМ с учетом технических особенностей автомобиля, эксплуатационных норм и пр.

Работник может предоставить следующие подтверждающие документы (оригиналы!) для компенсации «автомобильных» расходов:

  • чеки с АЗС1;
  • квитанции об оплате стоянки, парковки и т. п.

И закончится эта эпопея составлением Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет 2 (далее — Отчет).

1Автомобильная заправочная станция

2Его форма утверждена приказом МФУ от 28.09.2015 г. № 841.

Сроки отчетности

Когда работник отправляется в командировку на авто, то бухгалтер может столкнуться с проблемой определения сроков отчетности за средства, выданные работнику под отчет.

Дело в том, что п. 2.11 Положения 637 установлены отдельные сроки, на которые выдаются наличные «на все прочие производственные (хозяйственные) нужды», — 2 рабочих дня. При этом отдельных сроков, на которые выдают аванс на командировку, данное Положение не устанавливает. В то же время абз. 3 п. 2.

11 Положения № 637 содержит норму, согласно которой, если подотчетному лицу одновременно выданы наличные как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выдана наличность под отчет на эти задачи, может быть продлен до завершения срока командировки.

Все бы ничего, но эта норма не дает четкого ответа на вопрос, в какие сроки в такой ситуации следует подать Отчет, ведь «профильные» нормы пп. 170.9.2 и 170.9.

3 НКУ привязывают предельные сроки отчетности и ко дню завершения командировки (если средства выданы на командировку), и ко дню «выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет».

Поскольку существует такая неоднозначность, сложились три подхода к решению этой проблемы:

  1. за средства, израсходованные в командировке на обслуживание авто, нужно отчитаться не позднее следующего рабочего дня после возвращения из командировки;
  2. считать абз. 3 п. 2.11 Положения № 637 разрешением отчитываться за «хозяйственные» подотчетные средства, израсходованные в командировке, в сроки, установленные для подачи Отчета по наличности, предназначенной непосредственно для расходов на командировку. Похоже, на такую схему намекают и налоговики (письмо МГУ ГФС-ЦООКП от 18.11.2015 г. № 25603/10/28-10-06-11);
  3. воспользоваться тем, что для обычных работодателей («не бюджетных») четкий состав командировочных расходов на нормативном уровне не установлен. В свою очередь, п. 170.9 НКУ среди командировочных расходов называет расходы «на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте)». Считаем, что расходы на обслуживание автомобиля в командировке (ГСМ, парковка, техобслуживание) в понимании НКУ можно считать командировочными расходами. Следовательно, при решении вопроса о сроках подачи Отчета нужно ориентироваться исключительно на «командировочные» сроки. С учетом этого, в табл. 1 вам нужно ориентироваться только на первую строку.

Таблица 1. Подотчетные средства: сроки

Цель выдачи средств Срок
на который выдаетсяналичность подачи Отчета (в зависимости от формы выдачи средств)
наличность безналичная форма
расчет наличностью, снятой с БПКприм. 1 расчет БПК
1. Командировка Излишне израсходованные средства следует вернуть не позднее подачи Отчета До окончания 5-го б. дн., следующего за днем, в котором работник завершает командировку(п.п. 170.9.2 НКУ) До окончания 3-го б. дн. после завершения командировки(п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ) Н позднее 10-го б. дн. после окончания командировки. Может быт продлен до 20 б. дн. при наличии уважительных причинприм. 2(п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ)
2. Хозяйственные нужды (выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет):
  • на закупку сельхозпродукции и заготовку вторсырья (кроме еталлолома)
10 р. дн. прим. 3 До окончания 5-го б. дн., следующего за днем, в котором работник завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет(п.п. 170.9.2 НКУ) прим. 4
2 р. дн. прим. 3
Примечание 1 Мы считаем, что этот срок касается только случая, когда командированный работник использовал корпоративную БПК, но фискалы распространяют этот срок и на случай расчетов с помощью личной банковской карточки работника (письмо ГПСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214).Примечание 2 До выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами.Примечание 3 Со дня выдачи наличности, включая день получения средств под отчет.

Источник: https://ibuhgalter.net/ru/articles/14

В командировку на автомобиле: документы для оформления, налоги и взносы с выплат

В служебную командировку на служебном автомобиле

В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.

cотрудника работодателя
аренда компенсация за использование
Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ)
Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410)
Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421) •*
Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ)
Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение)
Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения)
Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения)
Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14)

Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником. 

Налог на прибыль

Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

  • арендную плату за автомобиль работника;
  • расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле;
  • компенсацию за само использование (износ) автомобиля работника, использованного в ходе командировки.

Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.

2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).

НДФЛ

Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600).

Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228).

Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).

Страховые взносы

Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):

  • арендная плата за автомобиль работника;
  • компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно;
  • компенсация за само использование (износ) автомобиля работника.

При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.

2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.

2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.

Арендная плата за автомобиль работника по договору аренды без экипажа Полностью учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией  Облагается (при выплате у налогового агента) Не облагается
Компенсация документально подтвержденных расходов на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном автомобиле Не облагается
Компенсация за само использование (износ) автомобиля работника в ходе командировки, а также компенсация документально подтвержденных расходов на проезд* (ГСМ и т.п.) в командировку на автомобиле работника по дополнительному или отдельному соглашению к трудовому договору и выплате соответствующей компенсации за использование такого имущества Учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 Не облагается**

Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

**Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542).

Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Илья Антоненко,
аттестованный аудитор 

Источник: https://kontur.ru/articles/4384

Адвокат Насибулин
Добавить комментарий